Onderhoudscontracten inplannen zonder belrondes

Onderhoudscontracten zijn afspraken die je al hebt. Elk contract is één bezoek per jaar, en dat bezoek moet nog wel ergens in de agenda komen. Zolang je er een handvol hebt, bel je ze even na. Vanaf een paar honderd is het een baan.

En het is een ondankbare baan: de helft neemt niet op, een deel moet terugbellen, en wie je vandaag niet bereikt staat morgen weer op je lijst. Ondertussen staan de contracten niet netjes over het jaar verdeeld, dus het komt ook nog met bakken tegelijk.

Deze pagina beschrijft de andere manier: je legt elk contract één keer vast, en daarna nodigt Schedulinq je klant elk jaar zelf uit om een moment te kiezen. Je belt alleen nog de klanten die níét reageren.

Hoe het werkt

1. Je legt het contract één keer vast

   Per klant maak je een abonnement: dit afspraaktype, elk jaar, vanaf deze datum.

2. Schedulinq houdt de datums bij

   Eén keer per dag kijkt Schedulinq welke abonnementen aan de beurt zijn.

3. De klant krijgt een uitnodiging

   Op die dag gaat er een mail naar de klant met een link. Geen datum die jij hebt bedacht — een link naar jouw agenda.

4. De klant kiest zelf

   Hij opent de link, ziet wat er bij jullie vrij is en boekt. Pas dan staat de afspraak in je agenda.

5. Jij kijkt alleen naar de uitzonderingen

   Wie niet boekt, blijft zichtbaar in het uitnodigingenoverzicht. Dát is je belijst — niet je hele bestand, maar het deel dat het niet zelf heeft opgepakt.

Wat je vooraf inricht

Vier dingen moeten kloppen voordat de eerste uitnodiging de deur uit gaat. Ontbreekt er één, dan gaat de mail wél weg en ziet je klant een lege agenda.

Een afspraaktype voor de onderhoudsbeurt

Verplicht

Met een realistische duur, en met medewerkers eraan gekoppeld die ook werktijden hebben. Zie Afspraaktype aanmaken.

Waarom

Dit is de stap die het vaakst misgaat. Een uitnodiging toont dezelfde momenten als je gewone boekingspagina: is er niemand toegewezen of staat er geen rooster, dan is er niets te kiezen. De klant krijgt dan een uitnodiging die nergens heen leidt, en dat merk je pas als hij belt.

Je klanten in Schedulinq

Verplicht

Een abonnement hangt aan een klant, dus die moeten er eerst zijn. Je hele bestand zet je in één keer klaar met een import vanuit Excel of je CRM. Zie Klanten importeren.

Eigen velden voor wat je ter plekke nodig hebt

Aanbevolen

Het merk en het serienummer van de ketel, een pasnummer, de sleutelafspraak. Leg dat vast op de klant, dan staat het er volgend jaar nog. Zie Eigen velden toevoegen.

Waarom

Doe dit vóór de import. Bestaande klanten krijgen een nieuw veld er leeg bij — er wordt niets met terugwerkende kracht ingevuld, dus anders typ je per klant iets na wat al in je oude systeem stond.

De berichten rond een uitnodiging

Aanbevolen

De uitnodiging zelf, één of twee herinneringen, en het bericht als de uitnodiging verloopt. Die staan in de uitnodigingsstroom onder Communicatie → Stappen. Zie Hoe communicatie werkt.

Waarom

De herinneringen doen hier het meeste werk. Wie op maandag niets doet met een mail, doet dat een week later vaak wel — en elke klant die na een herinnering alsnog zelf boekt, is een telefoontje dat je niet hoeft te plegen.

De contracten aanmaken

Dit is het eerlijke deel van het verhaal: abonnementen maak je één voor één aan. Er is geen import en geen knop om ze in bulk aan te maken. Je klanten zet je in één keer klaar, hun contracten niet.

Wat dat betekent bij het inrichten:

Bij een groot bestand ben je daar dagen mee bezig. Zet daar de vergelijking naast: dat is eenmalig werk, tegenover een belronde die elk jaar terugkomt.

Hoe je er één aanmaakt en welke velden erin staan, staat in Abonnementen op afspraken.

Factureren zonder erop te wachten

Bij een jaarcontract betaalt je klant voor het jáár, niet voor het bezoek. Dan wil je niet wachten tot de monteur is geweest.

In het abonnement kies je bij Facturatie voor Op een vaste datum. Schedulinq maakt dan op die datum een conceptfactuur, of het bezoek nu al is geweest of niet. De eerste factuurdatum staat los van de startdatum van het abonnement, dus je kunt in januari factureren voor onderhoud dat in maart wordt uitgevoerd.

Bijhouden wat er niet vanzelf gaat

Twee overzichten, en je bent bij.

Afspraken → Abonnementen

Wat komt eraan. De kolom volgende uitnodiging vertelt je wanneer een contract aan de beurt is; sorteer erop en je ziet je jaar. Het statusfilter staat standaard op Actief, dus gepauzeerde contracten blijven buiten beeld tot je het omzet.

Afspraken → Uitnodigingen

Wat er open staat. Dit is je werklijst:

• In afwachting — verstuurd, nog niet geboekt. Deze mensen hoef je nog niet te bellen; de herinneringen lopen nog.
• Verlopen — Schedulinq is gestopt met herinneren. Dít zijn de klanten die een telefoontje nodig hebben.
• Gebruikt — geboekt, staat in je agenda. Klaar.

Veelgestelde vragen

Kan ik alle abonnementen in één keer aanmaken? Nee. Klanten importeer je in één keer, abonnementen maak je stuk voor stuk aan. Het is eenmalig werk, maar het is werk.

Mijn klant zegt dat er geen tijden te kiezen zijn. Dan is er niemand aan het afspraaktype gekoppeld, heeft de gekoppelde medewerker geen werktijden, of duwt de voorbereidingstijd alle beschikbare dagen voorbij het einde van het boekvenster. Er zijn geen tijden beschikbaar loopt de oorzaken langs.

Kan ik iemand tussendoor toch alvast uitnodigen? Ja. Open het abonnement en kies Acties → Uitnodiging nu versturen. De reeks loopt daarna gewoon door.

Wat als een klant zijn contract opzegt? Pauzeer of annuleer het abonnement. Er gaan dan geen uitnodigingen meer uit, en de afspraken die er al uit voortkwamen blijven gewoon staan.

Werkt dit ook voor twee keer per jaar, of per kwartaal? Ja. De herhaling is vrij in te stellen; jaarlijks is alleen het meest voorkomende geval.