Factuur maken

Een factuur begint altijd als concept. Zolang hij concept is, kun je er alles aan veranderen: regels toevoegen, bedragen aanpassen, de klant wisselen. Pas als je hem uitgeeft krijgt hij een definitief nummer en gaat hij op slot. Dat onderscheid verklaart bijna alles wat dit scherm doet.

In het kort

1. Ga naar Verkoop → Facturen en klik op Nieuwe factuur.
2. Kies de klant.
3. Voeg regels toe — meestal via Toevoegen uit afspraken.
4. Controleer de bedragen en klik op Aanmaken. Je hebt nu een concept.
5. Klik op Uitgeven zodra het klopt, en daarna op Verzenden.

Stap voor stap

1. Open je facturen

   Verkoop → Facturen toont al je facturen, nieuwste eerst. Je kunt zoeken, filteren op status en op jaar, en met de tabs bovenin wisselen tussen Facturen en Creditfacturen.

   

2. Begin een nieuwe factuur

   Klik rechtsboven op Nieuwe factuur. Je krijgt een leeg formulier met één lege regel.

   

   De blauwe melding vertelt iets belangrijks: een concept heeft nog geen datums. De factuurdatum wordt gezet op de dag dat je uitgeeft, en de vervaldatum komt daar het aantal dagen bij dat je onder Facturatie → Factuurinstellingen hebt ingesteld. Je hoeft dus niets in te vullen — en een concept dat een week blijft liggen, krijgt gewoon de datum van de dag waarop je hem uitgeeft.

3. Kies de klant

   Begin te typen in het veld Klant. Je zoekt op naam, en het adres staat bij elke suggestie zodat je twee klanten met dezelfde naam uit elkaar houdt.

   De klantgegevens worden op het moment van uitgeven vastgelegd op de factuur. Verhuist je klant volgend jaar, dan blijft op deze factuur het adres van vandaag staan — precies wat je wilt, want een verstuurde factuur hoort niet met terugwerkende kracht te veranderen.

4. Voeg regels toe

   Klik op Regel toevoegen. Er zijn drie manieren, en ze doen echt iets anders.

   

   • Lege regel — je typt zelf omschrijving, aantal, prijs en btw. Voor voorrijkosten, materiaal of een handmatige korting.
   • Uit afspraaktype — neemt de omschrijving en prijs over van een dienst uit je catalogus, zonder aan een afspraak te koppelen.
   • Toevoegen uit afspraken — de manier die je het vaakst gebruikt. Deze optie werkt pas zodra je een klant hebt gekozen.

   Bij Toevoegen uit afspraken krijg je alle afgeronde afspraken van die klant die nog niet gefactureerd zijn. Vink aan wat op deze factuur moet.

   

   Een afspraak wordt één regel, met de extra's van die afspraak er ingesprongen onder. Sleep aan het greepje links om de volgorde te veranderen; een extra blijft aan zijn afspraak hangen.

   

5. Controleer de totalen en sla op

   Onder de regels rekent Schedulinq live mee.

   

   Klopt het, klik dan op Aanmaken. Je hebt nu een concept: opgeslagen, maar nog zonder nummer en zonder datums, en nog volledig aanpasbaar.

De regels, veld voor veld

Omschrijving

Verplicht

Wat de klant op de factuur leest. Bij een regel uit een afspraak staat de naam van de dienst er al; je mag hem aanpassen.

Waarom

Dit is de enige tekst die je klant ziet over wat er geleverd is. "Onderhoudsbeurt" is duidelijker dan de interne code van het afspraaktype, en scheelt vragen bij de boekhouding van je klant.

Aantal

Standaard 1. Verhoog het voor iets dat je meerdere keren levert.

Waarom

Twee identieke regels met aantal 1 en één regel met aantal 2 tellen even hard op, maar het tweede leest beter op de pdf — en scheelt jou werk bij het aanpassen.

Stukprijs (excl.)

Het bedrag exclusief btw, per stuk.

Waarom

De prijzen in je catalogus leg je inclusief of exclusief btw vast, maar op een factuur rekent Schedulinq altijd vanaf het bedrag exclusief btw — dat is hoe een factuur hoort te zijn opgebouwd. Neem je een afspraak over, dan wordt dat automatisch omgerekend.

Btw

Het tarief voor deze regel. Elke regel heeft zijn eigen tarief.

Waarom

Per regel, niet per factuur — zo kun je werk tegen het lage tarief en materiaal tegen het hoge tarief op dezelfde factuur zetten. Onderaan wordt per tarief opgeteld.

Concept of definitief

Een factuur doorloopt een paar toestanden, en alleen de eerste is nog vrij bewerkbaar.

Zo ziet een opgeslagen concept eruit. Er staat nog geen nummer boven, de knop rechtsboven is Uitgeven, en onder Acties staat wat er verder mogelijk is.

Uitgeven is het punt waarop het serieus wordt, en Schedulinq vraagt het daarom expliciet:

Op dat moment gebeuren drie dingen tegelijk: de factuur krijgt het volgende nummer in de reeks, de factuurdatum wordt vandaag en de vervaldatum komt daar je betaaltermijn bij.

Nummering, en waarom je niet zomaar verwijdert

Factuurnummers moeten een aaneengesloten reeks vormen, zonder gaten. Daar hangt het hele verwijdergedrag van dit scherm aan vast:

• Een concept kun je altijd weggooien. Het heeft nog geen nummer, dus er ontstaat geen gat.
• Een uitgegeven factuur kun je alleen verwijderen als het de hoogste is. Het nummer rolt dan terug en wordt hergebruikt.
• Elke andere uitgegeven factuur kun je niet verwijderen. Klopt er iets niet, dan maak je een creditfactuur.

Dat verklaart ook waarom in het overzicht alleen concepten een vinkvakje hebben: verwijderen in bulk zou de reeks kunnen breken.

Veelgestelde vragen

Kan ik een factuur maken zonder afspraak? Ja. Kies een klant en voeg lege regels toe. Handig voor materiaal, een aanbetaling of iets dat buiten je agenda om is geleverd.

Waarom staat er geen betaallink op mijn factuur? Online betalen is nog niet ingeschakeld in Schedulinq. Vermeld voorlopig je bankgegevens op de factuur — die staan onder Facturatie → Factuursjabloon.

Ik heb een factuur verstuurd met een fout erin. Crediteer hem en maak een nieuwe. Een verstuurde factuur aanpassen of weggooien kan niet, en hoort ook niet te kunnen.

Waar pas ik het factuurnummer of de betaaltermijn aan? Onder Facturatie → Factuurinstellingen. Het uiterlijk van de pdf regel je onder Factuursjabloon.