Factuurinstellingen

Op Facturatie → Factuurinstellingen leg je vast hoe je factuurnummers eruitzien en met welke btw en betaaltermijn een nieuwe factuur begint. Je stelt dit één keer in en komt er daarna zelden terug.

De vraag die bij bijna elke instelling op deze pagina speelt: verandert dit ook iets aan facturen die er al zijn? Vrijwel nooit — en waar het wél uitmaakt, staat het hieronder met zoveel woorden.

Nummering

Een factuurnummer wordt opgebouwd uit twee dingen: een vast deel dat jij bepaalt, en een reeks die met elke uitgegeven factuur met één oploopt.

Voorvoegsel

Optioneel

Het vaste stukje vóór het nummer, bijvoorbeeld INV- of 2026-. Laat je het leeg, dan bestaat het nummer alleen uit de reeks.

Waarom

Handig als je facturen uit meerdere bronnen in één boekhouding bij elkaar komen: aan het voorvoegsel zie je meteen welke uit Schedulinq komt. Kies iets kort — het staat op elke factuur en in elke betaalomschrijving.

Startnummer

Minimaal 1Alleen voor een nieuw jaar

Het eerste nummer dat wordt gebruikt wanneer de reeks van een gloednieuw jaar begint. Heeft geen effect op een jaar waarin al facturen zijn uitgegeven.

Waarom

Dit is de instelling die het vaakst verkeerd wordt begrepen. Stel je hem halverwege het jaar op 500 terwijl je al bij factuur 12 zit, dan gebeurt er niets: de reeks loopt gewoon door naar 13. Pas op 1 januari, als er voor het nieuwe jaar nog geen factuur is, telt hij mee. Wil je in de loop van een jaar op een ander nummer verder, dan kan dat dus niet — de reeks mag geen gaten of sprongen vertonen.

Nummerformaat

Bepaalt hoe het nummer wordt opgebouwd. Je combineert vaste tekst met tokens:

Token	Betekent	Voorbeeld
{prefix}	Het voorvoegsel hierboven	INV-
{year}	Het jaartal, 4 cijfers	2026
{seq:0000}	De reeks, aangevuld met voorloopnullen tot het aantal nullen	0001

Zo levert {prefix}{seq:0000} een nummer als INV-0001 op, en {year}{seq:0000} een nummer als 20260001.

Waarom

Het aantal nullen bepaalt de minimale breedte, niet het maximum. Met {seq:0000} loopt de reeks netjes door van 0999 naar 1000 — je raakt dus nooit "vol". Vier nullen is voor de meeste bedrijven ruim genoeg en leest prettig in een bankafschrift.

Reeks elk kalenderjaar opnieuw starten

Bepaalt of de nummering op 1 januari weer bij het startnummer begint.

Waarom

Vrijwel elke Nederlandse ondernemer nummert per jaar — dat is ook wat de wettelijke eis van een aaneensluitende reeks per jaar veronderstelt. Zet je het uit, dan telt de reeks over de jaargrens door. Gebruik in dat geval {year} niet in je formaat: een doorlopend nummer met een jaartal ervoor leest als een reeks die per jaar reset, terwijl dat niet zo is.

Volgend factuurnummer

Onderaan het blok zie je hoe het eerstvolgende nummer eruit komt te zien.

Wat verandert er aan bestaande facturen?

Kort antwoord: niets. Alles op deze pagina werkt vooruit.

Een uitgegeven factuur bewaart zijn eigen nummer, btw en vervaldatum. Je kunt de instellingen dus gerust aanpassen zonder dat je administratie van vorig jaar verandert.

Standaardwaarden

Standaard btw-tarief

Het tarief waarmee een nieuwe factuurregel begint. Je kiest uit 21%, 9% en 0%.

Waarom

Het is een startwaarde, geen slot: per regel kun je nog altijd een ander tarief kiezen. Zet hem op het tarief dat je het vaakst gebruikt, dan hoef je bij de meeste facturen niets aan te passen.

Betaaltermijn (dagen)

0 tot 365

Het aantal dagen dat bij de factuurdatum wordt opgeteld om de vervaldatum te bepalen. Bij 30 dagen krijgt een factuur van 1 maart een vervaldatum van 31 maart.

Waarom

De vervaldatum is waar je betalingsherinneringen op aanhaken. Zet je hier 0, dan is de factuur direct opeisbaar en kan een herinnering dus meteen na verzending vertrekken — zelden wat je wilt.

Herinneringen en factuur-e-mails

Herinneringen zijn geen aparte instelling: het zijn communicatiestappen in de factuurflow, net als je afspraakbevestigingen. De knop op deze pagina brengt je er rechtstreeks naartoe.

Daar bepaal je hoeveel herinneringen er uitgaan, hoeveel dagen na de vervaldatum, via welk kanaal en met welke tekst. Zie Hoe communicatie werkt en Een stap aanpassen.

Opslaan

Wijzigingen gaan pas in als je op Opslaan klikt. Annuleren haalt de opgeslagen instellingen terug op en gooit je wijzigingen weg.

Veelgestelde vragen

Ik wil dit jaar met een hoger nummer verder. Dat kan niet. De reeks van een lopend jaar loopt aaneensluitend door; het startnummer geldt pas voor het volgende jaar. Wil je per se een sprong, overleg dan eerst met je boekhouder — een gat in de nummering is precies wat de wettelijke eis wil voorkomen.

Ik heb het voorvoegsel gewijzigd. Krijgen oude facturen dat ook? Nee. Elke uitgegeven factuur bewaart het nummer waarmee hij is uitgegeven. Alleen facturen die je hierna uitgeeft krijgen het nieuwe voorvoegsel.

Waar zet ik mijn IBAN of KvK-nummer? Niet hier. Die horen bij je bedrijfsgegevens, onder Bedrijf → Gegevens. Deze pagina gaat alleen over nummering en standaardwaarden.

Waar staat de tekst onderaan mijn factuur? Op Facturatie → Factuurtemplate, samen met de kleur en de lettertypen.