Een stap aanpassen
Het volledige stapvenster — wanneer een bericht uitgaat, via welk kanaal, naar wie, en wat erin staat.
Een stap is één bericht: een bevestiging, een herinnering, een melding aan je team. De stapeditor bepaalt wanneer dat bericht uitgaat, via welk kanaal, naar wie en wat erin staat — in elke taal die je bedrijf ondersteunt. Dit is het scherm waar je die keuzes maakt, veld voor veld.
Links vul je de stap in, rechts zie je meteen wat de klant ontvangt.
De editor openen
Ga naar Communicatie → Stappen
Je ziet je hele berichtenschema. Klik op de stap die je wilt aanpassen.
De editor opent op zijn eigen adres
De lijst blijft eronder staan en de editor krijgt een eigen webadres. Je kunt de pagina dus delen of bookmarken, en de terugknop van je browser brengt je netjes terug naar de lijst.
Pas aan en sla op
Rechtsboven staan Annuleren en Opslaan. Onder Acties zitten archiveren en verwijderen.
Wanneer
Wanneer
VerplichtDe gebeurtenis waar dit bericht aan hangt. Welke keuzes je krijgt hangt af van het soort schema: bij afspraken bijvoorbeeld Direct bij aanmaken afspraak, Voor starttijd afspraak, Na eindtijd afspraak, Bij annulering, Bij verplaatsing en Bij wijziging.
"Voor" en "na" zijn losse keuzes in de lijst, niet een richting die je apart instelt. Je kiest dus meteen het moment dat je bedoelt, zonder ergens anders nog een plus of min te moeten zetten.
Tijd ervoor of erna
Alleen bij een moment rondomKies je een moment dat rondom de gebeurtenis ligt, dan verschijnen de knoppen 15 min tot 7 dagen. Past er niets, klik dan op Aangepast en typ zelf een getal met minuten, uren of dagen.
Bij een direct moment — Direct bij aanmaken afspraak — zijn deze knoppen er niet, en staat er alleen dat de stap meteen wordt uitgevoerd. Dat is geen beperking maar de bedoeling: er valt niets te vertragen aan een bevestiging.
Kanaal en ontvanger
Kanaal
E-mail, sms of WhatsAppHoe het bericht verstuurd wordt. E-mail kan altijd. Sms is niet beschikbaar tijdens de proefperiode en kost per bericht. WhatsApp kun je pas kiezen als je je WhatsApp Business-nummer hebt gekoppeld.
Sms en WhatsApp zijn korter en directer, e-mail heeft ruimte voor opmaak en bijlagen. Alleen e-mail kan bestanden meesturen — de andere twee kanalen tonen dat blok niet eens.
Ontvanger
Klant, organisatie of teamWie het bericht krijgt. Klant is de gewone keuze. Organisatie stuurt naar je eigen postbus, meestal voor meldingen als "uitnodiging onbeantwoord". Toegewezen team stuurt naar de medewerkers die de afspraak uitvoeren — één bericht per persoon, in hun eigen taal.
De ontvanger bepaalt ook waar je bericht in de tweede persoon over praat. Schrijf je voor je team, dan is "je afspraak" de afspraak van de klant en niet die van de lezer — de editor zet daarom een korte toelichting onder de titel zodra je iets anders dan Klant kiest.
Talen
Taaltabbladen
Eén tabblad per taal die je bedrijf ondersteunt. Je schrijft per taal een eigen onderwerp en bericht; het tabblad wisselen bewaart wat je al had staan.
Een taal die je leeg laat wordt niet opgeslagen. Dat is meestal precies wat je wilt — maar het betekent ook dat je een bestaande vertaling weggooit door hem leeg te maken en op te slaan.
Onderwerp en bericht
Onderwerp
Alleen bij e-mailDe onderwerpregel van de mail. Maximaal 500 tekens. Sms en WhatsApp hebben geen onderwerp, dus dan is het veld er niet.
Bericht
Verplicht in minstens één taalDe inhoud. Bij e-mail is dit een tekstverwerker met vet, cursief, opsommingen, links en afbeeldingen. Bij sms en WhatsApp is het een gewoon tekstvak.
Opslaan blijft uit zolang geen enkele taal een bericht heeft. Het onderwerp telt daarbij niet mee — je kunt een e-mailstap dus opslaan zonder onderwerpregel.
Variabelen
Een variabele is een stukje tekst tussen dubbele accolades dat bij het versturen
wordt vervangen door echte gegevens. {{customerFirstName}} wordt Sanne.
Klik op Voeg variabele in en kies er een; hij wordt geplaatst waar je cursor stond — in het onderwerp of in het bericht, afhankelijk van waar je het laatst was. Zelf intypen mag ook.
Wat je kunt gebruiken
Bij afspraken en uitnodigingen:
| Variabele | Wat het wordt |
|---|---|
{{customerName}} | Volledige naam van de klant |
{{customerFirstName}} | Voornaam van de klant |
{{customerEmail}} | E-mailadres van de klant |
{{customerPhone}} | Telefoonnummer van de klant |
{{recipientName}} | Naam van degene die het bericht krijgt |
{{recipientFirstName}} | Voornaam van degene die het bericht krijgt |
{{organisationName}} | Je bedrijfsnaam |
{{appointmentType}} | De geboekte dienst |
{{actionLink}} | Knop of link naar de actie (boeken, wijzigen) |
{{appointmentDetails}} | Kaartje met alle afspraakgegevens — alleen e-mail |
Alleen bij afspraken:
| Variabele | Wat het wordt |
|---|---|
{{appointmentDate}} | Datum van de afspraak |
{{startTime}} | Starttijd |
{{endTime}} | Eindtijd |
{{durationMinutes}} | Duur in minuten |
{{address}} | Adres van de afspraak |
{{workerName}} | Naam van de medewerker |
{{workerEmail}} | E-mailadres van de medewerker |
{{notes}} | Notities bij de afspraak |
{{appointmentChanges}} | Lijstje "wat er is gewijzigd" — alleen e-mail |
{{reviewLink}} | Link naar je reviewpagina |
Alleen bij uitnodigingen:
| Variabele | Wat het wordt |
|---|---|
{{expiryDate}} | Wanneer de uitnodiging verloopt |
Bij facturen:
| Variabele | Wat het wordt |
|---|---|
{{invoiceNumber}} | Factuurnummer |
{{invoiceDate}} | Factuurdatum |
{{dueDate}} | Vervaldatum |
{{amountDue}} | Openstaand bedrag |
Bijlagen
Bijlagen
Alleen bij e-mailMax. 5 × 5 MBBestanden die aan elke mail van deze stap worden gehangen. Toegestaan zijn pdf, jpg, png, docx en xlsx.
Handig voor dingen die altijd hetzelfde zijn — een routebeschrijving, algemene voorwaarden, een voorbereidingsformulier. Zet er niets in dat per klant verschilt: iedereen die deze stap krijgt, krijgt hetzelfde bestand.
Agenda-uitnodiging bijvoegen
Alleen bij afspraakmomentenVoegt een .ics-bestand toe zodat de klant de afspraak in de eigen agenda kan
zetten. Je ziet deze checkbox alleen bij momenten waar dat zin heeft: aanmaken,
verplaatsen, wijzigen en annuleren van een afspraak.
Voor wie de stap geldt
Twee vragen die los van elkaar staan: welk soort klant leest dit, en bij welke diensten hoort het.
Geschreven voor
Alleen bij ontvanger KlantAlle klanten stuurt één versie naar iedereen. Alleen particulieren en Alleen zakelijk beperken de stap tot klanten die zo geregistreerd staan.
Bedrijven en particulieren wil je vaak anders aanspreken. Kies je één van de twee, dan waarschuwt Schedulinq dat de andere groep op dat moment níets krijgt — dat mag, maar het moet een keuze zijn en geen verrassing. Maak dan een tweede stap voor de andere groep.
Geldt voor
Standaard: alle typenKlik op de regel Geldt voor onderaan om hem uit te klappen. Alle afspraaktypes is dynamisch en omvat ook diensten die je later nog aanmaakt. Specifieke typen beperkt de stap tot wat je aanvinkt.
Een stap voor specifieke typen die op precies hetzelfde moment staat als een stap voor alle typen, vervángt die algemene stap voor die diensten. De editor zegt dat er ook bij zodra die situatie ontstaat, zodat je niet per ongeluk twee berichten verstuurt waar je er één bedoelde.
Het live voorbeeld
De variabelen zijn hier al vervangen door voorbeeldgegevens.
Rechts van het formulier staat een voorbeeld dat meeloopt terwijl je typt. Het gebruikt dezelfde opmaak als een echte verzending — inclusief je huisstijl, logo en knoppen — dus wat je hier ziet is wat de klant krijgt. Met Voorbeeld verbergen klap je het weg als je meer ruimte wilt.
Opslaan
Klik op Opslaan. Bij een WhatsApp-stap gaat je tekst op dat moment naar Meta ter goedkeuring; tot die goedkeuring binnen is, valt de stap terug op sms of e-mail.
Wil je de stap niet meer gebruiken, kies dan Acties → Archiveren in plaats van verwijderen. Bij berichten die Schedulinq nodig heeft — een boekingsbevestiging, een annulering — is die keuze er niet: die stap kun je aanpassen maar niet weghalen.
Veelgestelde vragen
Waarom kan ik het kanaal niet meer wijzigen? Kanaal en ontvanger liggen vast bij het aanmaken. Maak een nieuwe stap aan met het kanaal dat je wilt, en archiveer de oude.
Ik heb een taal leeggemaakt en nu is hij weg. Lege talen worden bij het opslaan niet bewaard. Vul de tekst opnieuw in en sla op.
Mijn WhatsApp-bericht is afgewezen. Meta keurt elk sjabloon apart goed. De reden staat onder het tekstvak. Meestal gaat het om een variabele aan het begin of einde, twee variabelen naast elkaar, of te weinig vaste tekst.
Wie krijgt dit bericht nou precies? Dat is het samenspel van Ontvanger, Geschreven voor en Geldt voor. Hoe die drie op elkaar inwerken staat in Hoe communicatie werkt.