Duur en beschikbaarheid

Twee instellingen op een afspraaktype bepalen samen of er ooit een tijd te kiezen valt: hoe lang de dienst duurt, en of klanten hem zelf mogen boeken. Ze lijken klein en ze bepalen alles — een dienst zonder duur verschijnt nergens, en een dienst die openstaat terwijl je hem eigenlijk zelf wilt inplannen levert afspraken op waar je niet op tijd kunt zijn.

Deze pagina legt eerst uit hoe een tijdslot ontstaat, zodat je snapt waar die twee instellingen ingrijpen, en behandelt ze daarna allebei.

Hoe een tijdslot ontstaat

Schedulinq loopt bij elke boekingspagina dezelfde volgorde af. Zodra één stap niets oplevert, houden de tijden op — naar de stappen daarna kijkt Schedulinq niet eens meer.

1. Staat de dienst überhaupt in de catalogus?

   Een afspraaktype wordt alleen aan klanten getoond als het aan alle drie voldoet: Online boeken staat aan, er is een duur ingesteld, en er is minstens één medewerker toegewezen. Ontbreekt er één, dan bestaat de dienst voor de klant niet.

2. Kan iemand de dienst uitvoeren?

   Van de toegewezen medewerkers blijven alleen de actieve over. Kiest de klant extra's, dan moet één en dezelfde medewerker de dienst én alle gekozen extra's kunnen doen.

3. Komt het adres binnen het werkgebied?

   Bij werk op het adres van de klant valt iedereen af wiens werkgebied dat adres niet dekt voor deze dienst.

4. Heeft iemand een rooster dat bij deze dienst past?

   Er moet een roosterblok bestaan dat past bij de werkplek van de afspraak (bij de klant, op locatie, videogesprek of telefonisch) én bij de diensten waarvoor dat blok bedoeld is. Dit is de stap die het vaakst stilletjes misgaat — zie hieronder.

5. Blijft er na de datumregels nog iets over?

   Pas hier gelden je boekingsregels: mag er vandaag geboekt worden, hoe ver vooruit mag het, en welke vrije dagen en bestaande afspraken vallen weg.

Welke diensten mogen klanten zelf boeken?

Dit is de belangrijkste keuze op deze pagina, en je maakt hem per dienst. Niet alles wat je aanbiedt hoort op een boekingspagina.

Een dienst waarvan je de omvang vooraf kent, kan gerust open staan. Een onderhoudsbeurt duurt een uur, een offertegesprek bij de klant een half uur — daar prikt een klant prima zelf een moment voor.

Een dienst waarvan je de omvang pas ziet als je er staat, kan dat niet. Een installatie of een garantiecontrole hangt af van wat je aantreft; die plan je liever zelf in, of je stuurt de klant een uitnodiging zodra je weet hoeveel tijd je nodig hebt.

De duur instellen

Open de dienst en kijk bij Duur. Een van de knoppen moet geselecteerd zijn.

Staat Geen duur ingesteld aan, dan verdwijnt de dienst van je boekingspagina. Dat is bedoeld gedrag — je gebruikt het voor klussen waarvan je de lengte pas na een intake weet — maar het is ook de oorzaak die het vaakst over het hoofd wordt gezien.

Zo'n dienst plan je zelf in, met een lengte per afspraak. Zoek je er tijden voor met Afspraakmogelijkheden zoeken, of zet je hem in een reeks afspraken of in een uitnodiging met meerdere diensten, dan staat de lengte eerst op een half uur, met eronder Deze dienst heeft geen vaste duur. Vul in hoe lang deze afspraak duurt. Zet hem op de echte lengte voordat je zoekt of opslaat.

De duur bepaalt daarna hoe lang het gereserveerde blok is. Een dienst van twee uur past niet in een rooster van 09:00 tot 10:00: het blok moet lang genoeg zijn om de hele afspraak te bevatten, inclusief reistijd bij werk op locatie.

Voorbereidingstijd

Onder Afspraaktype → Duur staat Voorbereidingstijd. Die schuift de vroegst boekbare dag naar achteren, en doet dat stil: er verschijnt geen melding, de eerste dagen zijn simpelweg leeg.

Voorbereidingstijd

Standaard: geen

Het minimum aantal dagen dat een klant vooruit moet boeken. Staat dit op 3 dagen, dan ziet iemand die vandaag boekt de eerste vrije tijd pas over 3 dagen — ook als je rooster vanmiddag nog helemaal open ligt.

Waarom

Dit geldt ook voor uitnodigingen. Stuur je een klant een uitnodiging voor een afspraaktype met 3 dagen voorbereidingstijd, dan kan die klant de eerste drie dagen niets kiezen. Een uitnodiging slaat de controle op het werkgebied wél over, de voorbereidingstijd niet.

Geen tijden zichtbaar?

Klopt de duur en staat de dienst open, maar krijgt je klant nog steeds niets te zien, dan ligt het niet meer aan deze pagina. Er zijn dan nog vijf filters die een moment kunnen wegnemen: wie de dienst mag doen, wie de gekozen extra's mag doen, wie er op die locatie werkt, wie er is ingeroosterd, en wie het adres bedient.

Die loop je één voor één af in Er zijn geen tijden beschikbaar. Die pagina is opgebouwd rond de melding die je klant op het scherm ziet, dus je zoekt er direct jouw geval op.

Veelgestelde vragen

Ik heb alles gecontroleerd en er is nog steeds niets. Kijk of de agenda's van je medewerkers al vol staan. De vijf stappen hierboven gaan over structurele oorzaken; een volgeboekte week levert ook een lege pagina op, maar dan wel eentje die vanzelf weer openbreekt.

Moet ik reistijd meerekenen in de duur? Nee. Bij werk op het adres van de klant rekent Schedulinq de reistijd er zelf bovenop. De duur is de tijd die je bij de klant bezig bent.

Een medewerker staat in het rooster maar krijgt geen afspraken. Controleer of die persoon ook echt aan de dienst is toegewezen (blok Toegewezen medewerkers in het afspraaktype). In het rooster staan is niet genoeg — de dienst moet de persoon kennen, en het roosterblok moet de dienst toestaan.

Kom je er niet uit, loop dan ook de checklist om live te gaan af, of kijk nog eens bij afspraaktype aanmaken.