Eigen velden toevoegen

Schedulinq kent naam, adres en telefoonnummer. Wat het niet kan weten, is wat jouw vak nog meer nodig heeft: een kenteken, een btw-nummer, het merk van de ketel, een foto van de situatie vooraf. Daar zijn aangepaste velden voor.

Je maakt ze zelf aan, kiest per veld waar ze verschijnen, en vanaf dat moment staan ze in je beheerformulieren, op je boekingspagina en als kolom in je overzichten.

Klantveld of afspraakveld

De eerste keuze is meteen de belangrijkste, want je kunt hem later niet meer wijzigen: hangt dit gegeven aan de klant of aan de afspraak?

Het verschil is of het gegeven verandert per bezoek:

• Klant — hoort bij de persoon of het bedrijf en blijft gelijk over afspraken heen. Een btw-nummer, een klantnummer bij je leverancier, een pasnummer.
• Afspraak — hoort bij dit ene bezoek. Een foto van de situatie, de gewenste starttijd van een levering, een omschrijving van de klacht.

Stap voor stap

1. Open Aangepaste velden

   Ga naar Instellingen → Aangepaste velden. Je ziet de velden die je al hebt, met per rij de key, het type, de eigenschappen en voor wie het veld geldt.

   

2. Kies het tabblad Klant of Afspraak

   De lijst en de knop Nieuw veld werken op het tabblad dat aan staat. Sta je op Klant, dan maak je een klantveld.

3. Vul de basis in

   Klik op Nieuw veld. Links vul je in wat het veld is: de key, het veldtype en het label dat mensen te zien krijgen.

   

4. Bepaal het gedrag

   Rechtsboven, onder Gedrag, kies je waar het veld verschijnt en of het verplicht is. Dit is het blok dat het meeste verschil maakt — hieronder staat precies wat elke aanvinkoptie doet.

5. Beperk het veld waar nodig

   Onder Geldt voor kun je het veld beperken tot zakelijke klanten, of tot bepaalde afspraaktypes. Laat je alles open, dan geldt het overal.

6. Klik op Aanmaken

   Het veld staat er meteen in. Bestaande klanten en afspraken krijgen het veld er leeg bij — er wordt niets met terugwerkende kracht ingevuld.

Blok Basis

Key

VerplichtLater niet te wijzigen

De vaste sleutel van het veld: kleine letters, cijfers en underscores.

Waarom

Je klanten zien de key nooit; hij is de verwijzing die gelijk blijft als je het label later herschrijft of vertaalt, en waarmee exports en kolommen dit veld herkennen. Hij ligt vast zodra het veld bestaat — hernoemen doe je door te archiveren en opnieuw aan te maken.

Veldtype

VerplichtLater beperkt te wijzigen

Wat voor soort gegeven het is. Er zijn dertien types: tekst, lange tekst, getal, geheel getal, ja/nee, datum, datum & tijd, keuzelijst, meerkeuze, e-mailadres, telefoonnummer, URL en bijlagen.

Waarom

Het type bepaalt niet alleen hoe het invoerveld eruitziet, maar ook waar Schedulinq op controleert. Kies je E-mailadres in plaats van Tekst, dan wordt een adres zonder apenstaartje geweigerd in plaats van opgeslagen.

Label

VerplichtPer taal

De tekst boven het invoerveld — dit is wat je team én je klant leest. Ondersteunt je bedrijf meer dan één taal, dan staat er een taalbalk boven het label en vul je het per taal in.

Waarom

Het label is het enige van dit veld dat een klant ooit ziet, dus schrijf het zoals je het aan de telefoon zou zeggen. Ontbreekt een taal, dan valt Schedulinq terug op een taal die je wél hebt ingevuld — het veld verdwijnt nooit, maar het leest dan niet in de taal van je klant.

Keuzes

Alleen bij keuzelijst en meerkeuze

Bij een keuzelijst of meerkeuze verschijnt een extra blok waarin je de opties invult. Elke optie heeft een waarde (die wordt opgeslagen) en een label per taal (dat wordt getoond).

Waarom

Door die twee te scheiden kun je het label later herschrijven of vertalen zonder dat de al opgeslagen antwoorden veranderen. Houd de waarde daarom kort en onveranderlijk — diesel, niet Diesel (roetfilter).

Aantal bestanden en toegestane soorten

Alleen bij bijlagen

Bij het type Bijlagen geef je aan hoeveel bestanden er mogen en welke soorten: afbeeldingen, PDF, documenten of spreadsheets. Per soort staat erbij welke extensies daaronder vallen. Eén bestand is de standaard, vijf is het maximum.

Waarom

De soorten die je aanvinkt bepalen wat de bestandskiezer aanbiedt, maar de server controleert de inhoud van het bestand — niet alleen de naam. Iemand die een .exe hernoemt naar .pdf komt er dus niet mee weg.

Blok Gedrag

Drie aanvinkopties, en samen bepalen ze waar het veld opduikt.

Verplicht wanneer een medewerker de afspraak maakt

Je team kan niet opslaan zolang dit veld leeg is.

Waarom

Gebruik dit voor gegevens waar je administratie op vastloopt als ze ontbreken — een btw-nummer op een zakelijke klant. Zet het niet aan voor iets dat je pas ter plekke te weten komt: dan blokkeer je je eigen team bij het inplannen.

Tonen op de online boekingspagina

Zonder dit vinkje is het veld alleen voor intern gebruik. Mét dit vinkje krijgt de klant het te zien tijdens het boeken.

Waarom

Dit is de grens tussen "iets dat wij bijhouden" en "iets dat we aan de klant vragen". Elk veld dat je hier aanzet maakt het boekingsformulier langer, dus vraag alleen wat je nodig hebt om de afspraak goed uit te voeren.

Verplicht voor de klant bij online boeken

Alleen zichtbaar als het veld op de boekingspagina staat

De klant kan de boeking niet afronden zonder dit veld in te vullen.

Waarom

Dit staat los van Verplicht wanneer een medewerker de afspraak maakt — en dat is met opzet. Een kenteken wil je van een klant die zelf online boekt altijd hebben, terwijl je collega aan de telefoon een afspraak moet kunnen inplannen voor iemand die het even niet bij de hand heeft. Twee vinkjes, twee situaties.

Waar het veld dan verschijnt

De drie vinkjes samen, in één tabel:

De kolom staat er los van: elk veld kun je als kolom aanzetten in het klanten- of afsprakenoverzicht, via Kolommen instellen op dat overzicht. Dat hangt niet aan een van deze vinkjes.

Blok Geldt voor

Klanttype

Alleen bij klantvelden

Voor iedereen, Alleen particuliere klanten of Alleen zakelijke klanten.

Waarom

Een btw-nummer vragen aan een particulier is een leeg veld dat iedereen moet overslaan. Door hier te beperken verdwijnt het veld voor de helft van je klanten, in plaats van dat het optioneel wordt voor iedereen.

Afspraaktypes

Alleen bij afspraakvelden

Kies de afspraaktypes waarvoor dit veld geldt. Laat je alles leeg, dan geldt het voor élk afspraaktype.

Waarom

Zo vraag je "welk merk ketel?" alleen bij een onderhoudsbeurt, en niet bij een intakegesprek. Let op de logica van het lege vinkje: niets aanvinken betekent overal, niet nergens.

Blok Geavanceerd

Standaardwaarde

Optioneel

Een waarde waarmee het veld alvast is ingevuld.

Waarom

Dit vult alleen nieuwe invoer voor. Bestaande klanten en afspraken worden nooit met terugwerkende kracht bijgewerkt — een standaardwaarde is dus een tijdsbesparing, geen manier om ontbrekende gegevens aan te vullen.

Volgorde

Sleep de rijen in het overzicht om de volgorde te bepalen. Die volgorde geldt zowel voor je beheerformulieren als voor de boekingspagina, dus je bepaalt er meteen mee in welke volgorde je klant de vragen krijgt.

Archiveren in plaats van verwijderen

Een veld gaat niet weg, het gaat op archief. Klik op het prullenbakje in de rij en bevestig.

Wat er dan gebeurt:

• Het veld verdwijnt uit alle formulieren en tabellen.
• Bestaande waarden blijven bewaard. Ze komen weer tevoorschijn als je het veld herstelt.
• Herstellen kan zolang geen ander actief veld dezelfde key gebruikt.

Gearchiveerde velden vind je terug via Gearchiveerde tonen in de knoppenbalk.

Veelgestelde vragen

Ik heb een veld verkeerd genoemd. Kan ik de key aanpassen? Nee. Het label kun je altijd herschrijven — dat is wat mensen zien. De key ligt vast; wil je die anders, archiveer het veld dan en maak een nieuw aan.

Wat gebeurt er met een antwoord als ik een optie uit een keuzelijst haal? De al opgeslagen waarde blijft staan, maar wordt getoond met de aanduiding verouderd. Bij de eerstvolgende keer bewerken moet er opnieuw gekozen worden.

Krijgen bestaande klanten het nieuwe veld ook? Ze krijgen het er leeg bij. Er wordt niets met terugwerkende kracht ingevuld, ook geen standaardwaarde.

Kan ik een veld verplicht maken zonder het aan klanten te vragen? Ja — dat is precies wat Verplicht wanneer een medewerker de afspraak maakt doet, zonder Tonen op de online boekingspagina.