Boekingsregels
Bepaal wanneer klanten mogen boeken, hoe ver vooruit, en tot wanneer ze zelf mogen annuleren — en herken wanneer een van die regels je agenda leeg maakt.
Je afspraaktypes bepalen wat een klant kan boeken. Deze pagina bepaalt wanneer. Vier instellingen knippen samen stukken uit je boekingspagina: vandaag, de verre toekomst, en het laatste stuk vlak voor de afspraak.
Het lastige eraan: geen van die vier laat zien wat hij doet. Je vult een getal in, klikt op Opslaan, en de pagina bevestigt alleen dát het is opgeslagen — niet dat je zojuist de eerstvolgende drie beschikbare momenten hebt weggehaald. Deze handleiding legt daarom eerst uit welk symptoom bij welke regel hoort.
Zes instellingen. De eerste vier bepalen wanneer er geboekt mag worden; de laatste twee veranderen hoe de boekingspagina zich gedraagt.
Klanten zien geen tijden? Begin hier
Loop deze tabel af vóór je aan de instellingen zelf gaat sleutelen. Het symptoom vertelt bijna altijd welke regel de boosdoener is.
| Wat je klant ziet | Waarschijnlijke oorzaak | Waar je het oplost |
|---|---|---|
| Vandaag is nooit beschikbaar, morgen wel | Boekingen op de huidige dag staat uit | Zet hem aan |
| Vandaag is pas laat in de middag beschikbaar | Minimale aanlooptijd staat hoog | Verlaag het aantal minuten |
| Vandaag blijft leeg terwijl de instelling aanstaat | Aanlooptijd van 1440 minuten = een volledige dag | Verlaag hem fors |
| Verder dan een paar weken vooruit is niets te kiezen | Maximale boekingsperiode staat laag | Verhoog het aantal dagen |
| Klanten bellen om te annuleren in plaats van het zelf te doen | Termijn voor annuleren en verzetten staat hoog | Verlaag hem, of zet hem op 0 |
| Helemaal geen enkele tijd, in geen enkele week | Dit ligt níét aan deze pagina | Zie Duur en beschikbaarheid |
Boekingen op de huidige dag
Boekingen op de huidige dag toestaan
Standaard: uitStaat dit uit, dan is de vroegst boekbare dag altijd morgen — hoeveel ruimte er vandaag ook nog in je agenda zit.
Dit is de grofste van alle regels: hij haalt in één klap een hele dag weg. Zet hem uit als je principieel geen dag-invullingen wilt, en gebruik anders de aanlooptijd hieronder, die veel fijner regelt.
Minimale aanlooptijd
0 – 1440 minutenAlleen zichtbaar als boeken op de huidige dag aanstaatHet aantal minuten dat minimaal tussen nu en de eerstvolgende afspraak moet zitten. Bij 120 minuten is een afspraak over anderhalf uur niet meer te boeken, over drie uur wel.
Dit is de instelling waarmee je jezelf reistijd en voorbereiding gunt zonder de hele dag dicht te gooien. Reken terug vanaf hoe laat je 's ochtends weet wat je dag doet: staat hij te laag, dan ploft er een afspraak in je schema waar je niet meer op tijd kunt zijn.
Maximale boekingsperiode
Maximale boekingsperiode
Standaard: 365 dagenHoe ver vooruit klanten mogen kijken. Bij 90 dagen loopt de kalender op de boekingspagina tot drie maanden vooruit en houdt daarna op.
Kort houden helpt als je rooster nog niet ver vooruit vaststaat — dan voorkom je boekingen die je later moet verzetten. Te kort werkt tegen je bij diensten die mensen ver van tevoren plannen. Kies de periode waarover je je rooster echt al durft toe te zeggen.
Termijn voor annuleren en verzetten
Termijn voor annuleren en verzetten
Standaard: 1 dag0 = altijd toegestaanHet aantal dagen vóór de afspraak waarbinnen de klant niet meer zelf kan annuleren of verzetten. Bij 2 dagen kan een klant tot twee dagen van tevoren nog zelf schuiven; daarna kan alleen jij het nog.
Dit is een afweging tussen jouw planning en jouw telefoon. Hoe hoger je hem zet, hoe minder last je hebt van last-minute afzeggingen — en hoe vaker klanten je bellen omdat ze het zelf niet meer kunnen. Zet hem op 0 als je liever hebt dat mensen zelf afzeggen dan dat ze niet komen opdagen.
E-mailverificatie
E-mailverificatie
Aanbevolen: aanVereist dat een klant zijn e-mailadres bevestigt met een eenmalige code voordat de boeking definitief wordt.
Dit is de enige rem op nepboekingen. Zonder verificatie kan iedereen een afspraak maken onder een willekeurig e-mailadres — inclusief dat van iemand anders.
Zet je hem uit, dan vraagt Schedulinq eerst om bevestiging en noemt daarbij twee concrete risico's. Lees ze even: het tweede is de reden dat deze instelling standaard aanstaat.
De twee overige instellingen
Reeks aaneengesloten houden bij annulering
Standaard: uitAlleen van belang als één klant meerdere afspraken achter elkaar boekt. Wordt er één geannuleerd, dan schuiven de volgende naar voren zodat er geen gat valt.
Handig bij aaneengesloten blokken op één dag. Laat hem uit als je klanten hun afspraken bewust op vaste momenten plannen — dan is een verschoven afspraak vervelender dan een gat.
Laat klanten hun specialist kiezen
Standaard: uitVoegt een extra stap toe aan de boekingspagina waarin de klant kiest wie de afspraak uitvoert — of dat aan Schedulinq overlaat.
Aanzetten als klanten een vaste voorkeur hebben. De keerzijde is minder ruimte in je planning: een klant die één medewerker kiest, ziet alleen de vrije momenten van die persoon en dus veel minder tijden.
Opslaan
Wijzigingen gaan pas in als je op Opslaan klikt. De knop is grijs zolang er niets veranderd is.
Veelgestelde vragen
Ik heb boeken op de huidige dag aangezet, maar vandaag blijft leeg. Kijk naar de aanlooptijd eronder. Staat die op bijvoorbeeld 480 minuten, dan is vandaag pas acht uur vanaf nu boekbaar — en na een uur of drie 's middags valt daar niets meer binnen je werktijden.
Geldt de aanlooptijd ook voor morgen? Nee, in de praktijk niet. Hij rekent vanaf nu, en morgen ligt altijd verder weg dan 24 uur… tenzij het al laat op de avond is. Voor dagen verderop verandert hij niets.
Kan ik zelf nog wel een afspraak inplannen binnen de aanlooptijd? Ja. Al deze regels gelden alleen voor klanten op de openbare boekingspagina. Jij en je team plannen gewoon in wat nodig is.
Waarom kan mijn klant niet meer annuleren? Waarschijnlijk valt de afspraak binnen de annuleertermijn. Jij kunt hem nog wel wijzigen of annuleren vanuit de afspraak zelf.