Extra's aanbieden

Een extra is iets dat een klant bij een afspraak kan bijboeken: een filter dat je meteen vervangt, een uitgebreid rapport achteraf, een verzorgingsproduct. De klant kiest ze zelf tijdens het boeken, en elke gekozen extra telt op bij de prijs — en als je er tijd aan hangt, ook bij de lengte van de afspraak.

Wat is anders dan bij een afspraaktype

Een extra staat dus nooit op zichzelf: hij hangt altijd aan één of meer afspraaktypes, en erft de locatie en het tijdstip van de afspraak waar hij bij hoort.

Stap voor stap

1. Open het overzicht met extra's

   Klik in het menu links op Online boeken → Afspraaktypes → Extra's. Je ziet per regel de duur, de prijs, de medewerkers en of de extra boekbaar is.

   

2. Maak een nieuwe extra aan

   Klik rechtsboven op Nieuwe extra.

   

3. Vul het formulier in

   Zes blokken, waarvan er twee alleen bij extra's voorkomen. Alleen het Id en één naam zijn verplicht.

   

   1. Basisinformatie — het interne Id
   2. Namen & beschrijvingen — wat de klant leest, per taal
   3. Duur, online boeken en duur tonen
   4. Toegewezen medewerkers
   5. Gekoppelde afspraaktypes — waar de extra verschijnt
   6. Prijs

4. Sla de extra op

   Klik rechtsboven op Aanmaken. De extra staat daarna in je overzicht en wordt aangeboden bij elk afspraaktype dat je hebt aangevinkt.

   

   

Blok 1 en 2 · Id, naam en beschrijving

Deze twee blokken werken precies zoals bij een afspraaktype: het Id is de vaste interne verwijzing die je zelf kiest en later niet meer kunt wijzigen, en de naam en beschrijving vul je in per taal die je bedrijf ondersteunt.

Zie Afspraaktype aanmaken voor de volledige uitleg bij deze velden. Twee dingen zijn hier net anders:

• Een extra heeft geen kleur. Hij krijgt geen eigen blok in je agenda — hij hoort bij de afspraak en valt daaronder.
• De beschrijving is korter nuttig dan bij een afspraaktype: op de boekingspagina staat hij ingeklapt achter de naam, en de klant klapt hem alleen open als hij twijfelt.

Blok 3 · Duur

Duur

Standaard: 15 minuten

Hoeveel tijd deze extra bij de afspraak optelt. De knoppen lopen van 5 minuten tot een uur — een kortere schaal dan bij afspraaktypes, omdat een extra meestal een handeling van een paar minuten is. Met Anders stel je zelf iets in.

Waarom

Deze tijd wordt echt bij het geboekte slot opgeteld. Een onderhoudsbeurt van een uur met een ontkalking van 30 minuten erbij blokkeert anderhalf uur in de agenda, en de klant krijgt ook alleen tijden te zien waar dat hele blok in past.

Geen duur ingesteld

Alleen prijs

Kies Geen duur ingesteld als de extra wel geld kost maar geen tijd — een product dat je meegeeft, of een rapport dat je later opstuurt.

Waarom

Zonder duur verandert er niets aan de planning: alleen het bedrag komt erbij. Dat is precies wat je wilt voor iets dat je niet ter plekke hoeft te doen — en het voorkomt dat je agenda voller staat dan je werkdag werkelijk is.

Online boeken

Standaard: Nee

Bepaalt of klanten deze extra zelf kunnen aanvinken bij het boeken.

Waarom

Net als bij een afspraaktype staat dit bewust op Nee zolang je nog aan het inrichten bent. Laat het op Nee staan voor extra's die je alleen zelf toevoegt — dan blijven ze beschikbaar voor jou en je team zonder dat de klant ze ziet.

Duur tonen aan klanten

Standaard: Ja

Bepaalt of het aantal minuten van deze extra zichtbaar is op de boekingspagina. De tijd telt hoe dan ook mee voor de lengte van het slot.

Waarom

Er zit hier een addertje: op de boekingspagina wordt de totale duur pas getoond als het afspraaktype en elke gekozen extra hun duur tonen. Zet je dit bij één extra uit, dan verdwijnt de tijdsaanduiding voor de hele afspraak zodra de klant die extra aanvinkt. Zet het dus alleen uit als je dat ook bedoelt.

Blok 4 · Toegewezen medewerkers

Medewerkers

Nodig om online te kunnen boeken

Wie deze extra kan uitvoeren. Vaak is dat hetzelfde rijtje als bij het afspraaktype, maar niet altijd.

Waarom

Vink hier alleen mensen aan die de handeling ook echt doen. Een extra die niemand kan uitvoeren krijgt de status Geen medewerkers en wordt niet aangeboden — net als bij een afspraaktype.

Blok 5 · Gekoppelde afspraaktypes

Gekoppelde afspraaktypes

Bepaalt waar de extra verschijnt

Vink aan bij welke afspraaktypes deze extra kan worden bijgeboekt. De lijst toont het volledige pad, dus Onderhoud → Onderhoudsbeurt als het type in een categorie zit.

Waarom

Dit is het veld dat een extra zijn plek geeft. Een klant die een storingsbezoek boekt, ziet alleen de extra's die aan dat type hangen. Vink je niets aan, dan verschijnt de extra nergens — hij bestaat dan wel, maar niemand komt hem tegen.

Blok 6 · Prijs

Het prijsblok is identiek aan dat van een afspraaktype: je kiest of je incl. of excl. btw typt, vult het bedrag en het btw-tarief in, en kiest tussen een vaste prijs en een vanaf-prijs. Zie Afspraaktype aanmaken voor de volledige uitleg.

Eén verschil in hoe het uitpakt: het bedrag van een extra komt bovenop de prijs van de afspraak. Boekt een klant een onderhoudsbeurt van € 90,75 met een ontkalking van € 35,00, dan staat er € 125,75 in de bevestiging en op de factuur.

De volgorde bepalen per afspraaktype

Klanten zien de extra's in de volgorde die jij instelt — en die volgorde is per afspraaktype. Bij een onderhoudsbeurt kan "Filter vervangen" bovenaan staan en bij een installatie iets anders.

1. Filter op één afspraaktype

   Kies in het overzicht bovenaan het afspraaktype waarvan je de volgorde wilt bepalen. Zorg dat het zoekveld leeg is en dat het statusfilter op Alle statussen staat.

   

2. Sleep de regels in de gewenste volgorde

   Pak een regel bij de greep links en sleep hem omhoog of omlaag. De nieuwe volgorde wordt meteen bewaard en geldt voor dit ene afspraaktype.

Wat de klant ziet

Tijdens het boeken krijgt de klant een aparte stap met de extra's die bij het gekozen afspraaktype horen. Hij vinkt er zoveel aan als hij wil — er is geen aantal, alleen aan of uit — en ziet onderaan direct wat dat bij elkaar kost en hoeveel tijd het toevoegt. De gekozen extra's staan daarna in het overzicht, in de bevestigingsmail en op de factuur, onder de afspraak waar ze bij horen.

Veelgestelde vragen

Kan ik dezelfde extra bij meerdere afspraaktypes aanbieden? Ja. Vink ze gewoon allemaal aan in blok 5. De volgorde stel je daarna per type apart in.

Ik heb een extra aangemaakt maar de klant ziet hem niet. Loop drie dingen na: staat Online boeken op Ja, is er minstens één medewerker toegewezen, en is het afspraaktype dat de klant boekt aangevinkt bij Gekoppelde afspraaktypes?

Wat gebeurt er met afspraken die deze extra al hebben? Niets. Wijzigen of archiveren geldt vanaf de volgende boeking; bestaande afspraken houden wat er destijds is geboekt.

Ik wil een extra niet meer aanbieden. Archiveer hem via het prullenbak-icoon in het overzicht. Hij verdwijnt uit nieuwe boekingen, bestaande afspraken blijven leesbaar, en je kunt hem later terughalen met het filter op gearchiveerde extra's.