Je werkgebied bepalen
Het gebied waarbinnen je bij klanten langsgaat — hoe je het tekent, en wat een klant erbuiten te zien krijgt.
Je werkgebied is de kaart waarop staat waar je naartoe rijdt. Bij het boeken vergelijkt Schedulinq het adres van de klant met dat gebied: valt het erbinnen, dan krijgt de klant tijden te zien; valt het erbuiten, dan krijgt hij te horen dat je daar niet komt.
Dit geldt alleen voor diensten die bij de klant plaatsvinden. Diensten die op locatie gebeuren — de klant komt naar jou — trekken zich niets van je werkgebied aan.
Twee manieren om het in te richten
Organisatiebreed
Eén gebied voor het hele team. Iedereen rijdt hetzelfde gebied.
Verreweg het eenvoudigste, en genoeg zolang je team vanuit één plek werkt. Je hebt één cirkel of één vorm te onderhouden in plaats van één per persoon.
Per professional
Elk teamlid krijgt een eigen gebied. Je maakt gebieden aan, geeft ze een naam en een kleur, en wijst er mensen aan toe.
Nodig zodra je dekking regionaal is. Schedulinq zoekt bij een boeking alleen nog binnen de agenda's van de mensen wiens gebied het adres van de klant dekt — zo krijgt een klant in Arnhem niet de collega uit Haarlem aangeboden.
Een gebied tekenen
Er zijn twee vormen, als tabbladen boven de kaart. Ze sluiten elkaar uit: een gebied is een straal óf een aangepaste vorm, nooit allebei.
Eenvoudig: straal
Een cirkel rond een middelpunt. Sleep de schuifregelaar of typ het aantal kilometers; 1 tot 500 km.
Specifiek: aangepast gebied
Teken de vorm zelf. Klik op de kaart om punten te plaatsen en klik op het eerste punt om de vorm te sluiten. Daarna kun je punten verslepen om bij te stellen. Onder de kaart lees je de oppervlakte, het aantal punten en de omtrek.
Een cirkel is zelden hoe een werkgebied er echt uitziet. Een rivier, een provinciegrens of simpelweg "alles ten noorden van de A12" is met een vorm in één keer goed te vangen, waar een straal je dwingt te kiezen tussen te veel gebied of te weinig.
Reistijd-buffer
Reistijd-buffer
0–120 minutenPer gebiedExtra minuten die Schedulinq bovenop de gewone reistijd tussen twee afspraken in dit gebied rekent.
Reistijd wordt berekend op afstand, niet op files. In een drukke stad klopt die berekening structureel niet, en dan loopt je dag elke middag uit. Zet hier de minuten bij die je in de praktijk kwijt bent. Voor een rustig gebied laat je 0 staan.
Gebieden beheren (per professional)
Links staan je gebieden, rechts de kaart. Het geselecteerde gebied is gestippeld; de andere gebieden liggen er als gekleurde overlay omheen, zodat je in één blik ziet waar ze overlappen en waar een gat valt.
De rondjes op een gebiedkaartje zijn de toegewezen professionals. Staat er Geen professionals toegewezen, dan is dat gebied nog leeg — het bestaat, maar er is niemand die er werkt.
Maak een gebied aan
Klik op Gebied toevoegen onder de lijst. Geef het een naam die je team herkent — "Regio Noord" werkt beter dan "Gebied 2".
Kies een kleur
De kleur is puur voor de kaart, maar wel de manier waarop je overlap en gaten terugvindt. Schedulinq stelt automatisch een kleur voor die je nog niet gebruikt.
Teken het gebied
Dezelfde twee tabbladen als hierboven: straal of aangepaste vorm.
Wijs professionals toe
Vink aan wie in dit gebied werkt. Iemand kan in meerdere gebieden staan.
Wisselen tussen de twee modi
Van organisatiebreed naar per professional is ongevaarlijk: je bestaande gebied blijft en je bouwt er gebieden bij.
De andere kant op is dat niet.
Wat een klant buiten je gebied ziet
Dit is het deel dat je niet op je eigen scherm terugziet, en dus het deel dat het vaakst voor verrassingen zorgt.
Vult een klant bij het boeken een adres in dat buiten je gebied valt, dan krijgt hij geen lege lijst met tijden, maar een uitleg:
Je adres valt buiten het gebied dat [jouw bedrijfsnaam] voor deze dienst bedient.
Daarbij krijgt hij drie knoppen: een ander adres invullen, een andere dienst kiezen, of — als hij meerdere diensten in zijn mandje had — deze dienst eruit halen en met de rest doorgaan.
Dat is precies waarom een te klein werkgebied duurder is dan het lijkt: je verliest de boeking niet zichtbaar. Er komt geen mislukte poging in je systeem, geen melding en geen e-mail. De klant leest dat je niet bij hem komt en gaat verder. Controleer bij twijfel liever een keer te veel of de randen van je gebied kloppen.
Uitnodigingen slaan het werkgebied over
Nodig je een klant zelf uit om een moment te kiezen, dan wordt zijn adres niet tegen je werkgebied gehouden. De uitnodiging werkt, ook als hij ver buiten je gebied woont.
Bewust zo: als jij de klant zelf uitnodigt, heb je die afweging al gemaakt. Het werkgebied is er om je openbare boekingspagina af te schermen, niet om jou te corrigeren. Houd er alleen rekening mee dat een uitnodiging dus geen controle is — de reistijd naar die klant heb je zelf ingeschat.
Geen tijden bij een dienst aan huis?
Het werkgebied is één van de plekken waar beschikbaarheid stilletjes op nul uitkomt. Loop deze na, in deze volgorde:
- Valt het adres van de klant echt binnen het gebied? Zoom in op de rand — een straal van 15 km is minder ver dan hij op de kaart lijkt.
- Sta je in per professional-modus? Dan moet het gebied van een van de medewerkers die deze dienst uitvoert het adres dekken. Een gebied zonder toegewezen professionals levert niets op.
- Werkt die medewerker ook op de gevraagde dagen?
De volledige diagnose staat in Duur en beschikbaarheid.
Veelgestelde vragen
Kan iemand in meerdere gebieden werken? Ja. Vink hem in elk gebied aan waar hij komt. Bij het boeken telt of één van zijn gebieden het adres dekt.
Wat gebeurt er met bestaande afspraken als ik mijn gebied verklein? Niets. Het werkgebied wordt alleen gebruikt bij het zoeken naar nieuwe tijden. Afspraken die al staan, blijven staan.
Mogen gebieden overlappen? Ja, en dat is vaak precies de bedoeling — in het overlappende stuk zijn simpelweg meer mensen beschikbaar. De kleuren op de kaart laten zien waar dat gebeurt.
Ik heb geen enkel adresgebonden werk. Moet ik dit invullen? Nee. Als al je diensten op locatie plaatsvinden, speelt je werkgebied nergens een rol.