Je agenda koppelen

Je hebt al een agenda. Als Schedulinq daar niets van weet, boekt een klant je in op een moment dat je allang bezet bent — en moet jij elke boeking met de hand overtikken. Een koppeling lost allebei op: wat in je agenda staat blokkeert je beschikbaarheid, en wat via Schedulinq wordt geboekt komt er vanzelf in te staan.

In het kort

1. Ga naar Mijn profiel en zoek het blok Agenda-integraties.
2. Klik op Agenda toevoegen en kies Google-account koppelen of Microsoft-account koppelen.
3. Log bij Google of Microsoft in en geef Schedulinq toegang. Je komt daarna vanzelf terug.
4. Vink aan welke agenda's uit dat account je wilt gebruiken.
5. Zet per agenda Lezen en Schrijven aan of uit.

Welke agenda's kun je koppelen?

Twee aanbieders:

• Google Agenda — een gewoon Google-account of een Google Workspace-account.
• Microsoft 365 / Exchange — een Microsoft-account of een zakelijk Microsoft 365-account.

Je kunt er meerdere tegelijk koppelen. Dat is niet alleen bedoeld voor twee providers naast elkaar: één account bevat vaak meerdere agenda's, en een gedeelde gezins- of teamagenda zit meestal ín het account dat je al hebt gekoppeld.

Stap voor stap

1. Open het blok Agenda-integraties

   Klik rechtsboven op je naam en ga naar Mijn profiel. Onderaan die pagina staat Agenda-integraties. Zolang je nog niets hebt gekoppeld staat er alleen dat er nog geen accounts zijn.

   

2. Kies een aanbieder

   Klik op Agenda toevoegen. Het menu toont Google-account koppelen en Microsoft-account koppelen. Heb je al een account gekoppeld, dan staan die er bovenaan bij — daarover verderop meer.

   

3. Geef toegang bij Google of Microsoft

   Je verlaat Schedulinq nu. Op het scherm van Google of Microsoft log je in met het account waar de agenda in zit en geef je Schedulinq toestemming om je agenda te lezen en erin te schrijven. Zodra je akkoord gaat, kom je vanzelf terug op je profielpagina.

4. Kies welke agenda's je wilt gebruiken

   Terug in Schedulinq verschijnt meteen een venster met alle agenda's in dat account. Vink aan welke je wilt gebruiken — je hoeft er niet één te kiezen, en niet allemaal.

   

   Achter een agenda kan Alleen lezen staan. Die is met je gedeeld en je mag er zelf niets in zetten; Schedulinq dus ook niet. Primair is de hoofdagenda van het account.

5. Lees hoe locaties je reistijd bepalen

   Daarna volgt een korte uitleg met een vinkje eronder. Lees hem echt even — het is de enige plek waar staat dat Schedulinq de locatie van je agenda-afspraken gebruikt om reistijd uit te rekenen.

   

   Een locatie als Keizersgracht 100, Amsterdam kan Schedulinq omrekenen naar een rijtijd. Tandarts, Vergaderruimte 3 of alleen Amsterdam niet: daar valt Schedulinq terug op een standaard reistijd op basis van je werkgebied. Zet dus volledige adressen in je agenda-afspraken, of accepteer dat de reistijd eromheen een schatting is.

Lezen en schrijven

Elke gekoppelde agenda krijgt een eigen regel met twee checkboxes. Ze staan los van elkaar, en samen bepalen ze wat er precies gebeurt.

Lezen

Blokkeert je beschikbaarheid

Schedulinq haalt de afspraken uit deze agenda op en behandelt ze als bezette tijd. Klanten krijgen die momenten niet meer aangeboden.

Waarom

Dit is de reden dat de meeste mensen koppelen. Zonder lezen weet Schedulinq niets van je tandartsafspraak, je vergadering of je vakantie, en boekt een klant je daar gewoon overheen.

Schrijven

Zet boekingen in je agenda

Afspraken die via Schedulinq geboekt worden, verschijnen in deze agenda.

Waarom

Zo zie je je Schedulinq-afspraken op je telefoon, in je mail en naast al je andere afspraken, zonder dat je iets overtikt. Zet dit maar bij één agenda aan — anders staat elke boeking meerdere keren in je week.

Drie combinaties leveren een toelichting onder de agendanaam op, omdat ze anders uitpakken dan je zou verwachten:

Zet je bij een agenda allebei de checkboxes uit, dan doet die agenda niets meer. Schedulinq vraagt dan of je hem wilt verwijderen, want dat is wat je bedoelt. Annuleer je, dan blijft alles staan zoals het stond.

Wat er níet synchroniseert

Hier zitten de verrassingen, dus het is de moeite waard om ze te kennen.

• Agenda's die je niet hebt aangevinkt. Alleen de agenda's in de tabel tellen mee. Andere agenda's in hetzelfde account worden genegeerd, ook als ze vol staan.
• Afspraken die op "Vrij" staan. Zet je in Google of Microsoft een afspraak op Vrij in plaats van Bezet, dan blokkeert hij geen tijd. Hij is nog wel zichtbaar, maar klanten kunnen er gewoon overheen boeken. Handig voor hele-dag-labels als "Week 34" of een verjaardag.
• Een gedeelde alleen-lezen agenda krijgt nooit boekingen. Zie de tabel hierboven.
• De inhoud van je afspraken. Schedulinq gebruikt begin- en eindtijd en de locatie. Wat er verder in de omschrijving staat, blijft in je eigen agenda.

Wijzigingen komen vanzelf door: pas je een afspraak in Google of Microsoft aan, dan volgt Schedulinq die verandering zonder dat jij iets hoeft te doen.

Meerdere agenda's en meerdere accounts

Je kunt maximaal vijf agenda's koppelen, opgeteld over al je accounts. Zit je aan dat maximum, dan is de knop Agenda toevoegen uitgeschakeld en staat eronder waarom.

Wil je een agenda toevoegen die in een account zit dat je al hebt gekoppeld — een gedeelde gezins- of teamagenda bijvoorbeeld — klik dan op Agenda toevoegen en kies dat account bovenin het menu. Je hoeft dan niet opnieuw in te loggen.

Een agenda of account loskoppelen

Een losse agenda verwijder je door hem links aan te vinken en op Verwijderen te klikken in de balk die dan verschijnt. Wat er gebeurt:

• De afspraken erin blokkeren je beschikbaarheid niet meer.
• Afspraken die Schedulinq erin had gezet, worden verwijderd.
• Was het de laatste agenda van dat account, dan wordt het hele account ontkoppeld. Er zou anders een koppeling achterblijven die nergens meer te zien is.

Al je afspraken in Schedulinq zelf blijven gewoon staan. Loskoppelen raakt alleen de verbinding met Google of Microsoft.

Veelgestelde vragen

Moet iedereen in mijn team dit apart doen? Ja. De koppeling hangt aan één persoon, dus iedereen die online geboekt kan worden koppelt zijn eigen agenda. Als beheerder kun je het voor een collega regelen via hun profielpagina.

Een klant boekte me terwijl ik bezet was. Kijk of Lezen wel aanstaat bij de agenda waar die afspraak in stond, en of de afspraak zelf niet op Vrij staat. Staat de afspraak in een agenda die je niet hebt aangevinkt, dan telt hij niet mee.

Mijn Schedulinq-afspraken staan niet in mijn agenda. Dan staat Schrijven bij geen enkele agenda aan, of alleen bij een agenda die met je gedeeld is als alleen-lezen — daar kan Schedulinq niets in zetten.

Kan ik mijn privéagenda gebruiken zonder dat er werkafspraken in komen? Ja. Zet bij die agenda Lezen aan en Schrijven uit: je privéafspraken blokkeren dan wel je tijd, maar er komt niets bij.

Wat gebeurt er als ik mijn wachtwoord bij Google of Microsoft wijzig? Meestal niets — de koppeling blijft werken. Trek je de toegang bij de aanbieder zelf in, dan stopt de koppeling en moet je hem opnieuw leggen.