Abonnementen op afspraken
Laat Schedulinq automatisch terugkerende afspraken aanbieden — van jaarlijks onderhoud tot een tweewekelijkse controle.
Een abonnement is een terugkerende afspraak met één klant: jaarlijks onderhoud, een kwartaalcontrole, een tweewekelijkse behandeling. Je stelt het één keer in en Schedulinq stuurt daarna vanzelf op tijd een uitnodiging naar de klant.
Wat een abonnement wel en niet doet
Dit is het belangrijkste om vooraf te weten: een abonnement plant niets automatisch in. Het stuurt op de afgesproken datum een uitnodiging, en de klant kiest daarin zelf een moment dat past.
Jij stelt de herhaling in
Bijvoorbeeld: elk jaar, startend op 2 maart.
Schedulinq stuurt op tijd een uitnodiging
Eén keer per dag wordt gekeken welke abonnementen aan de beurt zijn. Staat er één klaar, dan gaat er die dag een uitnodiging naar de klant.
De klant kiest zelf een moment
De klant opent de uitnodiging en boekt een tijd die past bij jullie beschikbaarheid. Pas dan staat de afspraak in de agenda.
Het overzicht
Onder Afspraken → Abonnementen staan alle lopende abonnementen, met per regel de klant, het afspraaktype, de datum van de volgende uitnodiging en de status.
Staat er een factuurregel onder de datum, dan factureert dat abonnement op een vaste datum — daarover verderop meer.
Het statusfilter staat standaard op Actief. Gepauzeerde abonnementen zie je dus pas als je het filter omzet.
Een abonnement aanmaken
Klik op Nieuw abonnement
Vul de gegevens in
Klant, afspraaktype, duur en herhaling zijn samen het hele abonnement.
Kies de herhaling en de startdatum
Sla op
Wil je de eerste uitnodiging meteen versturen in plaats van te wachten tot de startdatum? Zet dan Uitnodiging direct versturen na opslaan aan voordat je opslaat.
De velden
Klant
VerplichtLater niet te wijzigenDe klant die deze terugkerende afspraak krijgt. Zoek op naam of e-mailadres.
Na het aanmaken staat dit veld vast — je kunt een abonnement niet naar een andere klant verhuizen. Hoort de afspraak bij iemand anders, maak dan een nieuw abonnement aan en verwijder het oude.
Afspraaktype
VerplichtDe dienst die telkens wordt aangeboden. Bepaalt ook de standaardduur en, bij facturatie op datum, het bedrag.
Wijzig je dit later, dan wordt de datum van de volgende uitnodiging opnieuw berekend. Zie Een lopend abonnement aanpassen.
Duur
Hoe lang de afspraak duurt. Wordt overgenomen van het afspraaktype en kan hier per abonnement worden aangepast.
Handig als je voor deze ene klant standaard meer tijd nodig hebt dan de dienst normaal kost — een grotere installatie, een lastig bereikbare locatie.
Herhaling
VerplichtWekelijks, om de 2 weken, maandelijks, per kwartaal, jaarlijks — of Aangepast voor elk ander interval, bijvoorbeeld elke 5 weken.
Dit is de motor van het abonnement: na elke verstuurde uitnodiging telt Schedulinq dit interval op bij de vorige datum en zet dat als volgende moment.
Startdatum
VerplichtHet ijkpunt van de reeks. De eerste uitnodiging wordt hier vanaf berekend.
Ligt de startdatum in het verleden, dan rekent Schedulinq vanaf daar door tot de eerstvolgende datum in de toekomst. Je krijgt dus geen stapel gemiste uitnodigingen alsnog toegestuurd.
Einddatum
OptioneelLaat leeg voor een doorlopend abonnement.
Vul je wel een einddatum in, dan stopt het abonnement zichzelf zodra die datum voorbij is. Handig bij een contract met een vaste looptijd.
Hoeveel gebruikers zijn nodig
Standaard 1. Verhoog dit als er meerdere collega's tegelijk nodig zijn.
De klant krijgt alleen momenten te zien waarop het benodigde aantal medewerkers tegelijk vrij is.
Bij welke gebruiker
VerplichtDe medewerkers waarbij deze afspraak ingepland mag worden.
Vaste klanten zien vaak liever dezelfde monteur. Vink je meerdere mensen aan, dan verruim je de beschikbare momenten maar geef je die zekerheid op.
Adres en notities
OptioneelHet adres wordt overgenomen van de klant. De notities zijn intern.
De notitie reist mee met elke afspraak uit dit abonnement — de plek voor "ketel staat op zolder" of "sleutel bij de buren".
Facturatie
Standaard factureer je pas nadat het werk is gedaan. Voor onderhoudscontracten kan dat ongewenst zijn: een jaarcontract is verschuldigd voor het jaar, niet voor het bezoek. Daarvoor is de tweede stand.
Wanneer wordt er gefactureerd?
Als het werk gedaan is — er wordt pas een factuur gemaakt nadat de afspraak is afgerond. Op een vaste datum — er wordt op de afgesproken datum een conceptfactuur gemaakt, of de afspraak nu al geweest is of niet.
De uitnodiging wordt in beide gevallen gewoon verstuurd. Het enige verschil is wanneer het geld wordt gefactureerd.
Eerste factuurdatum
Bij facturatie op datumHet ijkpunt van de factuurreeks. Daarna wordt telkens opnieuw gefactureerd met dezelfde herhaling als het abonnement.
Dit staat los van de startdatum van het abonnement. Je kunt dus in januari factureren voor onderhoud dat in maart wordt uitgevoerd.
Bedrag
De prijs van het afspraaktype, of een eigen bedrag voor deze klant.
Kies een eigen bedrag als deze klant een contractprijs heeft die afwijkt van je normale tarief.
Omschrijving op de factuur
OptioneelLaat leeg om de naam van het afspraaktype te gebruiken.
"Onderhoudscontract cv-ketel" leest op een factuur beter dan "Onderhoudsbeurt", zeker als de klant het contract herkent aan die naam.
Een lopend abonnement aanpassen
Klik een abonnement aan om het te openen. Je ziet de gegevens, de facturatie, en onderaan de afspraken en uitnodigingen die eruit zijn voortgekomen.
Via Acties beheer je de reeks.
Uitnodiging nu versturen
Stuurt direct een uitnodiging, zonder te wachten op de volgende datum.
Bijvoorbeeld als een klant belt dat het toch eerder uitkomt. De reguliere planning loopt gewoon door.
Pauzeren en hervatten
Pauzeren stopt nieuwe uitnodigingen. Hervatten zet ze weer aan.
Bij hervatten krijg je géén stapel gemiste uitnodigingen alsnog. Schedulinq pakt de draad op vanaf vandaag. Een half jaar pauze levert dus één volgende uitnodiging op, geen zes.
Verwijderen
Haalt het abonnement uit je overzicht.
Al geboekte afspraken blijven gewoon bestaan en leesbaar — alleen het versturen van nieuwe uitnodigingen stopt.
Afspraken die de klant al geboekt heeft, veranderen niet mee. Wil je die ook aanpassen, doe dat dan per afspraak in de agenda.
Wat de klant ziet
De klant krijgt een uitnodiging in de taal die op zijn klantkaart staat, met de naam van de dienst en een link om zelf een moment te kiezen. Onderaan het abonnement zie je welke uitnodigingen open staan en welke afspraken eruit zijn gekomen.
Veelgestelde vragen
Wordt de afspraak automatisch ingepland? Nee. Er gaat een uitnodiging naar de klant en die kiest zelf een moment. Wil je zelf inplannen, maak dan gewoon een afspraak aan in de agenda.
Waarom krijgt mijn klant geen uitnodiging? Controleer drie dingen: staat het abonnement op Actief, is de klant nog actief, en bestaan het afspraaktype en de gekoppelde medewerker nog? Bij een gearchiveerde klant of dienst slaat Schedulinq het abonnement stilzwijgend over.
Kan ik een abonnement naar een andere klant verplaatsen? Nee, de klant ligt na het aanmaken vast. Maak een nieuw abonnement aan en verwijder het oude.
Wat gebeurt er na de einddatum? Het abonnement stopt vanzelf met het versturen van uitnodigingen zodra die datum voorbij is.