Afspraaktype aanmaken

Je klanten zien dit veld nooit. Het is de vaste verwijzing die gelijk blijft als je de naam later aanpast of vertaalt, en waarmee koppelingen, exports en facturen deze dienst herkennen. Kies iets dat je over een jaar nog begrijpt en houd het kort.

De kleur komt terug als stip in je agenda en in het overzicht. Geef diensten die op elkaar lijken bewust verschillende kleuren, dan zie je in één blik hoe je week eruitziet.

Schrijf op wat de klant zoekt, niet hoe je het intern noemt. “Onderhoud cv-ketel” werkt beter dan “Onderhoud type B”.

Dit is de plek om te voorkomen dat klanten vooraf bellen: wat is inbegrepen, wat moet de klant klaarzetten, wanneer duurt het langer.

Klanten zien je boekingspagina in hun eigen taal. Ontbreekt hun taal, dan valt Schedulinq terug op een taal die je wél hebt ingevuld — de dienst verdwijnt dus nooit, maar een vertaling leest prettiger.

Nieuwe afspraaktypes staan bewust op Nee, zodat je rustig kunt inrichten zonder dat er meteen geboekt wordt. Diensten die je alleen zelf inplant laat je op Nee staan; jij en je team kunnen ze gewoon handmatig inplannen.

De duur bepaalt hoeveel tijd er in de agenda wordt geblokkeerd en welke tijdstippen een klant te zien krijgt. Reken realistisch: te kort loopt je dag vast, te ruim verkoop je jezelf tekort.

Zet dit op Nee als de duur meer vragen oproept dan hij beantwoordt. De afspraak blijft in je agenda even lang staan en de klant ziet gewoon begin- en eindtijd in de bevestiging.

Voor werk dat je moet voorbereiden — onderdelen bestellen, een offerte opstellen. Staat dit op 3 dagen, dan ziet iemand die vandaag boekt de eerste vrije tijd pas over drie dagen. Het geldt ook voor uitnodigingen. Hoe het samengaat met je boekingsregels, staat in Duur en beschikbaarheid.

Schedulinq zoekt vrije tijdstippen alleen in de agenda's van deze mensen. Vink je niemand aan, dan zijn er geen beschikbare momenten en kan niemand de dienst online boeken.

Een onderhoudsbeurt aan een cv-ketel is een andere klus dan een aan een warmtepomp. Plan je deze dienst in, dan biedt het formulier bij de klant alleen objecten van een aangevinkt type aan. Staat er al een object van een ander type op de afspraak, dan zegt het formulier dat eronder en slaat het pas op als je een ander object kiest of Geen.

Categorieën ordenen zowel je eigen overzicht als de keuzelijst die je klant ziet. Vanaf een stuk of tien diensten scheelt het je klant zoekwerk.

Deze keuze bepaalt welk adres in de afspraak en de bevestiging komt te staan, en of er reistijd wordt ingepland. Bied je de dienst op meer manieren aan, vink ze dan allemaal aan; de klant kiest zelf bij het boeken. Een gesprek vraagt geen adres en kost geen reistijd. Bij een telefoongesprek vraagt de boekingspagina altijd het telefoonnummer van de klant, ook als je dat veld op de gegevensstap hebt verborgen — jij belt hem.

Niet elke vestiging biedt elke dienst aan. Werkt er op een gekozen locatie nog niemand die de dienst uitvoert, dan waarschuwt Schedulinq je — voeg dan eerst een rooster toe.

Heeft elk gebied een eigen lijst met diensten, dan wordt een nieuwe dienst door geen enkel gebied bediend totdat je hem ergens toevoegt — en kan een klant hem op geen enkel adres boeken. Het formulier waarschuwt je dan: Geen enkel werkgebied bedient deze dienst. Dat zie je liever hier dan dat een klant het je komt vertellen.

Werk je vooral voor consumenten, dan denk je in bedragen inclusief btw; werk je voor bedrijven, dan juist exclusief. Beide bedragen worden hoe dan ook opgeslagen.

Dit bedrag komt terug op je boekingspagina en op de factuur. Een verkeerd tarief werkt door in je hele facturatie, dus controleer het bij twijfel per dienst.

Kies Vanaf voor werk waarvan de eindprijs afhangt van wat je ter plekke aantreft. Zo weet de klant waar hij aan begint, zonder dat je je vastlegt op een bedrag dat je niet kunt waarmaken.

HEIC is het formaat waarin een iPhone standaard fotografeert, dus je kunt een foto van je telefoon rechtstreeks uploaden zonder hem eerst om te zetten.