Meerdere afspraken in één uitnodiging

Soms boekt een klant niet één dienst maar een reeks: een onderhoudsbeurt en meteen daarna een storingscontrole. Met een multi-afspraak uitnodiging stuur je daar één uitnodiging voor. De klant kiest zelf een moment, en boekt in één keer alle diensten achter elkaar.

Drie dingen liggen vast zodra je deze uitnodiging verstuurt:

• Alle diensten worden op dezelfde dag geboekt, direct achter elkaar.
• Eén medewerker doet ze allemaal — de klant kiest niet per dienst iemand anders.
• Alle diensten vinden op dezelfde locatie plaats.

In het kort

1. Ga naar Afspraken → Uitnodigingen en klik op Nieuw.
2. Kies Meerdere afspraken.
3. Selecteer de klant.
4. Voeg de diensten toe in de volgorde waarin ze uitgevoerd worden.
5. Controleer wie de reeks mag uitvoeren en klik op Uitnodiging versturen.

Stap voor stap

1. Kies het soort uitnodiging

   Klik in het overzicht op Nieuw. Schedulinq vraagt eerst wat voor uitnodiging je wilt sturen — kies Meerdere afspraken.

   

2. Selecteer de klant

   Zoek de klant op naam of e-mailadres. Zodra je iemand kiest, vult Schedulinq het adres van die klant in als adres voor de afspraken.

   

3. Voeg de diensten toe

   Elke dienst krijgt een eigen blok, genummerd in de volgorde waarin ze uitgevoerd worden. Kies bij Dienst 1 het afspraaktype; klik daarna op Nog een dienst toevoegen voor de volgende.

   

   Per dienst kun je de naam, de duur, eventuele extra's en een interne notitie aanpassen. Met het prullenbakje verwijder je een dienst weer — de laatste kun je niet verwijderen, want een uitnodiging zonder diensten bestaat niet.

4. Controleer wie het mag uitvoeren en verstuur

   Onder Toegestane medewerkers staan alleen de mensen die alle gekozen diensten kunnen uitvoeren. Laat je dit leeg, dan mag iedereen uit die lijst de reeks doen.

   

   Klik daarna rechtsboven op Uitnodiging versturen.

   

De velden

Klant

Verplicht

De persoon die de uitnodiging ontvangt en de reeks boekt.

Waarom

Het adres van de klant wordt automatisch overgenomen als adres voor de afspraken. Heeft de klant geen adres op de kaart staan, vul het dan hier in — zonder adres kun je een uitnodiging bij de klant thuis niet versturen.

Volgorde van de diensten

De nummers 1, 2, 3 zijn de volgorde waarin de diensten worden ingepland.

Waarom

De klant boekt één startmoment; alles daarna schuift er direct achteraan. De volgorde bepaalt dus letterlijk hoe de dag van je klant eruit ziet. Wil je iets anders? Verwijder de dienst en voeg hem opnieuw toe op de juiste plek.

Duur per dienst

Vooringevuld

Elk blok begint met de duur uit je catalogus. Kies je een extra, dan telt Schedulinq de tijd van die extra er direct bij op.

Waarom

Pas dit alleen aan als je voor déze klant meer of minder tijd nodig hebt. De catalogus blijft ongemoeid — je verandert hier niets aan het afspraaktype zelf.

Extra's

Optioneel

De extra's die bij dat afspraaktype horen. Klik erop om ze aan of uit te zetten.

Waarom

Een extra verlengt de afspraak en kan de lijst met toegestane medewerkers verkleinen: niet iedereen die de dienst kan uitvoeren, kan ook elke extra.

Toegestane medewerkers

Leeg = iedereen die alles kan

Alleen medewerkers die élke gekozen dienst én elke gekozen extra kunnen uitvoeren verschijnen hier.

Waarom

Eén persoon doet de hele reeks, dus iemand die maar de helft kan uitvoeren is geen optie. Daarom filtert Schedulinq de lijst vooraf in plaats van het pas bij het inplannen te laten misgaan. Kies je iemand en voeg je daarna een dienst toe die die persoon niet kan? Dan wordt hij uit de selectie gehaald en zie je een melding met zijn naam.

Notities

Optioneel

Eén notitie voor de hele uitnodiging, en daarnaast een interne notitie per dienst.

Waarom

De notitie per dienst komt bij die ene afspraak in je agenda te staan — handig voor iets dat alleen voor die dienst geldt.

Wat de klant ziet

De klant krijgt één e-mail met één link. Daarachter kiest hij één moment, en boekt hij in één handeling alle diensten achter elkaar. Hij ziet de diensten in de volgorde die jij hebt ingesteld, met de totale tijd die dat kost.

In je eigen overzicht staat de uitnodiging onder de naam van de eerste dienst. Aan de lijst zie je dus niet dat er meer diensten in zitten — open de uitnodiging om ze allemaal te zien.

Een verstuurde uitnodiging aanpassen

Open de uitnodiging vanuit Afspraken → Uitnodigingen en klik op Bewerken. Schedulinq brengt je terug naar dit scherm, met alles ingevuld zoals je het verstuurd hebt.

Veelgestelde vragen

Kan de klant de diensten los boeken, op verschillende dagen? Nee. Dat is precies het verschil met losse uitnodigingen: hier hoort alles bij één moment. Wil je ze gespreid, stuur dan meerdere gewone uitnodigingen.

Kan ik verschillende medewerkers per dienst kiezen? Nee. Eén medewerker voert de hele reeks uit.

Kan ik diensten op verschillende locaties combineren? Nee. De eerste dienst bepaalt de locatie en de rest volgt. Zie je een dienst niet meer in de lijst staan, dan wordt die niet aangeboden op de gekozen locatie.

Wat als de klant al een openstaande uitnodiging heeft? Schedulinq waarschuwt je en vraagt of je er nog één wilt sturen. Beide blijven dan geldig, dus de klant kan er twee boeken.