Abonnementen op afspraken

Een abonnement is een terugkerende afspraak met één klant: jaarlijks onderhoud, een kwartaalcontrole, een tweewekelijkse behandeling. Je stelt het één keer in en Schedulinq stuurt daarna vanzelf op tijd een uitnodiging naar de klant.

Wat een abonnement wel en niet doet

Dit is het belangrijkste om vooraf te weten: een abonnement plant niets automatisch in. Het stuurt op de afgesproken datum een uitnodiging, en de klant kiest daarin zelf een moment dat past.

1. Jij stelt de herhaling in

   Bijvoorbeeld: elk jaar, startend op 2 maart.

2. Schedulinq stuurt op tijd een uitnodiging

   Eén keer per dag kijkt Schedulinq welke abonnementen aan de beurt zijn. Staat er één klaar, dan gaat er die dag een uitnodiging naar de klant.

3. De klant kiest zelf een moment

   De klant opent de uitnodiging en boekt een tijd die past bij jullie beschikbaarheid. Pas dan staat de afspraak in de agenda.

Het overzicht

Onder Afspraken → Abonnementen staan alle lopende abonnementen, met per regel de klant, het afspraaktype, de datum van de volgende uitnodiging en de status.

Het statusfilter staat standaard op Actief. Gepauzeerde abonnementen zie je dus pas als je het filter omzet.

Onder Geannuleerd staan de abonnementen die vanzelf zijn gestopt: hun einddatum is voorbij, of hun klant is verwijderd. Een abonnement dat je zelf verwijdert, staat daar niet tussen: dat verdwijnt helemaal uit het overzicht.

Naast het statusfilter beperk je de lijst tot één afspraaktype. Het zoekvak vindt een abonnement op de naam van de klant, op de categorie van de dienst, of op Videogesprek of Telefonisch gesprek. Met Kolommen instellen bepaal je wat de lijst laat zien — bijvoorbeeld de plek, het adres of het object van de klant — en in welke volgorde; die indeling geldt alleen voor jou, net als in het afsprakenoverzicht.

Wil je meerdere abonnementen tegelijk verwijderen, vink ze dan aan: boven de lijst verschijnt een balk met Verwijderen, dat eerst om bevestiging vraagt. Het doet met elk abonnement wat Acties → Verwijderen met één doet — zie Een lopend abonnement aanpassen. De selectievakjes zie je alleen als je rol abonnementen mag bewerken.

Een abonnement aanmaken

1. Klik op Nieuw abonnement

   

2. Vul de gegevens in

   Klant, afspraaktype, duur en herhaling zijn samen het hele abonnement. Zodra je een afspraaktype kiest, verschijnen ook de kaarten Geldigheid uitnodigingen en — als de dienst extra's heeft — Extra's.

   

   

3. Kies de herhaling en de startdatum

   

4. Sla op

   Wil je de eerste uitnodiging meteen versturen in plaats van te wachten tot de startdatum? Zet dan Uitnodiging direct versturen na opslaan aan voordat je opslaat.

De velden

Klant

VerplichtLater niet te wijzigen

De klant die deze terugkerende afspraak krijgt. Zoek op naam of e-mailadres.

Waarom

Na het aanmaken staat dit veld vast — je kunt een abonnement niet naar een andere klant verhuizen. Hoort de afspraak bij iemand anders, maak dan een nieuw abonnement aan en verwijder het oude.

Object

Alleen met objecttypenOptioneel

Het object waar dit abonnement over gaat — het paard, de auto, de installatie. Het veld heet zoals jij je objecten noemt, en staat alleen op het formulier als je objecttypen hebt ingesteld en de klant een object heeft dat bij de dienst past.

Waarom

Elke uitnodiging uit het abonnement neemt het object mee, zolang de klant de eigenaar is. Verkoopt de klant het, dan blijft het op het abonnement staan (met andere eigenaar erbij), maar gaan de volgende uitnodigingen zonder object.

Afspraaktype

Verplicht

De dienst die telkens wordt aangeboden. Bepaalt ook de standaardduur en, bij facturatie op datum, het bedrag.

Waarom

Wijzig je dit later, dan wordt de datum van de volgende uitnodiging opnieuw berekend. Zie Een lopend abonnement aanpassen.

Duur

Hoe lang de afspraak duurt. Komt uit het afspraaktype plus de extra's die je vastzet, maar je kunt hem per abonnement aanpassen.

Waarom

Handig als je voor deze ene klant standaard meer tijd nodig hebt dan de dienst normaal kost — een grotere installatie, een lastig bereikbare locatie.

Herhaling

Verplicht

Wekelijks, om de 2 weken, maandelijks, per kwartaal, jaarlijks — of Aangepast voor elk ander interval, bijvoorbeeld elke 5 weken.

Waarom

Dit is de motor van het abonnement: na elke verstuurde uitnodiging telt Schedulinq dit interval op bij de vorige datum en zet dat als volgende moment.

Startdatum

Verplicht

Het ijkpunt van de reeks. Daar rekent Schedulinq de eerste uitnodiging vanaf.

Waarom

Ligt de startdatum in het verleden, dan rekent Schedulinq vanaf daar door tot de eerstvolgende datum in de toekomst. Je krijgt dus geen stapel gemiste uitnodigingen alsnog toegestuurd.

Einddatum

Optioneel

Laat leeg voor een doorlopend abonnement.

Waarom

Vul je wel een einddatum in, dan stopt het abonnement zichzelf zodra die datum voorbij is. Handig bij een contract met een vaste looptijd.

Hoeveel gebruikers zijn nodig

Standaard 1. Verhoog dit als er meerdere collega's tegelijk nodig zijn.

Waarom

De klant krijgt alleen momenten te zien waarop het benodigde aantal medewerkers tegelijk vrij is.

Bij welke gebruiker

Verplicht

De medewerkers waarbij deze afspraak ingepland mag worden.

Waarom

Vaste klanten zien vaak liever dezelfde monteur. Vink je meerdere mensen aan, dan verruim je de beschikbare momenten maar geef je die zekerheid op.

Extra's

Als de dienst ze heeftOptioneel

De extra's die elke uitnodiging uit dit abonnement al gekozen heeft — met het aantal, bij een extra met Meerdere stuks.

Waarom

Hoort er bij dit contract elk jaar een filterwissel bij, dan hoeft de klant daar niet zelf aan te denken: de uitnodiging opent met de extra's gekozen, en de klant kan ze bij het boeken nog aanpassen. De duur loopt mee met wat je vastzet, zolang je die niet zelf hebt aangepast, en de lijst Bij welke gebruiker houdt alleen mensen over die elke vastgezette extra kunnen uitvoeren.

Adres

Vooraf ingevuldMag leeg blijven

Waar de afspraken plaatsvinden, overgenomen van de klant. Elke uitnodiging uit dit abonnement neemt dit adres mee: de klant ziet het ingevuld en kan het bij het boeken voor die ene afspraak aanpassen. Laat je het leeg, dan vult de klant het bij elke uitnodiging zelf in.

Waarom

Het abonnement kijkt voor het adres nergens anders: niet naar de afspraak van vorig jaar, niet naar de klantkaart. Staat hier niets, dan vraagt elke uitnodiging er opnieuw om. Is het werk elke keer op dezelfde plek, vul het dan in — dat scheelt je vaste klant het typen. Past de klant het adres bij één boeking aan, dan geldt dat alleen voor die afspraak; het abonnement verandert niet mee.

Is het abonnement een reeks gesprekken — een maandelijks belmoment, een kwartaalgesprek via Teams — kies dan bij de dienst Videogesprek of Telefonisch gesprek. De kaart heet dan Locatie en er is geen adres; elke uitnodiging uit het abonnement is dan een uitnodiging voor dat gesprek.

Notities

Optioneel

Interne notities; de klant ziet ze niet.

Waarom

De notitie reist mee met elke afspraak uit dit abonnement — de plek voor "ketel staat op zolder" of "sleutel bij de buren".

Tot wanneer de klant kan boeken

Elke uitnodiging uit het abonnement heeft een eigen vervaldatum, net als een gewone uitnodiging. Hoe die datum wordt gekozen, stel je in op de kaart Geldigheid uitnodigingen.

Uitnodigingen verlopen

Standaard: de communicatieflow

Met Ja en een aantal dagen (1 tot en met 365) kan de klant boeken tot en met zoveel dagen na het versturen van elke uitnodiging. Met Nee verlopen de uitnodigingen nooit.

Waarom

Een nieuw abonnement volgt je communicatiestappen: het formulier toont wat die nu geven, met Standaard van de communicatieflow. eronder, en zolang je daar niets aan verandert blijft het abonnement meebewegen als je die stappen later aanpast. Pas je het aantal dagen aan of kies je Nee, dan geldt jouw keuze voor dit abonnement. Het werkt voor de volgende uitnodiging; een uitnodiging die al verstuurd is, houdt zijn eigen datum, en die pas je op de uitnodiging zelf aan.

Kies je Nee, dan zegt het formulier erbij dat het bericht Uitnodiging verlopen dan niet wordt verstuurd — zonder vervaldatum verloopt er niets. Op een opgeslagen abonnement staat onder Vervaldatum uitnodigingen wat er geldt: Verlopen na 30 dagen, Verlopen niet, of Standaard van de communicatieflow (10 dagen).

Facturatie

Standaard factureer je pas nadat het werk is gedaan. Voor onderhoudscontracten kan dat verkeerd uitpakken: een jaarcontract betaalt de klant voor het jaar, niet voor het bezoek. Daar is de tweede instelling voor.

Wanneer wordt er gefactureerd?

Als het werk gedaan is — er wordt pas een factuur gemaakt nadat de afspraak is afgerond. Op een vaste datum — er wordt op de afgesproken datum een conceptfactuur gemaakt, of de afspraak nu al geweest is of niet.

Waarom

De uitnodiging wordt in beide gevallen gewoon verstuurd. Het enige verschil is wanneer je factureert.

Eerste factuurdatum

Bij facturatie op datum

Het ijkpunt van de factuurreeks. Daarna factureer je telkens opnieuw, met dezelfde herhaling als het abonnement.

Waarom

Dit staat los van de startdatum van het abonnement. Je kunt dus in januari factureren voor onderhoud dat in maart wordt uitgevoerd.

Bedrag

De prijs van het afspraaktype, of een eigen bedrag voor deze klant. Heb je extra's vastgezet, dan komen die bij de prijs van het afspraaktype als eigen regels op de factuur. Een Eigen bedrag is exclusief btw, met een Btw-tarief ernaast: het standaardtarief van je land, tot je een ander kiest.

Waarom

Kies een eigen bedrag als deze klant een contractprijs heeft die afwijkt van je normale tarief.

Omschrijving op de factuur

Optioneel

Laat leeg om de naam van het afspraaktype te gebruiken.

Waarom

"Onderhoudscontract cv-ketel" leest op een factuur beter dan "Onderhoudsbeurt", zeker als de klant het contract herkent aan die naam.

Een lopend abonnement aanpassen

Klik een abonnement aan om het te openen. Je ziet de gegevens, de facturatie, en onderaan de afspraken en uitnodigingen die eruit zijn voortgekomen.

Via Acties beheer je de reeks.

Uitnodiging nu versturen

Stuurt direct een uitnodiging, zonder te wachten op de volgende datum.

Waarom

Bijvoorbeeld als een klant belt dat het toch eerder uitkomt. De reguliere planning loopt gewoon door.

Pauzeren en hervatten

Pauzeren stopt nieuwe uitnodigingen. Hervatten zet ze weer aan.

Waarom

Hervatten haalt niets in: Schedulinq pakt de draad op vanaf vandaag. Een half jaar pauze levert dus één volgende uitnodiging op, geen zes.

Verwijderen

Haalt het abonnement uit je overzicht.

Waarom

Al geboekte afspraken blijven gewoon bestaan en leesbaar — alleen het versturen van nieuwe uitnodigingen stopt. Een uitnodiging die het abonnement al verstuurde, blijft openstaan: de klant kan er nog mee boeken, maar de herinneringen stoppen. De klant krijgt er geen bericht van.

Afspraken die de klant al geboekt heeft, veranderen niet mee. Wil je die ook aanpassen, doe dat dan per afspraak in de agenda.

Wat de klant ziet

De klant krijgt een uitnodiging in de taal die op zijn klantkaart staat, met de naam van de dienst en een link om zelf een moment te kiezen. Die uitnodiging opent met de extra's die je hebt vastgezet en het adres van het abonnement — of een leeg adresvak als het abonnement er geen heeft. Onderaan het abonnement zie je welke uitnodigingen openstaan en welke afspraken eruit zijn gekomen.

Veelgestelde vragen

Wordt de afspraak automatisch ingepland? Nee. Er gaat een uitnodiging naar de klant en die kiest zelf een moment. Wil je zelf inplannen, maak dan gewoon een afspraak aan in de agenda.

Waarom krijgt mijn klant geen uitnodiging? Controleer drie dingen: staat het abonnement op Actief, is de klant nog actief, en bestaan het afspraaktype en de gekoppelde medewerker nog? Bij een gearchiveerde klant of dienst slaat Schedulinq het abonnement stilzwijgend over.

Uitnodiging nu versturen zegt dat de uitnodiging niet is verstuurd. Dan neemt je boekingspagina op dit moment geen boekingen aan, bijvoorbeeld omdat je proefperiode voorbij is en je nog geen abonnement op Schedulinq hebt gekozen. Het abonnement wacht tot dat weer kan; er gaat niets verloren.

Kan ik een abonnement naar een andere klant verplaatsen? Nee, de klant ligt na het aanmaken vast. Maak een nieuw abonnement aan en verwijder het oude.

Wat gebeurt er na de einddatum? Het abonnement stopt vanzelf met het versturen van uitnodigingen zodra die datum voorbij is.