Uitnodigingen versturen

Bij een uitnodiging kies jij wat er gebeurt en bij wie het mag, en kiest de klant wanneer. Je stuurt de uitnodiging, de klant boekt zelf een tijd die past, en de afspraak komt in je agenda te staan.

Stap voor stap

1. Open Uitnodigingen

   Klik in het menu links op Afspraken → Uitnodigingen. Je ziet alle uitnodigingen die je hebt verstuurd. Het scherm opent op In afwachting — de uitnodigingen waar je nog iets van kunt verwachten.

   

2. Kies wat voor uitnodiging

   Klik rechtsboven op Nieuwe uitnodiging. Schedulinq vraagt eerst wat voor uitnodiging het wordt.

   

   Eén afspraak is de gewone keuze: de klant boekt één dienst. Meerdere afspraken is voor een klant die op dezelfde dag meerdere diensten achter elkaar afneemt — die krijgt zijn eigen handleiding.

3. Vul de uitnodiging in

   

   Zoek de klant op naam. Vanaf de eerste letters verschijnt een lijstje met e-mailadres en adres erbij, zodat je twee klanten met dezelfde naam uit elkaar houdt.

   

4. Kies de dienst

   Het afspraaktype vraagt eerst waar de afspraak plaatsvindt, en daarna pas welke dienst het is.

   

   Dat verrast de eerste keer — je verwacht meteen een lijst met diensten. De reden is dat niet elke dienst overal wordt aangeboden: door eerst de plek te kiezen, zie je daarna alleen diensten die daar ook echt kunnen.

   

5. Verstuur

   Klik rechtsboven op Uitnodiging versturen. De klant krijgt direct een e-mail met een link waarmee hij zelf een moment kiest.

De velden die uitleg verdienen

Bij wie mag deze afspraak ingepland worden?

Verplicht

Vink de teamleden aan bij wie de klant terecht kan. De klant krijgt alleen momenten te zien waarop minstens één van hen vrij is.

Waarom

Vink je iedereen aan, dan vindt de klant vrijwel altijd een moment — maar de afspraak kan bij een collega landen die deze klus niet doet. Vink je één iemand aan, dan is de agenda van die persoon meteen de bottleneck. Vink aan wie het werk echt kan doen, niet meer en niet minder.

Vereiste teamleden per afspraak

Standaard: 1

Hoeveel mensen er tegelijk bij de afspraak moeten zijn.

Waarom

Zet dit op 2 voor werk dat je niet alleen doet. Schedulinq biedt de klant dan alleen momenten aan waarop er ook echt twee van de aangevinkte mensen vrij zijn — anders boekt de klant een moment waarop je met te weinig mensen staat.

Adres

Vooraf ingevuld

Overgenomen uit het klantdossier. Je kunt het hier aanpassen voor deze ene uitnodiging.

Waarom

Het opgeslagen adres van de klant verandert niet mee. Handig als de klant deze ene keer op een ander adres zit; verhuist de klant echt, pas het dan aan op de klantkaart zelf, anders staat het bij de volgende afspraak weer verkeerd.

Interne notitie

Optioneel

Alleen zichtbaar voor jou en je team — de klant ziet dit nooit.

Waarom

Wat je hier schrijft wordt overgenomen in de afspraak zodra de klant boekt. Dat is de plek voor "poort staat op slot, bellen bij nr. 12" — informatie die de collega nodig heeft die er straks heen gaat.

Wat er daarna gebeurt

Open een uitnodiging om te zien waar hij staat.

Rechts staat onder Communicatie wat er verstuurd is en wat er nog gepland staat. Die berichten komen uit je communicatiestappen — je stelt ze niet per uitnodiging in, maar één keer voor je hele bedrijf.

Met Acties rechtsboven stuur je de uitnodiging opnieuw of verwijder je hem.

De vier statussen

Veelgestelde vragen

Ik wil dezelfde klant nog een keer uitnodigen voor dezelfde dienst. Dat mag. Schedulinq waarschuwt dat er al een openstaande uitnodiging is en vraagt of je zeker weet dat je doorgaat. Ga je door, dan blijven ze allebei geldig en kan de klant met beide boeken. Wil je dat niet, verwijder dan eerst de oude.

De klant zegt dat hij geen momenten ziet. Dan is er geen enkel moment vrij bij de aangevinkte teamleden. Kijk of er genoeg mensen zijn aangevinkt, of Vereiste teamleden per afspraak niet te hoog staat, en of die mensen werktijden hebben in de periode waarin de klant zoekt.

Kan ik zelf een tijd prikken in plaats van de klant? Ja — dan maak je geen uitnodiging maar direct een afspraak in de agenda.

Verandert het adres van de klant als ik het hier aanpas? Nee. Een adres dat je op de uitnodiging aanpast, geldt alleen voor deze afspraak.