Klanten importeren

Heb je je klanten al in Excel, in een ander boekingssysteem of in je boekhouding staan? Dan hoef je ze niet over te typen. De importwizard leest een Excel- of CSV-bestand, laat je zelf bepalen welke kolom bij welk veld hoort, controleert alles vóórdat er iets wordt aangemaakt, en importeert daarna in één keer.

Het bestand voorbereiden

Je bestand heeft één regel met kolomkoppen nodig, en daaronder één regel per klant. De koppen mogen heten wat je wilt — je koppelt ze in stap 2 zelf aan de juiste velden — maar herkenbare namen schelen werk, want die worden automatisch voorgesteld.

Dit is een bestand dat het zonder aanpassingen doet:

De tweede regel laat zien hoe een zakelijke klant eruitziet: geen voor- en achternaam, wél een bedrijfsnaam.

De regels waar het op vastloopt:

• Toegestaan: .xlsx, .xls en .csv, tot 5 MB.
• Van een Excel-bestand wordt alleen het eerste tabblad gelezen. Staan je klanten op het tweede tabblad, dan lijkt het bestand leeg.
• Er moet minstens één regel met gegevens onder de koppenregel staan.
• Verplicht per klant: een achternaam (particulier) of een bedrijfsnaam (zakelijk). Meer niet.

Stap voor stap

1. Upload je bestand

   Ga naar Klanten en kies Importeren. Sleep je bestand op het vlak of klik op Bestanden kiezen.

   

2. Koppel je kolommen

   Boven elke kolom staat een keuzelijst met het veld waar die kolom in terechtkomt. Schedulinq vult die zo goed mogelijk vast in op basis van je kolomkoppen — die voorstellen herken je aan het teken ernaast.

   

   Loop ze na. Een verkeerd voorstel is de enige fout die zonder waarschuwing doorloopt: het bestand importeert netjes, alleen staan je telefoonnummers dan bijvoorbeeld in het veld voor het huisnummer. Kolommen die je niet nodig hebt, zet je op Kolom overslaan.

   

3. Controleer wat er misgaat

   Schedulinq loopt nu elke regel na en splitst ze in twee stapels: regels die klaarstaan, en regels met een probleem.

   

   Klap Rijen met problemen open om te zien wat er precies aan de hand is. Je ziet het regelnummer, de klant, het veld, de waarde die er stond en wat eraan mankeert. Het regelnummer komt overeen met de regel in je spreadsheet, dus je kunt er direct naartoe.

   

   Je hebt nu twee keuzes. Terug en je bestand repareren, of Alleen geldige rijen importeren — dan worden de foute regels overgeslagen. Overgeslagen regels gaan niet verloren, ze worden alleen niet aangemaakt; je kunt ze later in een tweede bestand aanleveren.

4. Importeren

   De import loopt in blokken van 50 regels. Bij een groot bestand zie je de voortgang oplopen. Sluit het tabblad niet terwijl dit loopt.

   

   Daarna zie je hoeveel klanten er zijn aangemaakt. Klik op Terug naar klanten om ze meteen te controleren.

De velden die aandacht vragen

De meeste kolommen spreken voor zich. Deze vier bepalen of je import doet wat je verwacht.

Achternaam of bedrijfsnaam

Verplicht

Per klant is er één naamveld dat écht moet: een achternaam voor een particulier, een bedrijfsnaam voor een zakelijke klant. Een voornaam is optioneel.

Waarom

Dit is het enige waarop een regel wordt afgekeurd. Ontbreekt hij, dan verschijnt die regel bij de problemen en wordt hij overgeslagen — de rest van je bestand gaat gewoon door.

Klanttype

OptioneelBepaalt welke velden gelden

Vul particulier of zakelijk in. Ook person, individual, business en company worden herkend, en hoofdletters maken niet uit.

Waarom

Dit veld bepaalt wélke naam verplicht is. Laat je de kolom weg of leeg, dan kiest Schedulinq zelf: staat er een bedrijfsnaam, dan wordt het een zakelijke klant, anders een particuliere. Dat gaat vaak goed, maar bij een eenmanszaak zonder bedrijfsnaam in het bestand krijg je een particuliere klant terwijl je een zakelijke bedoelde. Vul de kolom in als het onderscheid je iets uitmaakt voor je facturen.

Adres

OptioneelTwee manieren

Je levert het adres op één van twee manieren aan: één kolom met het volledige adres, of losse kolommen voor straat, huisnummer, postcode en plaats. Straat en huisnummer mogen apart staan — die worden samengevoegd tot één regel.

Waarom

De twee manieren sluiten elkaar uit. Koppel je een kolom aan Volledig adres, dan laat Schedulinq de losse adreskolommen automatisch los, en andersom. Dat is geen fout: het voorkomt dat hetzelfde adres twee keer wordt weggeschreven. Een adres is nergens verplicht — klanten die altijd naar jou toe komen hebben er geen nodig.

E-mail

OptioneelWel geldig als je hem vult

Een leeg e-mailveld is prima. Een gevuld veld moet een echt adres zijn — naam@domein.nl.

Waarom

Een typefout zoals een ontbrekende @ is precies wat de controlestap eruit haalt, en dat is maar goed ook: een klant met een kapot e-mailadres krijgt nooit een bevestiging en je merkt het pas als hij belt.

Heb je eigen velden voor klanten aangemaakt, dan staan die ook in de keuzelijst en kun je er net zo goed een kolom aan koppelen.

Als er iets misgaat

Er staan dubbele klanten in mijn bestand. Die worden allemaal aangemaakt. Schedulinq controleert niet op dubbelen — niet binnen je bestand en niet tegen klanten die je al hebt. Ontdubbelen doe je vooraf in je spreadsheet.

De import stopt halverwege. Wat al geïmporteerd is, blijft staan. Elke klant wordt afzonderlijk aangemaakt, dus een fout verderop draait de eerdere regels niet terug. Verwijder in dat geval de al geïmporteerde regels uit je bestand voordat je het opnieuw probeert — anders krijg je die klanten dubbel.

Ik heb per ongeluk verkeerd gekoppeld en al geïmporteerd. Er is geen ongedaan maken. Je zult de aangemaakte klanten met de hand moeten verwijderen. Dit is de reden om eerst met een klein bestand te oefenen.

Veelgestelde vragen

Werkt een export uit mijn boekhoudpakket? Meestal wel, als je hem als CSV of Excel opslaat. Je hoeft de kolommen niet te hernoemen — dat doe je in stap 2.

Mijn bestand lijkt leeg. Bij Excel wordt alleen het eerste tabblad gelezen. Staat je lijst op een ander tabblad, verplaats hem dan naar voren of sla dat tabblad apart op als CSV.

Worden bestaande klanten bijgewerkt? Nee. Een import maakt altijd nieuwe klanten aan en raakt bestaande nooit aan.

Kan ik later nog een bestand importeren? Ja, zo vaak je wilt — houd alleen in de gaten dat klanten die er al in staan opnieuw worden aangemaakt.