Duur en beschikbaarheid
Waarom een klant wel of geen tijden ziet — en hoe je een dienst zonder tijdslots stap voor stap terugvindt.
"Mijn dienst staat online, maar klanten zien geen enkele tijd." Dat is bijna nooit één instelling die verkeerd staat. Een tijdslot ontstaat pas als een reeks voorwaarden allemaal kloppen, en die staan verspreid over vier schermen.
Deze handleiding legt eerst uit hoe een tijdslot ontstaat, en geeft daarna een zoeklijst waarmee je in een paar minuten vindt welke schakel ontbreekt.
Hoe een tijdslot ontstaat
Schedulinq loopt bij elke boekingspagina dezelfde volgorde af. Zodra één stap niets oplevert, stoppen de tijden — de stappen daarna worden niet eens meer bekeken.
Staat de dienst überhaupt in de catalogus?
Een afspraaktype wordt alleen aan klanten getoond als het aan alle drie voldoet: Online boeken staat aan, er is een duur ingesteld, en er is minstens één medewerker toegewezen. Ontbreekt er één, dan bestaat de dienst voor de klant niet.
Kan iemand de dienst uitvoeren?
Van de toegewezen medewerkers blijven alleen de actieve over. Kiest de klant extra's, dan moet één en dezelfde medewerker de dienst én alle gekozen extra's kunnen doen.
Komt het adres binnen het werkgebied?
Bij werk op het adres van de klant valt iedereen af wiens werkgebied dat adres niet dekt.
Heeft iemand een rooster dat bij deze dienst past?
Er moet een roosterblok bestaan dat past bij de werkplek van de dienst (bij de klant of op locatie) én bij de diensten waarvoor dat blok bedoeld is. Dit is de stap die het vaakst stilletjes misgaat — zie hieronder.
Blijft er na de datumregels nog iets over?
Pas hier gelden je boekingsregels: mag er vandaag geboekt worden, hoe ver vooruit mag het, en welke vrije dagen en bestaande afspraken vallen weg.
Geen tijden zichtbaar? Loop deze lijst af
1. De statuskolom vertelt niet alles
Open Instellingen → Afspraaktypes. De statuskolom toont Boekbaar, Niet boekbaar of Geen medewerkers.
2. Controleer de duur
Open de dienst en kijk bij Duur. Een van de knoppen moet geselecteerd zijn.
Staat Geen duur ingesteld aan, dan verdwijnt de dienst van je boekingspagina. Dat is bedoeld gedrag — je gebruikt het voor klussen waarvan je de lengte pas na een intake weet — maar het is ook de meest gemiste oorzaak.
De duur bepaalt daarna hoe lang het gereserveerde blok is. Een dienst van twee uur past niet in een rooster van 09:00 tot 10:00: het blok moet lang genoeg zijn om de hele afspraak te bevatten, inclusief reistijd bij werk op locatie.
3. Roosterblokken die maar één dienst bedienen
Dit is de vervelendste, omdat geen enkel scherm op zichzelf iets fouts laat zien.
Een roosterblok kan beperkt zijn tot bepaalde diensten. Staat er in de kolom Diensten iets anders dan Alle afspraaktypes, dan biedt dat blok alleen die diensten aan — en levert het voor elke andere dienst nul tijdslots op.
Op het rooster zie je hetzelfde verschil naast elkaar staan:
De oplossing is meestal niet het blok verruimen, maar een tweede blok toevoegen voor de andere diensten — blokken mogen overlappen, ook met verschillende dienstbeperkingen.
4. Werkplek en locatie sluiten niet op elkaar aan
Bij Waar vindt dit plaats? staat per dienst of hij bij de klant, op locatie, of allebei plaatsvindt. Elk roosterblok heeft dezelfde keuze onder Werkplek. Die twee moeten op elkaar aansluiten.
Een dienst die alleen op locatie wordt uitgevoerd, krijgt geen tijden uit een roosterblok dat op Bij de klant staat — ook niet als de tijden verder perfect passen. Werk je op meerdere locaties, dan moet het blok bovendien aan de juiste locatie hangen.
5. Het adres valt buiten je werkgebied
Werk je bij klanten thuis, dan valt een medewerker af zodra het adres van de klant buiten diens werkgebied ligt. Ligt het adres buiten ieders werkgebied, dan ziet de klant geen enkele tijd — ongeacht het rooster. Controleer dit onder Bedrijf → Werkgebied.
6. Pas dan: de boekingsregels
Onder Online boeken → Boekingsregels staan de regels die bepalen welke dagen overblijven.
Boekingen op de huidige dag toestaan
Standaard: uitStaat dit uit, dan is de vroegste boekbare dag morgen. Dat is normaal gesproken precies wat je wilt, maar het verklaart wel waarom een klant vanmiddag niets meer kan boeken.
Zet je dit aan, dan verschijnt er een extra veld: Minimale aanlooptijd. Dat aantal minuten geldt alleen voor de huidige dag, en je reistijd naar de klant komt er nog bovenop. Staat boeken op de huidige dag uit, dan doet die aanlooptijd niets — daarom is het veld dan ook verborgen.
Maximale boekingsperiode
Standaard: 365 dagenHoe ver vooruit klanten mogen boeken.
Zet je dit heel laag — bijvoorbeeld 7 dagen — en je team werkt met een rooster dat pas verderop in de maand begint, dan valt alles buiten het venster en blijft de pagina leeg.
Termijn voor annuleren en verzetten
Standaard: 1 dagHoeveel dagen vóór de afspraak de klant niet meer zelf mag annuleren of verzetten. Met 0 blijft wijzigen altijd mogelijk.
Dit heeft geen invloed op welke tijden een nieuwe klant ziet — alleen op wat een bestaande klant achteraf nog zelf kan.
7. Vrije dagen en losse beschikbaarheid
Onder Team → Rooster beheer je vrije dagen en extra beschikbaarheid. Twee dingen die vaak verrassen:
- Een vrije dag knipt tijd weg uit het gewone rooster van die dag.
- Extra beschikbaarheid werkt andersom: het voegt een blok toe, óók op een dag waarop iemand normaal niet werkt. Een vrije dag haalt zo'n extra blok niet weg — die twee staan los van elkaar.
Veelgestelde vragen
Ik heb alles gecontroleerd en er is nog steeds niets. Kijk of de agenda's van je medewerkers al vol staan. De zes stappen hierboven gaan over structurele oorzaken; een volgeboekte week levert ook een lege pagina op, maar dan wel eentje die vanzelf weer openbreekt.
Moet ik reistijd meerekenen in de duur? Nee. Bij werk op het adres van de klant rekent Schedulinq de reistijd er zelf bovenop. De duur is de tijd die je bij de klant bezig bent.
Een medewerker staat in het rooster maar krijgt geen afspraken. Controleer of die persoon ook echt aan de dienst is toegewezen (blok Toegewezen medewerkers in het afspraaktype). In het rooster staan is niet genoeg — de dienst moet de persoon kennen, en het roosterblok moet de dienst toestaan.
Kom je er niet uit, loop dan ook de checklist om live te gaan af, of kijk nog eens bij afspraaktype aanmaken.