Vrije dagen en extra beschikbaarheid

Je rooster beschrijft een normale week. Een uitzondering beschrijft de weken die niet normaal zijn: een vakantie, een vrije middag, of juist een zaterdagochtend die je deze keer wél werkt.

Er zijn twee soorten, en ze doen het tegenovergestelde:

• Vrij haalt tijd weg uit het rooster. Niemand kan dan geboekt worden.
• Extra beschikbaarheid voegt tijd toe buiten het normale rooster.

Welke van de twee je maakt, kies je vooraf — in het formulier zelf kun je het type niet meer omzetten.

Stap voor stap

1. Open het rooster

   Klik in het menu links op Team → Rooster. Onderaan zie je je bestaande uitzonderingen staan.

   

2. Kies wat je wilt instellen

   Klik op Uitzondering toevoegen en kies Vrij of Extra beschikbaarheid. Deze keuze ligt daarna vast.

   

3. Vul de uitzondering in

   Bovenaan het formulier zie je een badge met het gekozen type, zodat je altijd weet wat je aan het maken bent.

   

4. Sla op

   Klik rechtsboven op Opslaan. Je komt terug op het rooster en de uitzondering staat er meteen tussen.

De velden

Naam

Optioneel

Een korte omschrijving, bijvoorbeeld Zomervakantie.

Waarom

De naam wordt getoond in de agenda en in het roosteroverzicht. Zonder naam zie je alleen een gekleurd blok en moet je het openen om te weten waarom die week dicht is — met naam is het in één blik duidelijk voor je hele team.

Eenmalig of herhalend

Eenmalig is één dag of één aaneengesloten periode. Herhalend vraagt om een frequentie: wekelijks, maandelijks of jaarlijks. Bij wekelijks kies je er ook de dagen bij.

Waarom

Jaarlijks is bedoeld voor dingen die elk jaar terugkomen, zoals een vaste bedrijfssluiting tussen kerst en nieuwjaar. Zet je die eenmalig, dan moet je hem volgend jaar opnieuw invoeren.

Geldt voor

Standaard: hele organisatie

Een uitzondering geldt standaard voor iedereen. Vink Alleen voor specifieke personen aan om er één of meer mensen uit te kiezen.

Waarom

Een bedrijfssluiting geldt voor het hele team; een vakantie voor één persoon. Kies je niemand terwijl het vinkje aan staat, dan wijst Schedulinq je erop — een uitzondering zonder personen zou niets doen.

Wanneer

Een start- en einddatum, en de keuze Hele dag. Zet je die uit, dan vul je een start- en eindtijd in.

Waarom

Vrij staat standaard op hele dagen, want dat is wat een vakantie meestal is. Extra beschikbaarheid begint juist met tijden ingevuld (09:00–17:00), omdat een extra blok bijna altijd over een dagdeel gaat.

Notitie

Intern

Ruimte voor context voor jezelf en je collega's.

Waarom

Deze tekst blijft binnen Schedulinq. Klanten zien hem nooit — ook niet als de uitzondering hun afspraak in de weg zit.

Alleen bij extra beschikbaarheid

Een extra blok is werktijd, en werktijd heeft een plaats en een aanbod. Daarom heeft dit type twee velden die Vrij niet heeft.

Waar

Verplicht bij op locatie

Bij klant, Op locatie of Beide — precies dezelfde keuze als in een gewoon roosterblok. Kies je op locatie, dan moet je er een vestiging bij kiezen.

Waarom

Zonder deze keuze zou Schedulinq niet weten waar het extra blok gewerkt wordt, en dus ook niet welke afspraken erin passen. Heb je nog geen locaties, dan zijn de locatie-opties uitgeschakeld in plaats van verborgen, zodat je ziet dat ze bestaan zodra je een locatie aanmaakt.

Diensten

Standaard: alle

Laat je dit leeg, dan kun je tijdens het extra blok alles doen wat je normaal ook doet. Vink Alleen voor bepaalde afspraaktypes aan om het te beperken.

Waarom

Handig als je een zaterdagochtend opent om alleen een achterstand weg te werken: dan wil je wel onderhoud kunnen inplannen, maar geen installaties van drie uur. Let op dat dit ook betekent dat klanten alle andere diensten op dat moment níét kunnen boeken.

Twee dingen die anders werken dan je verwacht

Aanpassen en verwijderen

Klik een uitzondering aan in het rooster om hem te openen. Hij opent alleen-lezen; met Bewerken rechtsboven maak je hem aanpasbaar.

Verwijderen gaat via Acties → Verwijderen. Twee gevallen vragen om extra aandacht, en Schedulinq vraagt daar ook expliciet naar:

• Een herhalende uitzondering verwijder je als geheel — de hele reeks, niet één losse dag.
• Een uitzondering voor de hele organisatie verwijder je voor iedereen. Je moet dat eerst aanvinken voordat de knop werkt, omdat één regel in de lijst er hetzelfde uitziet of hij nu voor jou of voor het hele team geldt.

Veelgestelde vragen

Een klant kan boeken terwijl ik vrij ben. Kijk of er een blok extra beschikbaarheid op die dag staat. Vrij haalt dat niet weg — zie de waarschuwing hierboven.

Ik heb extra beschikbaarheid toegevoegd, maar er komen geen tijden bij. Een extra blok levert alleen tijden op voor diensten die erin passen. Staat er een beperking op Diensten, dan geldt het blok alleen voor die afspraaktypes. Zie ook Duur en beschikbaarheid.

Zien mijn klanten dat ik vrij ben? Nee. Ze zien alleen dat er geen tijden beschikbaar zijn. De naam en de notitie blijven intern.