Klant toevoegen

De meeste klanten komen vanzelf binnen: wie online boekt, wordt automatisch als klant aangemaakt. Soms voeg je er zelf één toe — iemand die belt, een bestaande relatie die je overzet, of een bedrijf waarvoor je gaat factureren.

1. Open Klanten

   Klik in het menu links op Klanten en daarna rechtsboven op Nieuwe klant toevoegen.

   

2. Kies het klanttype

   Bovenaan het formulier kies je Persoon of Zakelijk. Die keuze bepaalt de rest van het formulier, dus maak hem als eerste.

   

3. Vul de gegevens in en sla op

   Alleen de naam en de taal zijn verplicht. Al het andere mag je later aanvullen — een klant die je aan de telefoon hebt, sla je gerust op met alleen een achternaam.

   

Klanttype

Persoon of Zakelijk

Standaard: Persoon

Bij Persoon vul je een voor- en achternaam in. Bij Zakelijk verandert het formulier: je vult een bedrijfsnaam in, en de naamvelden worden de contactpersoon. Er komen ook een BTW- en KVK-nummer bij.

Waarom

Dit veld is niet alleen cosmetisch. Berichten aan klanten kunnen per klanttype worden ingesteld, zodat je zakelijke klanten anders aanschrijft dan particuliere. Staat een klant op het verkeerde type, dan krijgt hij de verkeerde tekst.

Naam en contactgegevens

Naam

Verplicht

Voor een particuliere klant is de achternaam verplicht en de voornaam optioneel. Voor een zakelijke klant is de bedrijfsnaam verplicht; de contactpersoon mag leeg blijven.

Waarom

Dit is wat de klant in je lijsten identificeert. Een zakelijke klant staat in het overzicht onder de bedrijfsnaam, niet onder de naam van de contactpersoon — dat is waar je later op zoekt.

E-mailadres en telefoonnummer

Optioneel

Allebei mogen leeg blijven. Vul je een e-mailadres in, dan moet het een geldig adres zijn.

Waarom

Zonder e-mailadres kun je de klant wel inplannen, maar krijgt hij geen bevestiging of herinnering. Voor een klant die je zelf belt is dat prima; voor iemand die je een afspraak wilt bevestigen niet.

Adres

OptioneelOf helemaal, of niet

Begin met typen en kies een suggestie, of vul de velden zelf in.

Waarom

Een klant die altijd naar jou toe komt heeft geen adres nodig. Ga je naar de klant toe, dan is het adres wél nodig om reistijd te kunnen berekenen. Vul je een deel in, dan vraagt Schedulinq om de rest: straat, plaats en land horen bij elkaar.

Taal

Taal

Verplicht

De taal waarin deze klant wordt aangeschreven.

Waarom

Bevestigingen, herinneringen en de boekingspagina volgen deze instelling. Het staat los van de taal waarin jij Schedulinq gebruikt — je kunt zelf in het Nederlands werken en een klant in het Duits aanschrijven.

Eigen velden

Heeft je organisatie eigen velden ingesteld, dan verschijnen die onderaan het formulier. Een veld kan voor alle klanten gelden, of alleen voor particuliere of alleen voor zakelijke klanten — in het voorbeeld hierboven staat Inkoopnummer alleen op het zakelijke formulier. Je stelt ze in onder Online boeken → Aangepaste velden.

Veelgestelde vragen

Kan ik een klant later van persoon naar zakelijk omzetten? Ja, open de klant en wissel het klanttype. Let op dat andersom de bedrijfsgegevens verdwijnen.

Wat als ik dezelfde klant twee keer aanmaak? Bij een dubbel e-mailadres waarschuwt Schedulinq je vooraf. Zonder e-mailadres kan het gebeuren; je kunt de dubbele klant daarna verwijderen.

Verdwijnt een klant die ik verwijder uit mijn afspraken? Nee. Bestaande afspraken en facturen blijven leesbaar — de klant verdwijnt alleen uit je klantenlijst.