Het planningsalgoritme

Je rooster bepaalt wanneer er iemand kan werken. Deze pagina bepaalt welke van die momenten je klant daadwerkelijk te zien krijgt. Er verandert hier niets aan wie boekbaar is of aan hoe lang een afspraak duurt — dat regel je bij duur en beschikbaarheid.

Hoe een tijdstip een optie wordt

Voor elke dag doorloopt Schedulinq dezelfde vijf stappen. Je begrijpt de instellingen hieronder pas goed als je weet waar ze ingrijpen.

1. Mogelijke tijden verzamelen

   Uit de werktijden van je medewerkers volgt elk moment waarop de afspraak zou passen. Hier gebeurt nog geen selectie.

2. Elk moment een cijfer geven

   Elk moment krijgt een score tussen 0 en 1. Die score is vooral rijtijd-efficiëntie: hoe goed het moment aansluit op de afspraak ervoor en erna. Daar komt een kleine bonus bij als er die dag al een afspraak in de buurt staat, en er gaat iets af als het moment een vrij blok in tweeën hakt waar daarna niets meer in past.

3. De zwakke momenten wegfilteren

   Alles onder een bepaalde score valt af. Die grens stel je in met Hoe streng filteren we mogelijkheden?

4. Terugbrengen tot een paar opties

   Wat overblijft wordt teruggebracht tot het aantal bij Opties per dag, verdeeld over de werkdag: de werkdag wordt in evenveel banden gedeeld, en per band blijft de best scorende optie over.

5. Lege dagen dichtbij redden

   Blijft er voor een dag binnen een week niets over, terwijl er wél een werkbaar moment was? Dan wordt het beste moment alsnog getoond. Verder weg gebeurt dat niet: een lege week is daar het signaal om verderop te kijken.

Rijden van/naar kantoor meenemen

Rijden van/naar kantoor meenemen

Standaard: aan

Telt de rit van je bedrijfsadres naar de eerste afspraak van de dag mee, en de rit van de laatste afspraak terug.

Waarom

Zet dit aan als je mensen 's ochtends op kantoor starten: het eerste en het laatste tijdstip van een dag schuiven dan naar binnen om ruimte te laten voor die ritten, zodat je klant geen tijd te zien krijgt die je in de praktijk niet haalt. Vertrekken je mensen van huis, dan is die reistijd niet van jou en zet je hem uit — anders geef je aan de randen van de dag ruimte weg die er wel is.

Vulrichting

Vulrichting

Standaard: Geen voorkeur

Bepaalt of aangeboden tijden over de dag verspreid worden of tegen één kant aangeschoven.

Waarom

Op een dag die nog leeg is, is dit ingrijpender dan de omschrijving op het scherm doet vermoeden. Met Geen voorkeur krijgt je klant meerdere momenten verspreid over die dag. Kies je Begin van de dag of Einde van de dag, dan blijft er van zo'n lege dag nog maar één moment over, helemaal vooraan of helemaal achteraan. Dat is precies de bedoeling van de instelling — de rest van de dag blijft vrij voor werk dat je zelf nog inplant — maar het betekent ook dat je klant minder te kiezen heeft.

Opties per dag

Opties per dag

1 tot 10Standaard: 3

Hoeveel tijden een klant op één dag te zien krijgt, over al je medewerkers heen.

Waarom

Meer opties is meer keuze voor de klant, maar ook meer van je dag die vergeven kan worden. Minder opties houdt de dag flexibel voor werk dat je zelf nog moet inplannen. Drie werkt voor de meeste bedrijven: genoeg keuze om te boeken, weinig kans dat je dag in één keer volloopt.

Het is een bovengrens, geen belofte. Op een korte dag, bij een lange afspraak of op een dag die al aardig vol staat passen er minder — en dat is goed: liever drie bruikbare tijden dan acht die elkaar in de weg zitten.

Hoe streng filteren we mogelijkheden?

Strengheid

Standaard: Gemiddeld

De ondergrens die een moment moet halen om überhaupt getoond te worden.

Waarom

Dit is de knop die het meest merkbaar is, en de enige die de meeste bedrijven ooit hoeven aan te raken. Streng toont alleen tijden die strak aansluiten op wat er al staat: minder keuze voor de klant, maar korte ritten en volle dagen. Soepel toont bijna alles: je agenda vult sneller, maar je rijdt meer. Gemiddeld zit daar tussenin en is waar je begint.

Merk je dat klanten te weinig tijden zien, zet hem dan één stap soepeler voordat je aan iets anders draait. Rijd je te veel, dan één stap strenger.

Soepeler filteren voor afspraken op korte termijn

Geleidelijk filteren

Standaard: aan

Laat de grens hierboven meelopen met hoe ver de datum weg ligt.

Waarom

Aan: voor de eerstkomende dagen ligt de lat lager, en die klimt over ongeveer veertien werkdagen naar de strengheid die je hebt gekozen. Zo raken gaten van volgende week gevuld, terwijl er verder weg nog ruimte overblijft voor afspraken die beter in de route passen. Uit: overal dezelfde strengheid, ongeacht of het over morgen of over drie weken gaat.

Het rekenvoorbeeld op de pagina

Onder de checkbox rekent Schedulinq de gekozen strengheid om naar iets tastbaars: het aantal minuten rijtijd dat een afspraak nog mag kosten.

Zet je de strengheid op Streng, dan zakken beide getallen zichtbaar mee:

En zet je het geleidelijke filteren uit, dan blijft er één grens over die overal geldt:

Wat hier níét staat

Zie je te weinig tijden, dan ligt de oorzaak vaker buiten deze pagina dan erop:

• Hoe lang een afspraak duurt en wie hem mag uitvoeren — bij het afspraaktype zelf.
• Hoe kort van tevoren en hoe ver vooruit er geboekt mag worden — bij Online boeken → Boekingsregels.
• Wie er wanneer werkt — bij Team → Rooster.
• Hoe ver je rijdt — bij Bedrijf → Werkgebied.

De volledige zoektocht staat in duur en beschikbaarheid.

Veelgestelde vragen

Ik heb iets aangepast en zie geen verschil. Controleer eerst of er überhaupt tijden waren om te filteren. Staat er niemand ingeroosterd of is het afspraaktype niet boekbaar, dan verandert geen enkele instelling hier daar iets aan. Draai je aan Vulrichting op een dag die al vol staat, dan is een klein of onzichtbaar effect normaal.

Klanten zien maar één tijd per dag. Bijna altijd Vulrichting: zet hem terug op Geen voorkeur.

Verder weg zijn er minder opties dan volgende week. Dat is Soepeler filteren voor afspraken op korte termijn, en het is de bedoeling. Wil je overal evenveel keuze, zet hem dan uit.

Welke instelling verander ik als eerste? De strengheid. Eén stap soepeler of strenger heeft meer effect dan alle andere knoppen samen, en je draait hem zo terug.