Een afspraak inplannen

Niet elke afspraak komt via je boekingspagina binnen. Een klant belt, je spreekt iemand op locatie, of je plant een terugkomafspraak meteen in. Dan zet je de afspraak zelf in de agenda — met dezelfde gegevens als een online boeking, maar zonder de regels die voor klanten gelden.

In het kort

1. Klik in de Agenda op een leeg moment, of gebruik Nieuw in het afsprakenoverzicht.
2. Kies de klant en het afspraaktype.
3. Zet datum en tijd en controleer de duur.
4. Vink aan bij wie de afspraak hoort.
5. Klik op Aanmaken en kies of de klant een bevestiging krijgt.

Het afspraaktype kiezen

De keuze van de dienst gaat in drie stappen: eerst waar de afspraak plaatsvindt, dan de categorie, dan de dienst zelf. Dat komt doordat dezelfde dienst op meerdere plekken aangeboden kan worden — bij de klant of op een van je locaties — en die keuze bepaalt welk adres in de afspraak komt.

Stap voor stap

1. Open een nieuwe afspraak

   Klik in de agenda op een leeg tijdvak — datum, tijd en medewerker staan dan al ingevuld. Of ga naar Afspraken → Overzicht en klik op Nieuw; dan begin je met een leeg formulier.

   

2. Kies de klant

   Typ een naam of e-mailadres en kies iemand uit de lijst. Het adres van de klant wordt daarna automatisch overgenomen in de kaart Locatie.

   

3. Zet datum, tijd en duur

   Kies een datum in de kalender en daarna een tijd. De duur komt uit het afspraaktype en telt gekozen extra's er automatisch bij op.

   

4. Kies bij wie de afspraak hoort

   Vink een of meer medewerkers aan. Bij een afspraak op het adres van de klant kun je de lijst beperken tot mensen die dat gebied bedienen.

   

5. Sla de afspraak op

   Klik rechtsboven op Aanmaken. Heeft de afspraak een klant, dan vraagt Schedulinq daarna of die een bevestiging moet krijgen.

   

Veld voor veld

Klant

Optioneel

Zoek op naam of e-mailadres. Laat je het leeg, dan wordt de afspraak een blokkade in de agenda zonder ontvanger.

Waarom

De gekozen klant bepaalt wie de bevestiging krijgt, in welke taal die wordt geschreven, en welk adres wordt voorgesteld. Een afspraak zonder klant is daarom geen half ingevulde afspraak maar een ander soort item.

Afspraaktype

Bepaalt duur en prijs

De dienst die je levert, gekozen via de drie stappen hierboven.

Waarom

Het type levert de standaardduur, de prijs, de beschikbare extra's en de medewerkers die de dienst mogen uitvoeren. Kies je een ander type, dan veranderen die allemaal mee.

Afspraaknaam

Verplicht

Wordt automatisch gevuld met de naam van het afspraaktype. Je mag hem aanpassen.

Waarom

Dit is de tekst die in de agenda op het blokje staat. Bij tien "Onderhoudsbeurt"-blokken op een dag helpt het om er iets onderscheidends van te maken, bijvoorbeeld de straatnaam of het type ketel.

Datum & tijd

Verplicht

Eerst een datum, dan een uur en een minuut. Tijden gaan per vijf minuten.

Waarom

Bevestig je keuze met de knop in de picker — sluit je het venster met Escape, dan wordt de tijd niet overgenomen.

Duur

Automatisch

Staat standaard op de duur van het afspraaktype plus de gekozen extra's, met de opbouw eronder ("60 min basis + 15 min extra's"). Met Duur aanpassen zet je er handmatig een andere tijd voor in de plaats.

Waarom

Pas de duur alleen aan als je weet dat déze afspraak afwijkt. Moet elke afspraak van dit type langer duren, verander dan de duur op het afspraaktype zelf — anders herhaal je de correctie eindeloos.

Bij wie moet deze afspraak ingepland worden?

Verplicht

Eén of meer medewerkers. De lijst toont wie het gekozen afspraaktype uitvoert.

Waarom

Bij een afspraak op het adres van de klant verschijnt er een filter dat de lijst beperkt tot mensen die dat gebied bedienen. Dat filter kijkt naar het werkgebied, niet naar de agenda — zie de waarschuwing hieronder.

Extra's

Als het type ze heeft

Klik een extra aan om hem toe te voegen. Tijd en bedrag worden bij de afspraak opgeteld en onder de lijst samengevat.

Waarom

Extra's die je hier aanzet gedragen zich precies zoals wanneer een klant ze zelf bijboekt, dus de duur en de prijs kloppen met wat er op de factuur komt.

Locatie

Bij een afspraak op het adres van de klant staat hier het adres, overgenomen van de klantkaart en aanpasbaar. Bij een afspraak op een van je locaties staat er welke.

Waarom

Dit adres gaat mee in de bevestiging en in de agenda-afspraak, en bepaalt de reistijd. Wijk je hier af van het adres op de klantkaart, dan geldt dat alleen voor deze ene afspraak.

Interne notitie

Alleen intern

Ruimte voor wat je collega ter plekke moet weten.

Waarom

Deze tekst is niet zichtbaar voor de klant — het scherm zegt dat er ook bij. Alles wat de klant wél moet lezen hoort in de bevestiging thuis, niet hier.

Wat de klant ontvangt

Heeft de afspraak een klant, dan vraagt Schedulinq na het opslaan of die een bericht moet krijgen. De inhoud van dat bericht komt uit de communicatiestap voor een nieuwe afspraak — je schrijft hem dus niet per keer, maar één keer voor je hele bedrijf.

Zeg je nee, dan staat de afspraak gewoon in de agenda en weet de klant van niets. Dat is precies wat je wilt bij een afspraak die je telefonisch al hebt bevestigd.

Veelgestelde vragen

Kan ik iemand dubbel boeken? Ja. Bij handmatig inplannen wordt niet gecontroleerd of de medewerker al bezet is of buiten werktijd zit. Online boekingen worden wél tegen de agenda gecontroleerd.

Waarom staat mijn collega niet in de lijst? De lijst toont alleen medewerkers die aan dit afspraaktype zijn toegewezen. Staat er een filter aan voor het werkgebied, dan vallen mensen buiten dat gebied ook weg.

De duur klopt niet. Controleer of er extra's aanstaan — die worden bij de basisduur opgeteld. Klopt de basis niet, dan zit de fout in het afspraaktype zelf.