Artikelen

Een afspraak komt vanzelf op de factuur. Alles wat je daarnaast in rekening brengt — een filter, een thermostaat, de rit naar de klant — typte je tot nu toe elke keer opnieuw in. Artikelen zijn die losse regels, één keer vastgelegd: een naam, een prijs en een btw-tarief. Op de factuur typ je de eerste letters en de regel staat er.

Er zijn twee soorten. Een gewoon artikel heeft een prijs per stuk. Voorrijkosten hebben dat niet: het bedrag hangt af van de afstand naar de klant, en die rekent Schedulinq voor je uit.

In het kort

1. Ga naar Verkoop → Artikelen en klik op Nieuw artikel.
2. Geef het een code en een naam — de naam is wat de klant op de factuur leest.
3. Kies de soort: een artikel met een stukprijs, of voorrijkosten die per kilometer rekenen.
4. Vul de prijs in en klik op Aanmaken.
5. Op een factuur typ je de naam in een lege regel en kies je het artikel uit de lijst.

Het overzicht

Je zoekt op code of naam. Het filter rechts staat op Actief; zet het op Verwijderd om artikelen terug te vinden die je hebt weggehaald, of op Alle. Klik op een rij om het artikel te openen.

Een artikel aanmaken

1. Klik op Nieuw artikel

   De knop staat rechtsboven in het overzicht. Je komt op een leeg formulier: links wat het artikel is, rechts wat het kost.

   

2. Geef het een code en een naam

   De artikelcode is je eigen verwijzing, de naam is wat op de factuurregel komt. Werk je in meerdere talen, dan vul je per taal een naam in.

   

3. Kies de soort

   Onder Soort artikel kies je Artikel of Voorrijkosten. Bij voorrijkosten verschijnen er extra velden; die worden verderop uitgelegd, bij Voorrijkosten.

   

4. Vul de prijs in

   Klik op Prijs toevoegen. Kies het btw-tarief en of je het bedrag inclusief of exclusief btw intypt; het andere bedrag rekent Schedulinq zelf uit.

   

5. Houd eventueel de voorraad bij

   Zet Voorraad bijhouden op Ja en vul het aantal in. Dit is alleen ter informatie — bij Voorraad staat wat het wel en niet doet.

   

6. Klik op Aanmaken

   Het artikel staat meteen in het overzicht en in de zoeklijst van de factuureditor.

Blok Algemeen

Artikelcode

VerplichtUniek

Je eigen verwijzing: kleine letters, cijfers en underscores, maximaal 64 tekens. Een spatie wordt vanzelf een underscore.

Waarom

Op de code kun je zoeken, in het overzicht én in de factuureditor. Gebruik je de nummers uit je eigen magazijn of van je leverancier, dan typ je op de factuur hetzelfde als wat op de pakbon staat. Anders dan bij een afspraaktype mag je de code later nog aanpassen: er hangt niets anders aan vast.

Naam en beschrijving

Naam verplicht in je eerste taalPer taal

De naam komt op de factuurregel te staan. De beschrijving is voor jezelf en komt nergens naar buiten.

Waarom

De klant leest alleen de naam, dus schrijf die zoals je hem op de factuur wilt zien: Filterset airco, niet FLT-AC-01. Heb je meerdere talen ingesteld, dan krijgt een klant de naam in zijn eigen taal — en anders die in je standaardtaal. De beschrijving is de plek voor wat je zelf wilt onthouden: welke leverancier, welk type waarop past.

Blok Soort

Soort artikel

Artikel of Voorrijkosten

Een artikel rekent per stuk. Voorrijkosten rekenen op basis van de afstand tot de klant.

Waarom

Het verschil zit in wat de prijs betekent. Bij een artikel is het een bedrag per stuk, dat op de factuur met het aantal wordt vermenigvuldigd. Bij voorrijkosten is het een bedrag per kilometer, en het aantal — de kilometers — vult Schedulinq zelf in. Daarom veranderen de andere kaarten mee zodra je hier wisselt.

Blok Prijs

Bedrag en btw-tarief

Het bedrag waarmee de factuurregel wordt ingevuld, met het btw-tarief dat erbij hoort. Je typt het bedrag inclusief of exclusief btw; het andere bedrag staat er meteen onder.

Waarom

Op de factuur rekent Schedulinq altijd vanaf het bedrag exclusief btw, dus dat is wat er op de regel komt — ook als je hier het bedrag inclusief btw hebt ingetypt. Pas je de prijs later aan, dan geldt de nieuwe prijs voor nieuwe regels. Facturen waar het artikel al op staat, houden hun bedrag: een regel is een kopie van het artikel zoals het op dat moment was, geen verwijzing ernaar.

Blok Voorraad

Voorraad bijhouden

Standaard: NeeAlleen ter informatie

Zet je dit op Ja, dan verschijnt het veld Aantal op voorraad. Dat getal zie je ook als kolom in het overzicht.

Waarom

Het aantal is een notitie, geen boekhouding: een factuur past de voorraad nooit aan. Je verhoogt het zelf als er een doos binnenkomt en verlaagt het als je telt. Wat het je oplevert, is één plek waar je ziet wat er nog ligt, naast de prijs waarvoor je het verkoopt. Een negatief getal wordt rood.

Voorrijkosten: een artikel dat op afstand rekent

Kies je bij Soort artikel voor Voorrijkosten, dan verandert het formulier. In plaats van een prijs per stuk leg je drie dingen vast: hoeveel kilometer gratis is, of er een vast bedrag per rit bij komt, en of je heen én terug rekent. De kaart Prijs heet nu Tarief per kilometer.

Vrije kilometers

Standaard: 0

De kilometers die je niet in rekening brengt. Alles daarboven wordt gefactureerd.

Waarom

Zo reken je klanten om de hoek niets en klanten verder weg wel, zonder dat je daar twee artikelen voor nodig hebt. Staat hier 10 en is de rit 32 kilometer, dan komen er 22 op de factuur.

Vast voorrijbedrag (excl. btw)

Standaard: 0

Eén bedrag per rit, ongeacht de afstand. Nul betekent: geen vast bedrag.

Waarom

Het vaste bedrag komt als aparte regel op de factuur, met de naam van het artikel; de kilometers komen als tweede regel eronder. Zo ziet de klant wat het voorrijden kost en wat de afstand kost. Werk je alleen met een vast bedrag, laat het tarief per kilometer dan op nul staan: dan komt er nooit een kilometerregel bij.

Heen en terug

Nee of Ja

Op Ja telt de afstand dubbel voordat de vrije kilometers eraf gaan.

Waarom

Bij 21,4 kilometer enkele reis en 10 vrije kilometers rekent Schedulinq bij Nee 11,4 kilometer en bij Ja 32,8. De klant ziet op de factuurregel welke van de twee je hebt gekozen: 2 × 21,4 km heen en terug staat er dan letterlijk.

Tarief per kilometer

Verplicht bij voorrijkostenMag € 0,00 zijn

Wat één kilometer buiten de vrije kilometers kost, met het btw-tarief.

Waarom

Het btw-tarief dat je hier kiest, geldt ook voor het vaste voorrijbedrag. Daarom is deze kaart verplicht, zelfs als je alleen een vast bedrag rekent en het tarief op nul zet.

Op de factuur

Een artikel zet je op een factuur door de naam of code in een lege regel te typen; de factuureditor zoekt mee. Hoe dat precies werkt, staat in Factuur maken. Voorrijkosten verdienen hier een eigen uitleg, omdat er iets extra gebeurt zodra je ze kiest.

1. Kies eerst de klant

   De afstand wordt berekend naar het adres van de klant, of naar het adres van de afspraak die je factureert. Zonder klant kan Schedulinq niets berekenen, en dat meldt het dan ook.

2. Typ de naam in een lege regel en kies het artikel

   In de lijst herken je voorrijkosten aan per km achter het tarief. Kies je ze, dan staat er even Afstand berekenen… in de regel.

   

3. Kies waarheen wordt gereden — alleen als dat nodig is

   Staat er één afspraak op de factuur, dan rekent Schedulinq met het adres van die afspraak. Staat er geen, dan met het adres van de klant. Alleen bij meerdere afspraken krijg je een vraag: voor welke bezoeken wil je voorrijkosten rekenen? Elk aangevinkt bezoek wordt een eigen rit met eigen kilometers.

   

4. Controleer de regels

   Het resultaat is een groepje van twee regels: het vaste voorrijbedrag, en daaronder de kilometers met de berekening in de omschrijving. Bij het aantal staat km, bij de stukprijs / km.

   

Een artikel verwijderen en terughalen

Open het artikel en kies Acties → Verwijderen, of vink in het overzicht meerdere artikelen aan. Het artikel verdwijnt uit de zoeklijst van de factuureditor; facturen waar het al op staat, houden hun regels.

Verwijderen kun je terugdraaien. Zet het filter in het overzicht op Verwijderd, open het artikel en klik op Herstellen. Het staat dan weer in de zoeklijst, met dezelfde code, naam en prijs.

Veelgestelde vragen

Ik zie Artikelen niet in het menu. Het onderdeel Artikelen heeft eigen rechten. Bestond je rol al voordat artikelen er waren, dan staat dit recht uit totdat een beheerder het aanzet onder Team → Rollen. Artikelen op een factuur zetten kan overigens al met het recht Verkoopfacturen; alleen voor het beheren van de catalogus heb je het nieuwe onderdeel nodig.

Ik heb een prijs aangepast, maar op de factuur staat het oude bedrag. Klopt: een regel is een kopie van het artikel op het moment dat je hem toevoegde. Wil je de nieuwe prijs toch op een concept hebben, verwijder dan de regel en kies het artikel opnieuw.

Kan ik een artikel aan een afspraaktype koppelen, zodat het er automatisch bij komt? Nee. Iets wat bij een dienst hoort en online mee geboekt mag worden, is een extra. Een artikel is voor wat je pas bij het factureren weet: welk materiaal je hebt gebruikt, of hoe ver je hebt gereden.

De voorraad klopt niet meer. Facturen passen de voorraad nooit aan; het getal verandert alleen als je het zelf aanpast. Zie het als een tellijstje, niet als een magazijnsysteem.

Waarom rekent Schedulinq de afstand vanaf een ander adres dan ik verwacht? De rit begint waar het planningsalgoritme hem ook laat beginnen: bij het startadres van het werkgebied van de medewerker op de afspraak, en anders bij je bedrijfsadres. Wil je een ander vertrekpunt, pas dan het startadres van het werkgebied aan.