Afspraak wijzigen of annuleren
Een afspraak verplaatsen, aanpassen of annuleren — en vooral: wie er wel en niet automatisch bericht van krijgt.
Een geboekte afspraak aanpassen kost twee klikken. De vraag die je je bij elke wijziging moet stellen is een andere: weet de klant het straks ook?
Het korte antwoord: je team en je organisatie worden altijd automatisch op de hoogte gebracht, je klant nooit. Voor de klant opent Schedulinq een venster waarin je de e-mail kunt bekijken, aanpassen en versturen — of overslaan. Die keuze is elke keer opnieuw aan jou.
Een afspraak wijzigen
Open de afspraak
Klik de afspraak aan in je agenda, of via Afspraken → Overzicht. Je ziet de afspraakgegevens links en de kaarten Extra's, Locatie, Interne notitie en Communicatie rechts.
De kaart Communicatie rechtsonder toont wat er al naar deze klant is gegaan en wat er nog gepland staat.
Klik op Bewerken en pas aan wat er moet veranderen
Alle velden worden bewerkbaar. Verplaats je de afspraak, pas dan Datum & Tijd aan.
Sla op en beslis over de e-mail
Na het opslaan opent het venster Notificatie versturen, met de tekst die bij jouw wijziging hoort al ingevuld.
Je kunt de tekst aanpassen voordat je verstuurt, er een bijlage aan toevoegen, of hem als sms of WhatsApp-bericht sturen — met de kosten per bericht erbij.
Twee knoppen, twee uitkomsten:
- E-mail versturen — de klant krijgt bericht.
- Klant niet op de hoogte stellen — je wijziging is opgeslagen, maar de klant hoort niets.
Wie krijgt bericht van welke wijziging
Niet elke aanpassing telt als een wijziging waar iemand bericht van krijgt. Schedulinq houdt vijf velden bij; verander je iets anders, dan verschijnt er geen e-mailvenster en gebeurt er verder niets richting de klant.
| Wat je verandert | Je team | De klant |
|---|---|---|
| Datum of tijd | automatisch | alleen als je de mail verstuurt |
| Duur | automatisch | alleen als je de mail verstuurt |
| Afspraaktype | automatisch | alleen als je de mail verstuurt |
| Extra's | automatisch | alleen als je de mail verstuurt |
| Locatie of adres | automatisch | alleen als je de mail verstuurt |
| Toegewezen medewerker | de betrokken medewerkers | nooit |
| Klant, interne notitie, eigen velden | niemand | nooit |
Verplaats je de afspraak of verander je de duur, dan schuiven de geplande herinneringen automatisch mee. Je hoeft ze niet opnieuw in te stellen.
Verzetten: de klant kiest zelf een nieuwe tijd
Onder Acties staat Verzetten. Gebruik dit als je niet zelf een nieuw moment wilt prikken.
Wat er dan gebeurt: de bestaande afspraak wordt geannuleerd en de klant krijgt een uitnodiging om zelf een nieuwe tijd te kiezen uit je beschikbare momenten. Tot de klant dat doet staat er niets in je agenda.
Een afspraak annuleren
Kies Acties → Afspraak annuleren
Schedulinq vraagt om bevestiging.
Let op wat er hier niet staat: er wordt niets beloofd over een e-mail aan de klant. Die stap komt hierna, en is net als bij een wijziging optioneel.
Verstuur de annulering, of niet
Direct na het annuleren opent hetzelfde venster, nu met de annuleringstekst. Versturen of overslaan — dezelfde keuze als bij een wijziging.
Bij een afspraak zonder klant (een blokkering in je agenda) slaat Schedulinq deze stap over. Er is dan niemand om te informeren.
De afspraak krijgt de status Geannuleerd en verdwijnt meteen uit je agenda. De tijd is weer vrij: klanten kunnen dat moment opnieuw boeken.
Waar geannuleerde afspraken blijven
Uit de agenda verdwijnen ze, maar weg zijn ze niet. Ga naar Afspraken → Overzicht en zet het statusfilter op Geannuleerd.
Je kunt de afspraak nog openen om te zien wat er is afgesproken en wat er gecommuniceerd is. Ook facturen die aan de afspraak hangen blijven bestaan.
Veelgestelde vragen
Ik heb een wijziging opgeslagen maar het e-mailvenster kwam niet. Dan heb je iets veranderd dat niet als wijziging telt — een andere medewerker, de interne notitie of een eigen veld. Of het automatisch openen staat uit; kijk onder Acties of er een bericht klaarstaat.
Kan ik een klant informeren zonder iets te wijzigen? Ja. Acties → Bevestiging versturen opent hetzelfde venster met een lege aanleiding, zodat je zelf kunt schrijven wat je kwijt wilt.
Komt de geannuleerde tijd meteen weer vrij? Ja, direct na het annuleren.
Wat gebeurt er met de herinneringen van een geannuleerde afspraak? Die vervallen. Een klant krijgt geen herinnering voor een afspraak die niet meer bestaat.