Afspraakmogelijkheden zoeken

Een klant belt: "Wanneer kunnen jullie langskomen?" Tot nu toe zocht je dan in de agenda naar een gat. Maar een gat is niet hetzelfde als een goed moment: dat ene vrije uur op donderdag kost je collega misschien veertig minuten rijden vanaf de afspraak ervoor, terwijl er dinsdag een gat zit op een moment dat hij toch al om de hoek is.

De planner draait het om. Je vult in wat er moet gebeuren en waar, en Schedulinq laat de momenten zien die het beste aansluiten op wat er al gepland staat — met per moment wie het doet, hoe goed het past en hoeveel rijtijd het kost. Het is hetzelfde rekenwerk dat je boekingspagina voor klanten doet; het verschil is dat jij nu ziet waarom een moment goed is.

In het kort

1. Klik in de Agenda op Mogelijkheden zoeken.
2. Kies de klant en het afspraaktype. Het adres komt van de klantkaart.
3. Lees rechts de mogelijkheden: tijd, wie, score en rijtijd.
4. Klik op een rij — het afspraakformulier staat klaar met alles ingevuld.

Waar je de planner vindt

De knop Mogelijkheden zoeken staat in de werkbalk van de agenda, naast Afspraak aanmaken. Dezelfde knop staat bovenaan Afspraken → Overzicht. De planner vraagt hetzelfde recht als een afspraak aanmaken; wie dat niet heeft, komt niet op de pagina.

Wil je om de planner heen, dan staat rechtsboven op de pagina Handmatig plannen: dat opent het gewone afspraakformulier, zonder tijd.

De vraag: wat en waar

Klant

Optioneel

Zoek op naam, e-mailadres of telefoonnummer. Zodra je iemand kiest, neemt Schedulinq het adres van de klantkaart over en begint het zoeken.

Waarom

Een klant is niet verplicht, want wie belt, staat nog niet altijd in je bestand. Laat je het veld leeg, dan typ je het adres zelf in. Kies je later alsnog een klant, dan gaat die mee naar het afspraakformulier.

Afspraaktype

Verplicht

Dezelfde keuze in drie stappen als bij een gewone afspraak: eerst waar — bij de klant of op een van je locaties — dan de categorie, dan de dienst.

Waarom

De dienst bepaalt wie hem mag uitvoeren, hoe lang hij duurt en welke extra's erbij kunnen. Kies je een dienst op een van je locaties, dan zijn er geen adresvelden meer in te vullen: onder Adres staat dan de naam en het adres van die locatie, en daar rekent de planner mee.

Adres

Verplicht bij de klantBevestigen

Het adres waar het werk gebeurt. Bij een klant met een adres staat het er meteen, als één regel. Met Adres wijzigen maak je de velden weer open, en met Dit adres gebruiken bevestig je wat je hebt getypt.

Waarom

Er wordt pas gezocht als het adres bevestigd is — niet terwijl je nog typt. Schedulinq zoekt het adres op de kaart op en bewaart het, en dat wil je niet voor elke halve straatnaam die je onderweg hebt ingetikt. Zolang de velden open staan, zegt de rechterkant precies dat: bevestig het adres om mogelijkheden te zoeken.

Wijkt het getypte adres af van wat er op de klantkaart staat, dan verschijnt Adres van de klant gebruiken ernaast om terug te springen.

Extra's

Als de dienst ze heeft

Een compacte knop die dezelfde lijst opent als op het afspraakformulier. Vink aan wat erbij moet; bij een extra met Meerdere stuks stel je op de regel het aantal in.

Waarom

Een extra doet twee dingen met de zoekopdracht: hij maakt de afspraak langer — bij meerdere stuks zoveel keer als je er kiest — en hij beperkt wie de afspraak kan doen tot de collega's die die extra ook uitvoeren. Allebei bepalen ze mee welke momenten passen, dus na elke wijziging zoekt de planner opnieuw.

Medewerker

Standaard: Iedereen

Laat je hem op Iedereen staan, dan zoekt de planner in de agenda's van je hele team en staat bij elke mogelijkheid wie het is. Kies je één collega, dan zie je alleen diens momenten.

Waarom

Iedereen is bijna altijd de beste keuze: de beste plek zit vaak in de route van een andere collega dan je dacht. Kies pas één persoon als de klant daar uitdrukkelijk om vraagt. Dit veld zie je alleen als je de afspraken van je hele team mag zien; anders zoekt de planner in je eigen agenda.

Duur

Automatisch

De duur van de dienst plus de gekozen extra's. Met Duur aanpassen vul je zelf een aantal minuten in; Automatisch zet hem terug.

Waarom

De planner zoekt een gat van precies deze lengte, en geeft die lengte ook door aan het afspraakformulier. Weet je dat dit bezoek langer wordt — een oude installatie, een lastige toegang — pas hem dan hier aan en niet pas op het formulier: anders past de afspraak straks niet meer in het moment dat de planner je aanbood.

Voorbereidingstijd

Van het afspraaktype

Hoeveel dagen er minimaal tussen nu en de afspraak moeten zitten, overgenomen van het afspraaktype. Met Aanpassen wijk je er voor deze zoekopdracht van af.

Waarom

Een spoedbezoek mag morgen, ook als het afspraaktype normaal drie dagen voorbereidingstijd heeft. Zet hem dan op Geen. Andersom werkt ook: valt de voorbereidingstijd buiten de vier weken die de planner doorzoekt, dan zegt hij dat en biedt hij een knop om vanaf de eerste mogelijke datum te zoeken.

Hoe streng?

Standaard: Streng

De lat waar een moment overheen moet om getoond te worden. Onder de knoppen staat in één zin wat de gekozen stand betekent.

Waarom

Streng toont alleen momenten die strak aansluiten op wat er al staat — weinig rijden, maar ook weinig keuze. Gemiddeld laat de momenten met te veel rijtijd weg. Soepel toont bijna alles. De planner begint op Streng, los van wat je voor je boekingspagina hebt ingesteld: jij ziet de score en de rijtijd erbij, dus jij kunt zelf beslissen of een matig moment toch de moeite waard is. Levert Streng niets op, zet hem dan één stap soepeler voordat je iets anders verandert.

Het antwoord: mogelijkheden

De momenten staan per dag, en per moment lees je van links naar rechts:

• De tijd waarop de afspraak zou beginnen en eindigen.
• Wie het doet.
• De score, als percentage. Hoe hoger, hoe beter het moment in de bestaande route past. De kleur zegt hoe ver de rij boven de gekozen lat zit: groen zit er ruim boven, geel maar net. De beste rij van de lijst krijgt een groen kader.
• De ritten die dit moment met zich meebrengt, elk op een eigen regel: 14 min · 7,1 km vanaf vorige afspraak in Amstelveen (12:50) en 11 min · 5,2 km naar volgende afspraak in Amsterdam (14:45). Je ziet de plaats en het tijdstip van de afspraak ervoor of erna, nooit de naam van die klant.

Een paar dingen die een rij nog meer kan zeggen:

Het pijltje rechts op een rij klapt de rest uit: de rit van en naar het startpunt en het totaal voor de dag.

Verder kijken

De planner doorzoekt vier weken en toont daarvan de zes beste momenten. Met Volgende opties krijg je de zes daarna, op volgorde van score; is die periode op, dan schuift hij door naar de vier weken erna. Vorige opties gaat terug.

Van mogelijkheid naar afspraak

Klik op een rij. Het gewone afspraakformulier opent, en alles wat de planner wist staat er al in: de klant, de dienst, de datum en tijd, de medewerker van die rij, de extra's met hun aantal, het adres en de duur.

Er is op dat moment nog niets geboekt. Je controleert, past aan wat je wilt, en klikt op Aanmaken — precies zoals bij een afspraak inplannen. Daarna vraagt Schedulinq zoals altijd of de klant een bevestiging moet krijgen.

Als er niets uitkomt

Geen mogelijkheden boven de lat. Er waren momenten, maar geen enkele haalde de gekozen strengheid. Drie uitwegen, in deze volgorde: Volgende opties kijkt vier weken verder; één stap soepeler bij Hoe streng? laat de momenten zien die net onder de lat zaten; Handmatig plannen opent het formulier en laat de keuze aan jou.

Niemand is aan deze dienst gekoppeld, geen enkele medewerker kan alle gekozen extra's uitvoeren, niemand werkt op deze locatie volgens het rooster — dit zijn geen zoekresultaten maar instellingen. De planner kan dan niets vinden, wat je ook aan de strengheid doet. Kijk bij het afspraaktype, de extra of het rooster.

De voorbereidingstijd valt buiten deze periode. De eerste mogelijke datum ligt verder weg dan vier weken. De knop Zoek vanaf … springt meteen naar die datum; of zet de voorbereidingstijd voor deze ene keer op Geen.

Dit adres is niet gevonden. Controleer straat, huisnummer en plaats, en bevestig opnieuw.

Even rustig aan. Je hebt in korte tijd heel veel gezocht — elke wijziging is een zoekopdracht. Wacht even en probeer het opnieuw.

Veelgestelde vragen

Waarom zie ik een moment met de tag buiten werkgebied? Omdat de planner voor jou zoekt, niet voor de klant. Op de boekingspagina krijgt een klant buiten je werkgebied geen tijden; jij mag zelf beslissen dat deze klant de rit waard is. De tag zegt bij welke collega het adres buiten het gebied valt — bij werkgebieden per medewerker kan dat per rij verschillen.

Waarom moet ik het adres bevestigen? Bij de klant hoefde dat niet. Het adres op de klantkaart is al bekend, dus dat wordt meteen bevestigd. Een adres dat je zelf typt, wordt pas opgezocht en bewaard als jij zegt dat het klopt.

De planner laat andere tijden zien dan mijn klant op de boekingspagina. Dat klopt. De planner begint op Streng terwijl je boekingspagina zijn eigen instelling volgt, hij zoekt bij al je medewerkers tegelijk, en hij toont de beste momenten van vier weken in plaats van een paar per dag.

Kan ik een moment kiezen dat er niet tussen staat? Ja. Handmatig plannen opent het formulier zonder tijd; je vult zelf een moment in, zoals altijd.

Ik zie geen klantveld, alleen adresvelden. Dan mag je met jouw rol niet in alle klanten zoeken. De planner werkt gewoon: typ het adres en bevestig het.