Bij de klant of op locatie

Bij elke dienst die je aanbiedt hoort een antwoord op één vraag: kom jij naar de klant, komt de klant naar jou, of spreken jullie elkaar via een video- of telefoongesprek? Je legt dat één keer vast op het afspraaktype, maar de keuze werkt door op vier plekken — het adres in de afspraak, de roosterblokken die meetellen, de reistijd tussen twee klussen, en wat je klant tijdens het boeken kiest.

Geen enkel scherm laat dat allemaal zien. Deze pagina wel.

De keuze in het kort

Waar je het instelt

Op het afspraaktype, onder Waar vindt dit plaats?. Het zijn vier losse vinkjes, geen keuzerondjes — Op een of meer locaties, Bij de klant, Videogesprek en Telefonisch. Meer dan één mag, en minstens één moet aan staan.

Zet je Op een of meer locaties aan, dan verschijnt er een tweede lijst. Daar kies je bij wélke van je vestigingen deze dienst geboekt kan worden — dat is verplicht, want zonder locatie heeft de afspraak geen adres.

Wat er daarna met het adres gebeurt

Dit is het deel dat je niet op het scherm ziet, en het verklaart de meeste verrassingen achteraf.

Bij de klant. De afspraak krijgt het adres dat de klant bij die afspraak invult. Elke afspraak heeft zijn eigen adres: de cv-ketel thuis en de warmtepomp in het huurhuis ernaast gaan in één boeking. Bij een tweede dienst kiest de klant Zelfde adres als de eerste, of Een ander adres.

Op locatie. De afspraak krijgt het adres van de locatie — nooit dat van de klant. Bij een dienst met meerdere locaties komt het adres uit het roosterblok waarin de afspraak daadwerkelijk valt; is dat niet te bepalen, dan valt Schedulinq terug op de eerste locatie van de dienst, zodat er altijd een adres staat.

Een gesprek. Een video- of telefoongesprek heeft geen adres en geen locatie. De klant vult geen adres in, er wordt geen reistijd gerekend en het adres op de klantkaart blijft zoals het was. Een videogesprek krijgt een link naar het gesprek, gemaakt in de agenda van de collega — zie Je agenda koppelen. Bij een telefoongesprek bel jij de klant, en daarom vraagt de boekingspagina altijd zijn telefoonnummer.

Meer tegelijk. Hier hangt het af van wat er bij het boeken gebeurt: koos de klant een locatie, dan geldt het locatieadres; koos hij een gesprek, dan is er geen adres. Anders is het gewoon een afspraak op het adres dat hij opgeeft.

Het adres op de klantkaart is het factuuradres

Het Adres op de klantkaart is waar de factuur heen gaat, niet waar je werkt. Een boeking vult het alleen in als het nog leeg is:

• Heeft de boeking één afspraakadres, dan wordt dat het adres op de klantkaart — tenzij de klant op de gegevensstap aanvinkt dat hij op een ander adres woont (zakelijk: dat de factuur naar een ander adres moet) en dat adres invult.
• Liggen de afspraken op verschillende adressen, dan vraagt de gegevensstap naar zijn eigen adres (zakelijk: naar het factuuradres).
• Vindt alles op een locatie of als gesprek plaats, dan vraagt de pagina er niet naar.

Een klant die al een adres op zijn kaart heeft, houdt dat, wat hij ook intypt. Een ander adres zet je zelf op de klantkaart. Afspraken en uitnodigingen die jij en je team zelf maken, veranderen het adres op de klantkaart nooit. Hoe je de vragen op de gegevensstap verwoordt, staat bij Je boekingspagina.

Het rooster moet meedoen

Hier gaat het in de praktijk mis. Een afspraaktype zegt waar de dienst mag plaatsvinden; het rooster zegt waar iemand die dag werkt. Komen die twee niet overeen, dan levert dat geen foutmelding op — het levert nul beschikbare tijdstippen op.

Elk blok in het rooster heeft daarom een eigen Werkplek — één of meer van Bij de klant, Op locatie, Videogesprek en Telefonisch — en bij Op locatie ook een Locatie.

De regel die Schedulinq hanteert:

• Een afspraak bij de klant gebruikt alleen blokken waarvan de werkplek Bij de klant bevat. Welke locatie er in dat blok staat, maakt niet uit.
• Een afspraak op locatie gebruikt alleen blokken waarvan de werkplek Op locatie bevat, en dan alleen blokken op een van de locaties van die dienst zelf.
• Een videogesprek gebruikt alleen blokken met Videogesprek in de werkplek, een telefoongesprek alleen blokken met Telefonisch.
• Een blok waarvan de werkplek nooit is ingesteld, telt als Bij de klant.

Een blok met Bij de klant en Videogesprek is de gewone manier om gesprekken tussen je bezoeken door te plannen. Of een gesprek dan ook tijdens een rit tussen twee klanten mag vallen, stel je in bij Boekingsregels. En een blok zonder Bij de klant — alleen gesprekken, of alleen op locatie — kan elke vrije tijd op een vast raster aanbieden: zie Alle vrije tijden tonen.

Kan een dienst een video- of telefoongesprek zijn, maar heeft geen van de medewerkers die hem uitvoeren een blok dat zo'n gesprek aanneemt, dan zegt het formulier van de dienst dat onder Waar vindt dit plaats?: Geen enkele gekozen medewerker heeft een roosterblok dat videogesprekken aanneemt, dus die kunnen niet geboekt worden.

Meer over hoe beschikbaarheid tot stand komt staat in Duur en beschikbaarheid.

Wat je klant kiest

Op je boekingspagina kiest de klant éérst waar de afspraak plaatsvindt — bij hem thuis, bij een van je vestigingen, als Videogesprek (Online, via een link die je per e-mail krijgt) of Telefonisch (We bellen je op het nummer dat je opgeeft) — en pas daarna de dienst. Die woorden pas je aan op het tabblad Waar-stap van je boekingspagina. Eén boeking gaat over één bestemming: diensten die daar niet geleverd worden, kan hij in datzelfde mandje niet meer bijboeken. Een mandje met een videogesprek bevat dus alleen diensten die als videogesprek kunnen.

Bij een gesprek toont de kalender de tijden in de tijdzone van de klant, en noemt die tijdzone als hij anders is dan die van jouw bedrijf: Tijden in jouw tijdzone: …. Na het boeken staat op de pagina van de afspraak bij een videogesprek de knop Deelnemen aan het videogesprek, of — zolang de link er nog niet is — De link naar het videogesprek volgt per e-mail.

Dat betekent dat je keuze hier ook bepaalt wát klanten kunnen combineren. Bied je een dienst op meer manieren aan, dan verschijnt hij bij elk van die bestemmingen. Een dienst die op de gekozen bestemming niet geleverd wordt, staat daar niet in de lijst.

Alleen locaties waar klanten kunnen boeken tellen mee. Een dienst die alleen op locatie plaatsvindt, op locaties die allemaal op Online boeken: Nee staan of zijn verwijderd, staat helemaal niet op je boekingspagina — zie Locatie toevoegen.

Als de gekozen plek niets heeft

Bij een boeking op een van je locaties controleert Schedulinq of het daar kan zodra de klant bij zijn diensten op Volgende drukt — voordat hij zijn gegevens invult. Werkt daar niemand voor de dienst, dan krijgt de klant Kies een andere locatie en houdt hij de diensten die hij had gekozen. Bij een dienst die je zowel bij de klant als op locatie aanbiedt en die niemand bij de klant thuis kan doen, zegt de pagina Deze dienst kan niet op je adres geboekt worden in plaats van dat er geen tijden zijn. Zie Er zijn geen tijden beschikbaar.

Drie instellingen helpen een klant de plek te vinden waar het wél kan, allemaal onder Online boeken → Openbare pagina:

• Andere plekken aanbieden — op de pagina die zegt dat het hier niet kan, per locatie waar het wel kan een blok met de eerste vrije datum. Zie Elders boeken.
• Eerdere tijd op een andere locatie aanwijzen — heeft de gekozen locatie deze week niets, dan noemt de kalender maximaal drie locaties die eerder iets hebben.
• Tijden van alle locaties tonen — de lijstweergave op de datum & tijd-stap toont de tijden van alle locaties die de dienst aanbieden, elk met de naam van de locatie.

De laatste twee staan beschreven bij De datum & tijd-stap. Alle drie staan standaard uit. Een boeking gaat nog steeds over één bestemming: een klant die een tijd op een andere locatie kiest, verhuist de hele boeking daarheen.

Terug te lezen in je catalogus

In het overzicht van je afspraaktypes staat per dienst een kolom Waar. Daar zie je in één blik wat je hebt ingesteld: de namen van de vestigingen, Bij de klant, Videogesprek en Telefonisch, elk als een eigen label.

Veelgestelde vragen

Kan ik dit later nog omzetten? Ja. Bestaande afspraken houden het adres waarmee ze geboekt zijn; de wijziging geldt vanaf de volgende boeking.

Ik heb een dienst omgezet naar op locatie, maar er is niets te boeken. Controleer of de roosterblokken van je medewerkers op die locatie staan. Alleen het afspraaktype omzetten is niet genoeg — het rooster bepaalt of er iemand is.

Moet ik voor elke vestiging een apart afspraaktype maken? Nee. Eén dienst kan bij meerdere vestigingen geboekt worden; je vinkt ze allemaal aan in de Locaties-lijst.

Wat als ik niets aanvink? Dat kan niet — je krijgt een melding en de dienst wordt niet opgeslagen. Zonder antwoord op deze vraag is er geen adres om een afspraak mee te maken.