De klantkaart

De klantkaart is het scherm dat je opent als een klant belt. Alles wat je op dat moment nodig hebt staat er: wanneer ze weer komen, wat er de vorige keer is gebeurd, wat jullie hebben afgesproken en of hun gegevens nog kloppen.

Je opent de kaart door in Klanten op een regel te klikken.

"Wanneer kom ik weer?"

Het blok rechtsboven beantwoordt die vraag. Het heeft drie tabbladen, elk met een teller zodat je in één blik ziet of er iets loopt.

1. Afspraken — de hele geschiedenis, nieuwste bovenaan. De eerstvolgende afspraak staat dus altijd bovenaan de lijst.
2. Abonnementen — lopende reeksen, bijvoorbeeld een jaarlijkse onderhoudsbeurt.
3. Uitnodigingen — uitnodigingen waarmee de klant zelf een moment mag kiezen, en die nog openstaan.

Klik op een regel om die afspraak te openen. Met de knop Nieuw rechtsboven plan je meteen iets nieuws voor deze klant — die knop past zich aan het geopende tabblad aan: op Afspraken maak je een afspraak, op Abonnementen een abonnement, op Uitnodigingen een uitnodiging.

"Wat hadden we ook alweer afgesproken?"

Onderaan de kaart staat het notitieblok. Het bestaat uit twee soorten notities, en het verschil is de moeite waard.

Algemene informatie staat altijd bovenaan en hoort bij de klant zelf, niet bij een bepaalde dag. Dit is de plek voor wat elke collega moet weten voordat hij langsgaat: waar de sleutel ligt, dat er een hond is, dat er geen lift is.

Daaronder staan gedateerde notities, nieuwste eerst — een logboek. Een notitie die bij een afgeronde afspraak is gemaakt, verschijnt hier automatisch met de naam van die afspraak erboven, zodat je terugziet bij welk bezoek iets is opgemerkt.

Je typt rechtstreeks in een notitie; met Notitie toevoegen begin je een nieuwe. Met het paperclip-icoon hang je een foto aan een notitie. Foto's worden als bijlage bewaard, niet in de tekst geplakt.

"Kloppen mijn gegevens nog?"

Links staan de klantgegevens. In eerste instantie staat de kaart in leesmodus; klik rechtsboven op Bewerken om iets te wijzigen, en daarna op Opslaan.

Een paar velden verdienen toelichting.

Taal

Bepaalt de taal van elke mail

De taal waarin deze klant bevestigingen en herinneringen ontvangt, en waarin de boekingspagina voor hem verschijnt.

Waarom

Dit staat los van de taal waarin jij Schedulinq gebruikt. Zet je hem verkeerd, dan werkt alles gewoon — de klant krijgt alleen alles in een taal die hij misschien niet leest.

Particulier of zakelijk

Verandert de velden

Bij een zakelijke klant vervangt de bedrijfsnaam de voor- en achternaam, en komen er velden bij voor btw-nummer, KvK-nummer en een contactpersoon.

Waarom

Die gegevens komen op de factuur terecht. Voor een zakelijke klant zonder btw-nummer op de kaart mist die factuur straks een verplicht gegeven.

Onder de vaste velden staan de eigen velden die je bedrijf heeft ingesteld — hierboven bijvoorbeeld Klantnummer en Type woning. Welke dat zijn, stel je in onder Online boeken → Aangepaste velden.

Heeft de klant zich met STOP afgemeld voor WhatsApp, dan staat dat onderaan de kaart. Je kunt dat niet zelf terugzetten: de klant heeft zich afgemeld, alleen de klant kan zich weer aanmelden.

Een klant op non-actief zetten of verwijderen

Beide zitten achter de knop Acties rechtsboven, en ze doen heel verschillende dingen.

Deactiveren

Omkeerbaar

De klant kan niets meer online boeken. Verder blijft alles staan: bestaande afspraken, abonnementen, notities en geschiedenis. Je vindt hem gewoon terug in je klantenlijst, met een label Inactief. Via hetzelfde menu zet je hem weer actief.

Waarom

Dit is wat je wilt bij een klant die voorlopig niet meer langskomt, of bij iemand die je liever zelf inplant. Je verliest niets en je kunt het morgen terugdraaien.

Verwijderen

Niet omkeerbaar in de app

Verwijderen doet meer dan de klant uit de lijst halen.

Waarom

Gebruik dit alleen als de klant echt uit je bestand moet — bijvoorbeeld op verzoek van de klant zelf. Wil je iemand alleen tijdelijk stopzetten, gebruik dan Deactiveren.

Schedulinq vertelt van tevoren wat er gaat gebeuren, inclusief het aantal afspraken dat eraan gaat:

Afgeronde afspraken en facturen blijven bestaan — die horen bij je administratie en verdwijnen niet met de klant mee. De klant zelf is daarna niet meer terug te halen vanuit de app.

Veelgestelde vragen

Een afspraak die ik zeker weet staat niet in de lijst. De kaart toont alleen bevestigde en afgeronde afspraken. Is de afspraak geannuleerd of nog in afwachting, zoek hem dan in het afsprakenoverzicht.

Ik zie het tabblad Abonnementen niet. De tabbladen volgen je rechten. Zie je er maar één of twee, dan heeft je rol geen toegang tot de rest. Een beheerder kan dat aanpassen onder Team → Rollen.

Kan de klant mijn notities lezen? Nee. Notities zijn intern en verlaten Schedulinq nooit.

Ik heb per ongeluk op Verwijderen geklikt. De bevestigingsvraag komt altijd eerst — heb je die weggeklikt met Annuleren, dan is er niets gebeurd. Heb je bevestigd, neem dan contact op met support: uit de app zelf kun je het niet terugdraaien.