Versturen en betaald worden
Van concept naar betaald — uitgeven, versturen, betaling vastleggen, en een fout herstellen zonder je nummering te breken.
Een factuur doorloopt vier stappen: concept → definitief → verzonden → betaald. Dit is de weg daarlangs, en wat je doet als er onderweg iets misgaat.
In het kort
- Open het concept en klik op Uitgeven — de factuur krijgt een definitief nummer.
- Klik op Verzenden en controleer de begeleidende e-mail.
- Zodra het geld binnen is: Acties → Markeer als betaald.
Stap voor stap
Geef de factuur uit
Een concept is nog vrij te bewerken en heeft nog geen nummer. Met Uitgeven leg je hem vast: hij krijgt het eerstvolgende factuurnummer en de regels, bedragen en adresgegevens worden bevroren.
Zolang de status Concept is, kun je alles nog aanpassen via Bewerken.
Na het uitgeven verschijnen Download pdf en Verzenden.
Verstuur hem naar je klant
Verzenden opent een venster waarin je de begeleidende e-mail nog kunt aanpassen voordat er iets weggaat. Onderwerp en bericht zijn al ingevuld vanuit je communicatiestap voor facturen.
Rechts zie je meteen hoe de mail er bij je klant uit komt te zien, in jouw huisstijl.
Leg de betaling vast
Zodra het bedrag op je rekening staat, zet je de factuur handmatig op betaald via Acties → Markeer als betaald.
De betaaldatum komt bij de factuurgegevens te staan, en de activiteitenlijst houdt de hele geschiedenis bij.
WaaromOmdat er geen koppeling met je bank is, weet Schedulinq niet uit zichzelf dat er betaald is. Deze stap is dus geen administratieve formaliteit: hij bepaalt of je klant nog een herinnering krijgt en of de factuur straks als openstaand in je overzicht blijft staan.
De statussen
In het overzicht filter je op status, jaar en zoekterm.
| Status | Wat het betekent |
|---|---|
| Concept | Nog vrij te bewerken, nog geen nummer. Kan zonder gevolgen weg. |
| Definitief | Uitgegeven en vergrendeld. Heeft een factuurnummer, maar is nog niet verstuurd. |
| Verzonden | De begeleidende e-mail met pdf is naar je klant gegaan. |
| Betaald | Jij hebt de betaling vastgelegd. |
| Verlopen | De vervaldatum is voorbij en de factuur staat nog open. Dit gebeurt automatisch. |
| Gecrediteerd | Er is een creditfactuur voor gemaakt. |
Een fout herstellen
Welke weg je neemt, hangt af van één vraag: is de factuur al betaald?
Nog niet betaald → Terugzetten naar concept
Alleen de laatste factuurStaat de factuur op Definitief of Verzonden en is het de laatst uitgegeven factuur, dan kun je hem via Acties → Terugzetten naar concept weer open maken. Het factuurnummer komt vrij en wordt opnieuw gebruikt bij de volgende uitgifte.
Dit is de schone oplossing zolang er nog geen geld is gemoeid: je corrigeert de factuur zelf in plaats van er een tweede document naast te leggen. Het kan alleen bij de laatste factuur, omdat een nummer uit het midden weghalen een gat in de nummering slaat.
Al betaald → Crediteren
Maakt een creditfactuurEen betaalde factuur wordt niet teruggedraaid maar rechtgezet: Acties → Crediteren maakt een creditfactuur die het bedrag tegenboekt. De oorspronkelijke factuur krijgt de status Gecrediteerd en blijft bewaard, met een link naar de creditfactuur.
Een betaalde factuur is al in je boekhouding en bij je klant terechtgekomen. Die achteraf wijzigen zou het spoor onbetrouwbaar maken; een creditfactuur laat zien wat er is gebeurd.
Veelgestelde vragen
Kan ik een factuur opnieuw versturen? Ja, Verzenden blijft beschikbaar, ook nadat de factuur is verzonden of betaald. Je klant krijgt dan opnieuw de mail met de pdf.
Mijn klant heeft geen e-mailadres. Je kunt in het verzendvenster elk adres intypen dat je wilt — het hoeft niet het adres op de klantkaart te zijn. Wil je helemaal niet mailen, gebruik dan Download pdf en verstuur hem zelf.
Wat als ik te weinig heb gefactureerd? Crediteer de oorspronkelijke factuur en maak een nieuwe met het juiste bedrag. Een betaalde factuur ophogen kan niet.
Waarom zie ik geen betaallink? Die is er nog niet. Betalen gaat via overboeking; de betaalgegevens staan op de pdf.
Een factuur opstellen staat in Factuur maken.