Als je op het ene adres werkt en het andere factureert

Je past zadels. Het paard staat op een pensionstal buiten het dorp, de eigenaar woont in het dorp zelf, en op je boekingspagina staat één adresveld. Welk van de twee daarin terechtkomt, merk je pas op de ochtend zelf: óf je staat met een zadel onder je arm voor een rijtjeshuis, óf er gaat een factuur de deur uit met het adres van een weiland erop.

Dat is geen klant die het formulier verkeerd invult. Het is een formulier dat één vraag stelt waar jouw vak twee antwoorden op heeft: waar het werk is, en wie de factuur krijgt. Je boekingspagina kan er allebei om vragen. Eén van de twee is het adres waarmee Schedulinq plant, het andere leg je alleen vast. Welke van de twee dat is, en hoe je je klant het verschil laat zien: daar gaat deze pagina over.

Met welk adres Schedulinq plant

Het veld Adres op de gegevensstap is geen eigen veld van jou, en het is geen versiering. Er hangen vier dingen aan:

• Het wordt getoetst aan je werkgebied. Valt het daarbuiten, dan krijgt je klant te horen dat je daar niet komt — nog voordat er een tijd te kiezen valt.
• Het wordt het adres van de afspraak: wat in de bevestiging staat, in de agenda-afspraak, en op de klus zelf.
• Het telt mee in de reistijd tussen twee klussen achter elkaar, en verschuift dus welke momenten de volgende klant te zien krijgt.
• Bij een nieuwe klant wordt het bewaard op de klantkaart.

De stal hoort dus in dat veld. Het adres waar je naartoe factureert bouw je zelf, met aangepaste velden.

Wat je gaat bouwen

Vier regels worden er acht, in deze volgorde, op de Gegevensstap:

Twee blokken die op elkaar lijken, met boven allebei een regel die zegt welke van de twee het is. De rest van deze pagina is hoe je daar komt.

Stap 1 — De velden voor het tweede adres maken

Ga naar Instellingen → Aangepaste velden, blijf op het tabblad Klant, en maak er vier:

Klant, niet Afspraak

Verplicht

Een factuuradres hoort bij de persoon, niet bij dit ene bezoek. Op de klant vraag je het één keer en staat het er volgend jaar nog; op de afspraak vraag je er bij elke zadelcontrole opnieuw om.

Waarom

Dit is de keuze die je niet terugdraait. Een veld verhuist later niet van klant naar afspraak — je archiveert het en begint opnieuw. Zie Eigen velden toevoegen.

Tonen op de online boekingspagina

Aanvinken

Zonder dit vinkje bestaan de velden alleen in je eigen beheerschermen en krijgt je klant ze nooit te zien.

Verplicht voor de klant bij online boeken

Uit laten staan

De meeste klanten hebben hun paard op hun eigen adres staan, of vinden een factuur op het adres van de stal prima. Voor hen hebben die vier vakjes niets toe te voegen.

Waarom

Zet je het verplicht, dan vraag je iedereen om twee keer een adres in te typen — en juist de klanten die netjes doen wat je vraagt, zetten de stal er dan twee keer in. Een leeg factuuradres is geen ontbrekend gegeven, het is het antwoord hetzelfde als hierboven.

Gebruik dezelfde woorden als het adres erboven

Straatnaam, Huisnummer, Postcode, Plaats — precies de vier labels die het vaste adresblok ook gebruikt.

Waarom

De twee blokken zijn twee keer hetzelfde, en zo moeten ze ook lezen. Noem het ene Straat en het andere Straatnaam, en je klant gaat zich afvragen welk verschil daarmee bedoeld wordt.

Stap 2 — Ze op de goede plek zetten

Ga naar Online boeken → Openbare pagina → Gegevensstap. Onder Velden staan je vier nieuwe velden al in de lijst, met Aangepast veld eronder. Pak ze bij het sleepgreepje links en zet ze direct onder Adres.

Stel daarna rechts op elke regel de breedte in, zodat het tweede blok de vorm van het eerste krijgt:

Huisnummer en postcode komen zo naast elkaar te staan; straatnaam en plaats houden allebei een regel voor zich alleen.

Stap 3 — De twee tussenkoppen schrijven

Dit is het deel dat het echte werk doet. Ga met de muis op de regel staan waar de kop boven moet komen: er verschijnt dan boven en onder die regel een knop + Tussenkop toevoegen. Zo zet je hem meteen op zijn plek, in plaats van hem onderaan toe te voegen en omhoog te slepen.

Elke tussenkop heeft een Label en een Omschrijving tussenkop, allebei per taal.

Boven de regel Adres

Label: Waar staat het paard?

Omschrijving tussenkop: Vul hier het adres in van de stal waar je paard staat. Daar komen we langs — en op dat adres kijken we of de afspraak binnen ons werkgebied valt.

Waarom

Klanten zijn niet slordig; ze beantwoorden de vraag die er in hun ogen staat, en Adres leest voor vrijwel iedereen als 'jouw adres'. Pas als de stal in de kop staat, is het een andere vraag geworden. De tweede zin geeft er een reden bij om die vraag serieus te nemen: hiervan hangt af of je überhaupt langskomt.

Boven je eigen vier velden

Label: Factuuradres

Omschrijving tussenkop: Staat je paard niet op je eigen adres? Vul hier dan je eigen adres in. Laat je dit leeg, dan gebruiken we het adres hierboven.

Waarom

De voorwaarde moet vooraan staan — staat je paard niet op je eigen adres? — want wie het paard thuis heeft staan, kan bij het vraagteken ophouden met lezen. En die laatste zin weerhoudt de helft van de rest ervan de stal er nóg een keer in te typen: die zegt dat leeg laten ook een antwoord is, en wat dat antwoord betekent.

Stap 4 — Boek het zelf een keer

Met Bekijk boekingspagina rechtsboven open je je echte pagina in een nieuw tabblad. Loop hem door als klant, tot en met de gegevensstap, en lees de twee blokken in één keer door zonder te weten wat je bedoeld hebt. Stel jezelf de enige vraag die telt: kan iemand dit omgekeerd invullen zonder het te merken?

Wat dit níét doet

Nu het eerlijke deel. Je eigen velden komen niet op de factuur.

Als je een factuur uitgeeft, neemt Schedulinq de naam en het adres van de klantkaart over op die factuur — met opzet, zodat een verstuurde factuur niet verandert als je klant verhuist. Het neemt daarbij het vaste adres over. En bij een klant die via een online boeking is ontstaan, is dat het adres van de boekingspagina: de stal.

Op een conceptfactuur valt het adres ook niet te wijzigen. In een concept pas je de klant, de regels, de datums en de opmerkingen aan; het adres is een momentopname en geen veld. Maakt het bij een bepaalde klant uit, dan los je het dus op de klantkaart op, vóór je factureert.

Daarmee blijven er twee manieren van werken over, en welke de goede is hangt af van wie je klanten zijn:

De stal op de klantkaart laten staan

Particulieren

De factuur draagt het adres van de stal, maar gaat sowieso per mail de deur uit. Voor een particuliere klant is dat niets — die leest het bedrag, niet het adresblok. Je eigen factuuradresvelden staan op de klantkaart voor het ene geval per jaar dat iemand ernaar vraagt.

De klantkaart op het eigen adres zetten

Zakelijke klanten

Een klant die zakelijk boekt, heeft een kloppend factuuradres nodig voor de eigen boekhouding. Open de klant, zet wat er in je eigen velden staat over naar het vaste adresveld, en factureer.

Afspraken die al ingepland staan schuiven daar niet in mee: een afspraak draagt een eigen adres, vastgelegd op het moment van boeken. En de volgende online boeking vraagt gewoon weer om de stal, want de boekingspagina vult het adres nooit vooraf in.

Waarom

Het kost wel iets, dus weet dat vooraf: plan jíj met de hand in, dan stelt het formulier het adres van de klantkaart voor. Staat daar het woonadres, dan typ je bij elke afspraak die je zelf maakt de stal eroverheen. De moeite waard voor een handvol zakelijke klanten, niet voor je hele bestand.

Het tweede bezoek, en de tweede stal

Drie dingen die je liever weet voordat je klanten ze voor je ontdekken.

Om het adres wordt elke keer opnieuw gevraagd

Een gewone boeking vanaf je website begint met allebei de blokken leeg. Een klant met paarden op twee stallen typt gewoon de andere in; die afspraak draagt dat adres, en de klantkaart blijft ongemoeid.

Het adres op de klantkaart wordt maar één keer ingevuld

Een klant die nog geen adres heeft, neemt dat van de eerste boeking over. Een klant die er al een heeft, houdt het — één keer ergens anders passen overschrijft niet wat er op de kaart staat.

Een uitnodiging opent ingevuld

Nodig je een klant uit voor de controle van volgend jaar, dan opent de gegevensstap mét het adres en je eigen velden erin, overgenomen van de klantkaart. Je klant bevestigt in plaats van opnieuw te typen — en kan de stal aanpassen als het paard verhuisd is. Zie Uitnodigingen versturen.

Veelgestelde vragen

Kan ik één veld maken dat een heel adres is? Nee. Er zijn dertien veldtypes en geen daarvan is een adres, dus een tweede adres bestaat uit vier tekstvelden. Alleen het vaste adres op de gegevensstap is een echt adres — en daar is er precies één van.

Kan ik in plaats daarvan een lijst met stallen laten kiezen? Je kunt een veld van het type Keuzelijst toevoegen met de stallen waar je komt, en bij vier of vijf adressen leest dat prettig. Het vervangt het adres alleen niet: die keuzelijst is een etiket, en Schedulinq heeft het adres zelf nog steeds nodig voor het werkgebied en de reistijd.

Komen deze velden ook in mijn overzichten? Ja. Elk aangepast veld kun je als kolom aanzetten via Kolommen instellen, en tekstvelden doen mee in de zoekbalk, dus je kunt een klant op de eigen postcode terugvinden. Zie Kolommen instellen.

Kan ik het factuuradres alleen aan zakelijke klanten vragen? Ja — zet bij het veld onder Geldt voor het klanttype op Alleen zakelijke klanten. De vier velden verdwijnen dan voor particulieren, in plaats van voor iedereen optioneel te zijn.

Mijn klant heeft de stal twee keer ingevuld. Daar valt automatisch niets aan te repareren: zet het goede adres op de klantkaart en vanaf dan klopt het. Gebeurt het vaker, dan is de omschrijving onder de tweede tussenkop de plek om het op te lossen — niet het label.

Werkt dit ook als ik klanten daarnaast in mijn eigen werkplaats zie? Ja, en dat gaat vanzelf goed. Bij een boeking op een van je locaties wordt er geen adres gevraagd, dus het adresblok en de kop erboven worden niet getoond; het factuurblok wel. Zie Bij de klant of op locatie.