Een digitale werkbon voor cv-ketel en warmtepomp
Een uitgewerkt voorbeeld voor een installateur — de monteur vult de werkbon op zijn telefoon in, de klant tekent ter plekke, de afspraak sluit pas als de werkbon er is, en de klant krijgt hem als pdf.
De monteur staat op zolder bij een cv-ketel. Hij meet de druk en de CO-waarde, reinigt de brander, vervangt een ontstekingselektrode en schrijft het op een doordrukwerkbon. De klant zet er een krabbel onder. Die werkbon ligt daarna een week in de bus, wordt op kantoor overgetypt — als het handschrift leesbaar is — en volgend jaar weet niemand meer wat de CO-waarde toen was.
Deze pagina vervangt die werkbon door een formulier in Schedulinq. De monteur vult hem in op zijn telefoon, met foto's erbij; de klant tekent op het scherm; de afspraak kan pas worden afgerond als de werkbon klaar is; en de klant krijgt hem als pdf in zijn mail. Volgend jaar staan de metingen van vorig jaar onder de vragen.
Eén werkbon per soort toestel
Een formulier komt op een afspraak via de dienst. Je zegt: deze werkbon hoort bij Onderhoud cv-ketel en Storing cv-ketel, en elke afspraak voor die diensten krijgt hem vanzelf.
Een cv-ketel en een warmtepomp meet je verschillend: rookgas heeft een warmtepomp niet, een koudemiddelcircuit heeft een ketel niet. En een vraag die alleen verschijnt als het toestel een ketel is, bestaat niet. Dus:
| Dienst | Werkbon |
|---|---|
| Onderhoud cv-ketel | Werkbon cv-ketel |
| Storing cv-ketel | Werkbon cv-ketel |
| Onderhoud warmtepomp | Werkbon warmtepomp |
| Storing warmtepomp | Werkbon warmtepomp |
Heb je nu één dienst Storingsbezoek voor alles, dan komen er twee werkbonnen op elke storing — en met Nodig om af te ronden aan moeten ze allebei ingevuld of niet nodig verklaard zijn. Splits zo'n dienst per toestel. Dat helpt je klant op de boekingspagina ook: hij kiest meteen het goede, en jij weet welke monteur je stuurt.
De twee werkbonnen delen het grootste deel van hun vragen: een vraag maak je één keer en zet je op allebei. Alleen de metingen verschillen.
Hoe het loopt
De afspraak krijgt de werkbon vanzelf
Of de klant nu zelf boekt, je hem inplant of hij uit een onderhoudscontract komt: een afspraak voor een cv-ketel heeft meteen de werkbon cv-ketel.
De monteur vult hem in op zijn telefoon
Metingen, werkzaamheden, onderdelen, foto's, advies. Alles wordt bewaard terwijl hij typt.
De klant tekent ter plekke
Op dezelfde telefoon, met zijn vinger. Daarna ligt de werkbon vast.
Pas dan kan de afspraak worden afgerond
Zolang de werkbon open staat, blijft de afspraak open — en dat zie je in de agenda.
De klant krijgt de werkbon als pdf
In de mail die hij krijgt zodra de werkbon klaar is, of meteen via WhatsApp met Delen.
De werkbon cv-ketel
Drie secties, allemaal voor de monteur. De handtekening van de klant staat als laatste regel in de laatste sectie.
| Instelling | Keuze |
|---|---|
| Wanneer invullen | Bij elke afspraak |
| Voor welke diensten | Alleen bepaalde diensten: Onderhoud cv-ketel, Storing cv-ketel |
| Nodig om de afspraak af te ronden | Ja |
| De klant ziet het ingevulde formulier | Ja |
Sectie Metingen
Toelichting: Meet na het onderhoud of de reparatie, met de ketel op vol vermogen.
| Vraag | Type | Verplicht | Wie vult in | Waarom |
|---|---|---|---|---|
| Waterdruk installatie (bar) | Getal | Ja | Monteur | Met decimalen: 1,5 bar. Lage druk is de klacht die het vaakst terugkomt. |
| CO₂ bij vol vermogen (%) | Getal | Ja | Monteur | Zegt of de brander goed is afgesteld. |
| CO in de rookgassen (ppm) | Geheel getal | Ja | Monteur | De veiligheidswaarde. De analyser geeft hele getallen; daarom een geheel getal. |
| Rookgastemperatuur (°C) | Geheel getal | Nee | Monteur | Niet elke analyser geeft hem; optioneel, zodat de werkbon er niet op vastloopt. |
| Rookgasafvoer en luchttoevoer in orde | Ja / nee | Ja | Monteur | Een nee hoort in de bevindingen terug te komen. |
| Gasleiding en aansluitingen gasdicht | Ja / nee | Ja | Monteur | Idem. |
De eenheid in de vraag
Een getalvraag heeft geen eenheid en geen minimum of maximum. Zet de eenheid daarom tussen haakjes in de vraag: (bar), (%), (ppm).
Zonder eenheid typt de ene monteur 1,5 en de andere 150 (kPa), en dan zegt vorige keer niets meer. De eenheid in de vraag staat ook in de pdf die de klant krijgt. Bij een vraag kun je een voorbeeld in het grijs zetten, zoals Bijv. 1,5: dan is meteen duidelijk hoe precies je het wilt.
Sectie Uitgevoerd werk
| Vraag | Type | Verplicht | Wie vult in | Waarom |
|---|---|---|---|---|
| Uitgevoerde werkzaamheden | Meerkeuze | Ja | Monteur | Brander gereinigd, warmtewisselaar gereinigd, sifon gereinigd, expansievat gecontroleerd, installatie bijgevuld, installatie ontlucht, onderdeel vervangen. Vinkjes zijn op een telefoon sneller dan typen. |
| Gebruikte onderdelen en materialen | Lange tekst | Nee | Monteur | Eén regel per onderdeel, met aantal. Vrije tekst, want je voorraad kent Schedulinq niet. |
| Foto's | Bijlagen (foto's, maximaal 10) | Nee | Monteur | Het typeplaatje, de oude elektrode, een lekkend ventiel. Volle breedte. |
| Bevindingen | Lange tekst | Ja | Monteur | Wat de klant moet weten, in gewone taal: dit leest hij ook. |
Onderdelen op de werkbon staan niet op de factuur
Wat de monteur onder Gebruikte onderdelen en materialen zet, blijft op de werkbon. Er komt geen factuurregel van, en het object wordt er niet door bijgewerkt.
Antwoorden op een formulier gaan nooit ergens anders heen — dat is een bewuste keuze. Wie de factuur maakt, zet de onderdelen er zelf op; open de werkbon ernaast. Zie Factuur maken.
Foto's: tien is genoeg
Een fotovraag op een formulier mag tot twintig foto's hebben. Stel bij de vraag in hoeveel jij er wilt.
Elke foto komt in de pdf, twee naast elkaar. Twintig foto's maken een werkbon van meerdere pagina's die je klant niet leest. Met een maximum van tien kiest de monteur de foto's die iets laten zien.
Sectie Advies en afronding
| Vraag | Type | Verplicht | Wie vult in | Waarom |
|---|---|---|---|---|
| Toestel veilig in bedrijf achtergelaten | Ja / nee | Ja | Monteur | Het laatste wat hij controleert voor hij weggaat. |
| Advies | Keuzelijst | Ja | Monteur | Geen actie nodig, onderdeel binnenkort vervangen, vervanging toestel binnen 2 jaar, toestel buiten gebruik gesteld. Vaste keuzes, zodat je later kunt zien welke klanten je moet bellen over vervanging. |
| Toelichting bij het advies | Lange tekst | Nee | Monteur | Voor alles wat niet in een keuze past. |
| Handtekening klant | Handtekening — Klant tekent | Ja | Klant, op de telefoon van de monteur | Met de verklaring Ik heb de uitgevoerde werkzaamheden en het advies hierboven gezien. |
De handtekening staat als laatste
Een handtekening is geen vraag, maar een eigen regel op het formulier, en hij kan alleen in een sectie die de medewerker invult.
Zodra de klant tekent, ligt de hele werkbon vast: niemand kan er nog een antwoord, foto of vinkje in veranderen. Zet hem dus onderaan, zodat de klant tekent voor wat er echt staat. Wat er bij het tekenen stond, is vastgelegd met een controlegetal; dat staat ook in de pdf.
Verplicht, of toch niet?
Met Verplicht is de werkbon pas ingevuld als de klant heeft getekend — en is de afspraak pas af te ronden als de klant heeft getekend.
Bij een storing is de klant er altijd. Bij onderhoud vaak ook, maar niet altijd: de sleutel ligt bij de buren. Gebeurt dat bij jou regelmatig, zet de handtekening dan op Optioneel. Laat de klant in dat geval tekenen vóórdat de monteur Markeren als ingevuld kiest: tekenen rondt de werkbon meteen af, mét handtekening in de mail. Andersom gaat de mail al weg vóór de klant heeft getekend.
De werkbon warmtepomp
Dezelfde opbouw. De secties Uitgevoerd werk en Advies en afronding neem je over met dezelfde vragen, op Uitgevoerde werkzaamheden na (zie onder). De metingen zijn anders:
| Vraag | Type | Verplicht | Waarom |
|---|---|---|---|
| Waterdruk installatie (bar) | Getal | Ja | Dezelfde vraag als op de werkbon cv-ketel. |
| Aanvoertemperatuur (°C) | Getal | Ja | Het verschil met de retourtemperatuur zegt of de installatie haar warmte goed afgeeft. |
| Retourtemperatuur (°C) | Getal | Ja | Zie hierboven; met Vorige keer tonen zie je of het verschil groter wordt. |
| Lekdichtheid koudemiddelcircuit gecontroleerd | Ja / nee | Ja | Wat je bij een warmtepomp moet vastleggen, hangt van het toestel af; neem op wat jij moet kunnen laten zien. |
| Condensafvoer vrij | Ja / nee | Ja | De klassieke oorzaak van een storing in de winter. |
Bij Uitgevoerde werkzaamheden maak je voor de warmtepomp een eigen vraag met eigen keuzes (filter gereinigd, verdamper gereinigd, …): de keuzes van de ketelvraag passen er niet op.
Inrichten in Schedulinq
Splits je diensten per toestel
Als dat nog niet zo is. Zie Afspraaktype aanmaken.
Maak de vragen
Onder Bedrijf → Aangepaste velden, tabblad Formuliervragen, of vanuit het formulier met Nieuwe vraag…. Bij de fotovraag kies je het type Bijlagen, onder Toegestane bestandssoorten alleen Foto's, en zet je Maximum aantal bestanden op 10. Bij een vraag kun je ook Voorbeeldafbeeldingen zetten — waar het typeplaatje zit, bijvoorbeeld — die de monteur boven de vraag ziet. Zie Een formulier bouwen.
Maak de werkbon
Bedrijf → Formulieren → Formulier toevoegen. Naam, Bij elke afspraak, de twee ketel-diensten aangevinkt. Drie secties op Medewerker vult in, en in de laatste, onder de vragen, + Handtekening met Klant tekent.
Zet de twee schakelaars aan
Nodig om de afspraak af te ronden: Ja en De klant ziet het ingevulde formulier: Ja. Bij het opslaan zegt Schedulinq hoeveel komende afspraken de werkbon erbij krijgen, en hoeveel daarvan pas af te ronden zijn als hij is ingevuld. Klanten krijgen daar geen bericht van.
Zet de mail met de pdf klaar
Dit gaat niet vanzelf. Ga naar Communicatie → Stappen, kies de stroom Formulier en voeg een stap toe: bij Bij het afronden van een formulier, per e-mail, aan de Klant, met Pdf bijvoegen aan. Zie Antwoorden en geschiedenis.
Controleer wie wat mag
Een monteur heeft bij Formulieren Invullen en inzien nodig; Niet nodig verklaren geef je alleen aan wie mag besluiten dat een werkbon overbodig is, meestal de planner. Zolang alleen beheerders de werkbon kunnen invullen, waarschuwt het formulier je daar zelf voor. Zie Rollen en rechten.
Maak de warmtepompwerkbon
Hetzelfde, met de twee warmtepompdiensten en de eigen metingen. De gedeelde vragen kies je uit de lijst bij + Vraag toevoegen.
Op de dag zelf
In de agenda en op de afspraak
Een afspraak waarvan de werkbon nog open staat, heeft in de agenda een klembord met een uitroepteken: Werkbon nog niet ingevuld. Op de afspraak staat bovenaan waarom hij nog niet af te ronden is, en de werkbon staat onder Formulieren.
Formulier invullen bovenaan brengt de monteur meteen naar de werkbon.
De monteur vult hem in
Op zijn telefoon opent de werkbon als één kolom, sectie onder sectie. Alles wordt bewaard terwijl hij typt — er is geen knop om op te slaan. Bij de foto's staan op een telefoon twee knoppen: Foto maken opent de camera, Uit galerij kiest een foto die hij al had. Grote foto's worden verkleind voordat ze worden verstuurd, dus ook op een zolder met slecht bereik gaat dat vlot. Zie Een formulier invullen.
Wat was het vorig jaar?
Met Vorige keer tonen staat onder elke vraag wat er bij het vorige bezoek aan dit toestel is ingevuld, met gewijzigd waar het nu anders is. Een CO-waarde die van 38 naar 52 ppm gaat, valt zo meteen op.
Vorige keer hoort bij het object
Staat er op de afspraak een object, dan zoekt Schedulinq de laatste ingevulde werkbon van díe ketel — niet van de warmtepomp die dezelfde klant ook heeft.
Dat werkt alleen als het object op de afspraak staat. Zonder object pakt Schedulinq de laatste werkbon van de klant, van welk toestel ook. Laat je klanten bij het boeken hun toestel kiezen, of zet het er zelf op. Zie Objecten van klanten.
Klaar: markeren, tekenen, afronden
Markeren als ingevuld
Ontbreekt er nog een verplicht antwoord, dan springt de pagina ernaartoe en gebeurt er verder niets.
Laten tekenen
Die knop staat nu bovenaan. De monteur geeft zijn telefoon aan de klant; de naam staat er al in, de klant tekent met zijn vinger en kiest Ondertekenen.
Afspraak afronden
Zodra de werkbon klaar is, verandert de knop in Afspraak afronden. Een monteur die op de afspraak staat, mag dat zelf doen zodra de afspraak begonnen is, ook als hij verder geen afspraken mag wijzigen.
De klant krijgt zijn werkbon
Op het moment dat de werkbon klaar is, gaat de mail weg die je bij Inrichten hebt klaargezet, met de werkbon als pdf erbij. In die pdf staan je logo, de klant, het adres, de datum, het toestel, alle antwoorden, de foto's en de handtekening met het controlegetal. Namen van collega's staan niet in de versie voor de klant.
Wil de klant hem meteen hebben, of heeft hij geen e-mailadres? Kies dan op de telefoon Acties → Delen: dan opent het deelmenu van de telefoon, en stuur je de pdf via WhatsApp of een andere app. Op een computer staat Delen er niet; daar gebruik je Pdf downloaden. Heeft de klant toegang tot het klantportaal, dan staat de werkbon daar ook, onder Formulieren.
De werkbon, het toestel en het contract
Het toestel krijgt de werkbon in zijn geschiedenis
Op de pagina van het object staan alle werkbonnen van dat toestel, ook die van een vorige eigenaar. De antwoorden worden niet in het object zelf gezet: bouwjaar en serienummer blijven eigen velden van het object, en die vraag je op de werkbon dus niet opnieuw.
Een vervangen onderdeel zet je zelf op het object
Heeft een toestel een kaart Onderdelen, met serienummer en garantie per onderdeel? Dan werkt de monteur die bij met Onderdeel toevoegen op de pagina van het object. De werkbon doet dat niet voor hem.
Onderhoudscontracten krijgen de werkbon vanzelf
Een afspraak die je klant boekt vanuit de jaarlijkse uitnodiging van zijn onderhoudscontract is een afspraak voor Onderhoud cv-ketel als elke andere, en krijgt dus de werkbon. Je hoeft er niets voor te doen.
Veelgestelde vragen
De klant was er niet om te tekenen. Met een verplichte handtekening blijft de werkbon op Wacht op handtekening staan, en de afspraak open. Kom je later terug, dan laat je alsnog tekenen. Is dat niet de bedoeling, dan kan een collega met Niet nodig verklaren de hele werkbon via Acties → Niet nodig… met een reden afsluiten — maar dan is hij niet ingevuld en gaat er niets naar de klant. Gebeurt dit vaak, zet de handtekening dan op Optioneel (zie hierboven).
Er staat een fout in een getekende werkbon. Kies Opnieuw openen en geef een reden. De handtekening wordt ongeldig gemaakt (en blijft zichtbaar als ongeldig), de werkbon gaat weer open, en na de correctie laat je opnieuw tekenen. De klant krijgt dan de verbeterde werkbon opnieuw gemaild. Opnieuw openen mag wie Niet nodig verklaren heeft, of de monteur die de handtekening liet zetten, zolang de afspraak nog niet is afgerond.
Ik maak een factuur voor een afspraak waarvan de werkbon nog open staat. Dat kan: de factuur wacht nooit op een werkbon. De afspraak blijft alleen open tot de werkbon is ingevuld; Schedulinq zegt erbij welke afspraken het niet heeft kunnen afronden.
Welke werkbonnen staan er nog open? In Afspraken → Overzicht kies je het filter Formulieren: werkbon niet ingevuld. Zet je de kolom Formulieren aan, dan zie je het ook per regel. Zie Het afsprakenoverzicht.
De monteur had even geen bereik. Wat hij typte, staat nog op zijn scherm en Schedulinq probeert het steeds opnieuw te bewaren; onder de titel staat Niet opgeslagen: geen verbinding, wordt opnieuw geprobeerd tot het gelukt is. Laat hem de pagina niet sluiten voordat er weer Opgeslagen staat.
Kan de klant zelf vooraf iets invullen, zoals de foutcode van een storing? Ja, met een sectie op Klant vult in, en bij Klant vult in de keuze Thuis, als je het verstuurt. Dat verzoek verstuur je per afspraak met de hand. Hoe het deel van de klant meetelt voordat je de afspraak kunt afronden, staat in De klant vult het zelf in.
Kan ik een werkbon toevoegen aan een afspraak die hem niet vanzelf kreeg? Ja, met + Formulier op de kaart Formulieren van de afspraak — bijvoorbeeld een afspraak die al voorbij was toen je de werkbon maakte. Dat kan alleen bij een afspraak voor een van de diensten van de werkbon. Een klus zonder afspraak? Dan start je de werkbon vanaf de klant of het object, in de Notities.