Cadeaubonnen

Iemand koopt bij je een cadeaubon van € 75 voor een vriend. Die vriend boekt later een afspraak op je boekingspagina, typt de code in en betaalt daarmee (een deel van) de afspraak. Wat de boeking niet opmaakt, blijft op de bon staan voor de volgende keer.

Een cadeaubon is geen korting: de klant krijgt niets cadeau van jou, hij betaalt met geld dat iemand anders al heeft betaald. Daarom staat een cadeaubon niet tussen je artikelen, maar in een eigen lijst — en komt hij op de factuur van de afspraak niet als regel, maar als betaling onder het totaal. Zoek je korting op de prijs, kijk dan bij Kortingen en kortingscodes.

In het kort

1. Ga naar Verkoop → Cadeaubonnen en klik op Cadeaubon uitgeven.
2. Laat de code leeg — Schedulinq maakt er een — en vul het bedrag in.
3. Zet Betaald op Ja als het geld al binnen is, en kies tot wanneer de bon geldig is.
4. Klik op Uitgeven en geef de code aan de koper.
5. De ontvanger typt de code op je boekingspagina in en betaalt er zijn afspraak mee.

Het overzicht

Per bon zie je de code, voor wie hij is, de waarde, het saldo dat er nog op staat, tot wanneer hij geldig is, de status en wanneer hij is uitgegeven. Je zoekt op code of naam. Het filter rechts staat op Niet ingetrokken; met Niet betaald zie je de bonnen waarvan je het geld nog moet krijgen.

Een cadeaubon uitgeven

1. Klik op Cadeaubon uitgeven

   De knop staat rechtsboven in het overzicht.

2. Vul de bon in

   Laat de code leeg, vul het bedrag in, kies of hij al betaald is en tot wanneer hij geldig is. Voor en Notitie zijn voor jezelf.

   

3. Klik op Uitgeven

   Je komt op de pagina van de nieuwe bon. Met het kopieerknopje naast de code zet je hem op je klembord, om in een mail of op een kaartje te zetten.

Code

Leeg: Schedulinq maakt er een3 tot 32 tekensUniek

Laat je het veld leeg, dan maakt Schedulinq een code van twaalf tekens, zoals K7QM-3XRP-9TWD. Je mag ook zelf een code typen: letters en cijfers; spaties en streepjes vallen weg.

Waarom

Een gemaakte code is niet te raden, en dat is bij een tegoed belangrijk: wie de code heeft, kan het geld uitgeven. Een eigen code als ZOMER50 is makkelijker over te typen, maar ook makkelijker te raden. Een code kan maar één keer bestaan, ook naast je kortingscodes. Zodra er met een bon is betaald, kan de code niet meer veranderen: de klant heeft hem misschien op papier.

Bedrag (incl. btw)

Verplicht

Het tegoed waarmee de klant betaalt, inclusief btw.

Waarom

De klant betaalt met de bon de prijs die hij op je boekingspagina ziet, en die is inclusief btw. Je kunt het bedrag later aanpassen, maar nooit lager dan wat er al mee betaald is.

Betaald

Nee of JaStandaard: Ja

Ja: de bon is meteen te gebruiken, bijvoorbeeld omdat hij aan de balie is betaald. Nee: de bon is pas te gebruiken als je hem als betaald markeert, of als de factuur ervoor betaald is.

Waarom

Verkoop je een bon op rekening, dan wil je niet dat de ontvanger hem al uitgeeft voordat de koper heeft betaald. Een bon die niet betaald is, behandelt de boekingspagina als een code die niet bestaat — zo komt de ontvanger niets te weten over de betaling van de koper. Zie Nog niet betaald.

Geldig tot

Nee of JaStandaard: twee jaar na vandaag

Ja met een datum: tot en met die dag is de bon te gebruiken bij het boeken. Nee: de bon verloopt niet.

Waarom

Het gaat om de dag waarop de klant boekt; de afspraak zelf mag later zijn. Een nieuwe bon staat standaard op twee jaar vooruit, omdat een cadeaubon in Nederland minstens twee jaar na uitgifte geldig moet zijn. Kies je bij een Nederlands bedrijf een eerdere datum, dan waarschuwt het formulier — opslaan kan wel.

Voor en Notitie

OptioneelAlleen voor jezelf

Wie de bon krijgt, en wat je zelf wilt onthouden — van wie hij kwam, hoe hij betaald is.

Waarom

De klant ziet deze velden nergens. Ze helpen jou als iemand belt over de bon die ik van mijn zus kreeg: zoek op de naam en je hebt hem.

Nog niet betaald

Een bon die nog niet betaald is, heeft de status Niet betaald, en bovenaan zijn pagina staat dat hij pas te gebruiken is als hij betaald is. Onder Acties vind je wat je ermee kunt:

• Markeren als betaald — het geld is binnen; de bon is vanaf nu te gebruiken.
• Factuur aanmaken — maak een factuur voor de koper; zie hieronder.
• Markeren als niet betaald — staat er bij een betaalde bon, om een vergissing bij het uitgeven terug te draaien. Dat kan alleen zolang er nog niets mee betaald is en de factuur ervoor niet betaald is.

Een factuur voor de koper

Wil de koper een factuur, of verkoop je de bon op rekening, kies dan Acties → Factuur aanmaken. Kies de klant die de bon koopt en klik op Factuur aanmaken.

Schedulinq maakt een conceptfactuur met één regel: Cadeaubon en de code, voor het bedrag van de bon. In de btw-kolom staat geen btw, en onder de totalen staat waarom.

Geef de factuur uit en verstuur hem zoals elke andere; zie Versturen en betaald worden. Zodra je de factuur als betaald markeert, is de bon ook betaald en dus te gebruiken. Op de pagina van de bon staat de factuur dan onder Gebruik, met zijn nummer en status; klik erop om hem te openen.

Een bon heeft hoogstens één factuur. Verwijder je het concept, dan kun je een nieuwe maken.

Hoe de klant ermee betaalt

Op de laatste stap van je boekingspagina staat het vak Kortingscode of cadeaubon?. De klant typt de code in en ziet meteen wat de bon betaalt en wat er nog te betalen is. Zijn er meer bonnen, dan kan hij er meerdere intypen, tot vijf codes per boeking. Een bon betaalt nooit meer dan de boeking kost: wat overblijft, staat er de volgende keer nog op.

Werkt een code niet — de bon is niet betaald, verlopen, ingetrokken of bestaat niet — dan zegt de boekingspagina alleen dat hij de code niet kent. Is het saldo op, dan zegt hij dat.

Een bon kan samen met een korting worden gebruikt: eerst gaat de korting van de prijs af, en de bon betaalt van wat overblijft.

Gebruik: wat er met de bon is betaald

Op de pagina van een bon staat rechts Gebruik: de status, de waarde, wat er gebruikt is en het saldo, en daaronder elke afspraak die met de bon is betaald, met de datum, de klant en het bedrag. Klik op een afspraak om hem te openen.

Wordt een afspraak geannuleerd, dan gaat het bedrag vanzelf terug op de bon. De afspraak blijft in de lijst staan, doorgestreept, met Telt niet meer: de afspraak gaat niet door. Wordt een afspraak goedkoper — jij haalt een extra weg, of de klant verzet naar een tijd zonder toeslag — dan gaat wat de bon te veel betaalde ook terug. Een afspraak die duurder wordt, betaalt de bon niet uit zichzelf bij: het verschil staat bij Nog te betalen.

Op de afspraak

Een afspraak die (deels) met een bon is betaald, laat dat zien onder de prijs: eerst het totaal inclusief btw, dan per bon Betaald met cadeaubon en de code, en tot slot wat er nog te betalen is.

Het bedrag bovenaan blijft de prijs exclusief btw, zoals bij elke afspraak: een cadeaubon is een manier van betalen, geen korting op wat de afspraak oplevert. De klant ziet hetzelfde in zijn bevestiging en herinneringen: wat de bon betaalt en wat er nog te betalen is.

Op de factuur van de afspraak

Zet je de afspraak op een factuur, dan staat de afspraak er voor de volle prijs op, met de btw daarover. Onder het totaal staat Betaald met cadeaubon met de code en het bedrag, en daaronder vetgedrukt Te betalen.

Het bedrag Te betalen staat ook op de pdf en in de mail waarmee je de factuur verstuurt, en in het factuuroverzicht onder het totaal. Een paar dingen gaan vanzelf:

• Een concept rekent de betalingen zelf uit, op basis van de afspraken op de factuur. Haal je een afspraak van het concept, dan verdwijnt de betaling van die bon ook.
• Bij het uitgeven ligt de betaling vast. Betaalt de bon de hele factuur, dan is de factuur meteen Betaald en krijgt de klant geen herinneringen.
• Een cent verschil door afronding neemt de bon voor zijn rekening, als er nog saldo op staat. De btw op een factuur wordt per regel afgerond, waardoor een factuur soms een cent hoger uitkomt dan de prijs die de klant bij het boeken zag.
• Zet je de factuur terug naar concept of verwijder je hem, dan telt de betaling weer gewoon mee voor de afspraak.

Intrekken en herstellen

Met Acties → Intrekken maak je een bon onbruikbaar, bijvoorbeeld omdat hij is gestolen of omdat de koper zijn geld terug heeft. Wat er al mee betaald is, blijft staan. Een ingetrokken bon wordt nooit verwijderd: de klant heeft hem misschien nog op papier, en de code blijft gereserveerd.

Zet het filter op Ingetrokken om hem terug te vinden, open hem en kies Acties → Herstellen om hem weer bruikbaar te maken.

Veelgestelde vragen

De klant zegt dat zijn code niet werkt. Open de bon. Staat hij op Niet betaald, Verlopen of Ingetrokken, dan neemt de boekingspagina hem niet aan — en zegt dan alleen dat hij de code niet kent. Markeer hem als betaald, pas Geldig tot aan of herstel hem.

Ik heb een creditfactuur gemaakt voor een afspraak die met een bon was betaald. Staat het geld weer op de bon? Nee. De betaling blijft bij de gecrediteerde factuur horen. Geef de klant een nieuwe bon voor het bedrag.

De koper krijgt zijn geld terug. Wat doe ik met de bon? Crediteer de factuur waarmee je hem verkocht, en trek de bon zelf in: een creditfactuur maakt de bon niet vanzelf weer onbetaald, en er kan al een deel van zijn uitgegeven.

Kan ik met de hand een bon op een afspraak gebruiken? Nee. Alleen de klant gebruikt een bon, bij het boeken op je boekingspagina. Betaalt iemand aan de balie met een papieren bon, verlaag dan het bedrag op de factuur of geef het verschil op een andere manier aan.

Krijgt een afspraak die geannuleerd wordt het geld terug op de bon? Ja, vanzelf. Zolang er geen uitgegeven factuur voor de afspraak is, gaat het bedrag terug zodra de afspraak niet meer doorgaat.