Herinneringen

Betalingsherinneringen zijn in Schedulinq geen aparte functie. Het zijn communicatiestappen, net als je afspraakbevestiging — alleen hangen ze aan een factuur in plaats van aan een afspraak. Daarom vind je ze niet onder Facturatie, maar onder Communicatie → Stappen, op het tabblad Facturatie.

De drie momenten rond een factuur

Het factuurtabblad kent precies drie momenten. Je herkent ze aan het oranje label bovenaan elke kaart.

Stap voor stap

1. Open het factuurtabblad

   Ga naar Communicatie → Stappen en klik bovenaan op Facturatie.

   Je ziet hier geen filter op afspraaktype, en dat klopt: een factuur hoort niet bij één dienst, dus factuurberichten gelden altijd voor al je klanten.

2. Zoek de herinnering

   De kaart met het label … dagen na vervaldatum is je betalingsherinnering. Standaard staat die op 7 dagen na vervaldatum.

   

3. Klik op het bericht om het te openen

   Klik op de regel E-mail — … binnen de kaart. Daarmee open je de stap zelf, met de timing, de tekst en een live voorbeeld naast elkaar.

   

4. Zet de timing en de tekst goed, en sla op

   Kies bij Wanneer hoeveel dagen na de vervaldatum de herinnering vertrekt, schrijf de tekst per taal en klik op Opslaan.

De velden

Wanneer

Na de vervaldatum

Bepaalt hoe lang na de vervaldatum de herinnering vertrekt. Kies een van de knoppen of klik op Aangepast voor een eigen aantal.

Waarom

Het ankerpunt is de vervaldatum van de factuur, niet de factuurdatum. Verstuur je op 1 juli een factuur met een betaaltermijn van veertien dagen, dan is de vervaldatum 15 juli en vertrekt een herinnering van 7 dagen op 22 juli. Verander je later je betaaltermijn, dan schuift de herinnering mee — je hoeft hier niets aan te passen.

Onderwerp en bericht

Per taal

De tekst die je klant leest. Elk tabblad is een taal die je bedrijf ondersteunt; een klant krijgt de tekst in zijn eigen taal.

Waarom

Een herinnering is een ongemakkelijk bericht. Houd hem kort en ga uit van vergeetachtigheid, niet van onwil — een zin als "mocht je al betaald hebben, dan kun je dit bericht negeren" scheelt je boze telefoontjes van klanten die gisteren hebben overgemaakt.

Variabelen

Voeg variabele in

Met Voeg variabele in plak je gegevens van de factuur in je tekst. Voor factuurberichten kun je deze gebruiken:

{{customerName}} · {{customerFirstName}} · {{recipientName}} · {{recipientFirstName}} · {{organisationName}} · {{invoiceNumber}} · {{invoiceDate}} · {{dueDate}} · {{amountDue}}

Waarom

Het te betalen bedrag heet {{amountDue}} — niet {{invoiceTotal}}. Een variabele die niet in dit lijstje staat, blijft gewoon als tekst in de mail staan, dus controleer je bericht altijd even in het live voorbeeld rechts.

Wanneer een herinnering wél en niet vertrekt

Herinneringen worden ingepland op het moment dat je de factuur verstuurt. Vanaf dat moment staan ze klaar en gebeurt er verder niets meer, tot de dag zelf.

• De factuur wordt betaald of gecrediteerd → alle nog openstaande herinneringen voor die factuur worden geannuleerd. Je hoeft niets te doen om te voorkomen dat een betalende klant alsnog een aanmaning krijgt.
• De klant heeft geen e-mailadres → er wordt niets ingepland.
• Je stuurt dezelfde factuur nog een keer → er komt geen tweede herinnering bij; per stap staat er maximaal één klaar per factuur.

Controleren of hij verstuurd is

Open de factuur via Verkoop → Facturen. Onderaan staat de activiteitentijdlijn: elk bericht met zijn status.

Met het kruisje rechts van een ingeplande herinnering annuleer je die ene herinnering, voor deze factuur alleen. Handig als je een klant net zelf hebt gesproken.

Veelgestelde vragen

Kan ik meerdere herinneringen sturen? Ja. Klik op Bericht toevoegen binnen de kaart voor een tweede kanaal, of voeg via Nieuwe stap toevoegen nog een moment toe met een ander aantal dagen — bijvoorbeeld 7 en 21 dagen.

Kan ik herinneren vóór de vervaldatum? Nee. Het moment ligt altijd ná de vervaldatum. Wil je vooraf iets laten weten, zet dat dan in de begeleidende mail bij Direct bij uitgeven factuur.

Gaat er ook een herinnering naar mijzelf? Alleen als je die zelf toevoegt. De factuurberichten staan standaard op naar klant.

Ik heb de tekst aangepast — geldt dat voor facturen die al verstuurd zijn? Nee. Een herinnering krijgt zijn tekst mee op het moment dat hij wordt ingepland, dus bij het versturen van de factuur. Je wijziging geldt vanaf de eerstvolgende factuur.

Meer over hoe stappen in het algemeen werken staat in Hoe communicatie werkt en Een stap aanpassen.