Teamleader Focus

Met de Teamleader-koppeling houd je je klantenbestand op één plek bij, in welk van de twee systemen je ook werkt. Nieuwe en gewijzigde contacten, bedrijven en afspraken lopen daarna automatisch heen en weer.

Deze handleiding beschrijft de koppeling zoals je die vandaag in Schedulinq vindt: verbinden, wat er synchroniseert, eenmalig importeren en exporteren, teamleden koppelen, en hoe je de koppeling weer opheft.

Verbinden

Je vindt Teamleader onder Instellingen → Integraties, in de categorie CRM.

1. Klik op Verbinden

   Schedulinq stuurt je door naar Teamleader om toestemming te geven. Je logt daar in met je eigen Teamleader-account.

   

2. Geef Schedulinq toegang

   Het toestemmingsscherm is van Teamleader zelf, niet van Schedulinq. Je geeft daar toestemming namens het Teamleader-account waarmee je bent ingelogd — dus log in met het account dat de contacten en bedrijven bevat die je wilt koppelen, niet met een persoonlijk proefaccount.

3. Je komt terug in Schedulinq

   Na toestemming keer je automatisch terug en opent Schedulinq meteen de instellingenpagina van de koppeling. De kaart in het overzicht draagt vanaf nu het label Verbonden.

   

De instellingenpagina

Alles wat je aan de koppeling kunt instellen staat op één scherm: Instellingen → Integraties → Teamleader Focus, of via de knop Instellingen op de kaart.

Het scherm valt uiteen in vier delen, en ze doen echt verschillende dingen:

• Importeren uit Teamleader — een eenmalige actie die je zelf start.
• Exporteren naar Teamleader — idem, de andere kant op.
• Bidirectionele synchronisatie — de doorlopende koppeling, die vanzelf loopt.
• Gevarenzone — de koppeling opheffen.

Het onderscheid tussen de eerste twee en de derde is het belangrijkste op deze pagina. Import en export zijn inhaalslagen voor wat er al stond; de synchronisatie regelt alles wat daarna gebeurt.

Bidirectionele synchronisatie

Deze drie checkboxes bepalen wat er doorlopend wordt bijgehouden, zonder dat je er iets voor doet.

Contacten

Standaard: aan

Nieuwe en gewijzigde particuliere klanten lopen in beide richtingen mee.

Waarom

Dit is de checkbox die je wilt aanhouden als Teamleader je klantadministratie is. Zet je hem uit, dan blijft een adreswijziging die je in Schedulinq doorvoert in Schedulinq staan — en dat merk je pas als je in Teamleader het oude adres ziet.

Bedrijven

Standaard: aan

Hetzelfde, maar voor zakelijke klanten. In Schedulinq is dat een klant van het type Zakelijk; in Teamleader een bedrijf.

Waarom

Particuliere en zakelijke klanten volgen aparte routes, dus deze twee checkboxes staan los van elkaar. Werk je alleen voor consumenten, dan verandert deze checkbox niets — maar hem uitzetten is netter dan hem aan laten staan "voor het geval dat".

Afspraken

Standaard: aan

Afspraken uit Schedulinq verschijnen als afspraak in Teamleader en blijven daarna bijgewerkt.

Waarom

Handig als je collega's Teamleader gebruiken als hun agenda en niet in Schedulinq kijken. Een afspraak zonder begin- of eindtijd wordt niet doorgestuurd — daar valt in Teamleader geen afspraak van te maken.

Een wijziging aanzetten of uitzetten wordt direct opgeslagen; er is geen opslaanknop.

Eenmalig importeren

Importeren haalt je bestaande Teamleader-contacten en -bedrijven op als Schedulinq-klanten. Je gebruikt dit één keer, vlak na het koppelen, om je bestand in te halen.

Contacten en bedrijven importeer je apart, zodat je met één van de twee kunt beginnen. Na afloop toont de knop hoeveel records zijn verwerkt.

Eenmalig exporteren

De andere richting: je bestaande Schedulinq-klanten als contact in Teamleader zetten.

Een export loopt op de achtergrond. Je krijgt geen voortgangsbalk en geen melding als hij klaar is — de knop verandert in Export gestart en daar blijft het bij. Bij een groot bestand controleer je het resultaat dus in Teamleader zelf, niet in Schedulinq.

Dubbelen voorkomen

Dit is het deel dat de moeite waard is om te begrijpen, want het is de enige stap die je niet met één klik terugdraait.

Schedulinq koppelt een bestaand record aan een bestaande klant op e-mailadres, en hanteert daarbij één regel:

Die laatste regel verrast mensen. Schedulinq kiest bewust niet uit meerdere kandidaten: twee klanten mogen hetzelfde e-mailadres delen (denk aan een echtpaar of een algemeen info@-adres), dus één ervan uitkiezen zou een gok zijn. Een gok die fout gaat is erger dan een dubbele die je ziet staan.

Een klant of contact zonder e-mailadres heeft niets om op te matchen en levert dus altijd een nieuw record op.

Deze regel geldt niet alleen voor de handmatige import en export. Ook de doorlopende synchronisatie gebruikt hem: bewerk je een klant die (nog) geen tegenhanger in Teamleader heeft, dan zoekt Schedulinq er eerst één op e-mailadres bij. Wordt er niets gevonden, dan maakt de bewerking een nieuw record aan.

Teamleden koppelen

Contacten zijn je klanten; teamleden zijn je collega's. Die krijgen een eigen scherm, via Teamleden beheren in het importblok.

Elke Teamleader-gebruiker krijgt een rij, met een status die bepaalt wat je kunt doen:

Gekoppeld

Deze Teamleader-gebruiker en een Schedulinq-gebruiker zijn aan elkaar gekoppeld. Gebruikers met hetzelfde e-mailadres in beide systemen worden automatisch gekoppeld — daar hoef je niets voor te doen.

Waarom

De koppeling bepaalt van wie een afspraak is als die uit Teamleader komt. Zonder koppeling weet Schedulinq niet welke medewerker erbij hoort.

Nieuw

Standaard: Niets doen

Deze Teamleader-gebruiker is nog niet bekend in Schedulinq. Je kiest per rij: Uitnodigen (die persoon krijgt een uitnodiging voor Schedulinq) of Koppelen aan bestaande gebruiker (voor wie al een Schedulinq-account heeft onder een ander e-mailadres).

Waarom

De standaard is bewust Niets doen, zodat je nooit per ongeluk je hele Teamleader-adresboek uitnodigt. Let op: elke uitgenodigde collega die het account accepteert telt mee voor je Schedulinq-abonnement.

Uitgenodigd

Er staat al een uitnodiging open voor deze persoon. Je hoeft niets te doen tot hij of zij hem accepteert.

Geen e-mail

Deze Teamleader-gebruiker heeft geen e-mailadres. Uitnodigen kan dus niet — koppelen aan een bestaande Schedulinq-gebruiker is de enige optie, en het zoekveld staat daarom meteen klaar.

Je keuzes worden pas doorgevoerd als je onderaan op Toepassen klikt. Tot dat moment kun je vrij aanpassen. Eén Schedulinq-gebruiker kan maar aan één Teamleader-gebruiker worden gekoppeld: iemand die al gekoppeld is, of die je in een andere rij hebt gekozen, verschijnt niet meer in de zoeklijst.

Ontkoppelen werkt anders: dat gebeurt meteen, buiten Toepassen om, na een bevestiging.

De koppeling opheffen

Onderaan de instellingenpagina staat de gevarenzone.

Ontkoppelen stopt de synchronisatie en verwijdert de koppelgegevens. Wat je in beide systemen hebt staan — klanten, afspraken, contacten — blijft gewoon bestaan; alleen het verband ertussen verdwijnt.

Lees de waarschuwing hierboven over opnieuw verbinden voordat je dit gebruikt: de verwijzingen komen niet terug, ook niet als je dezelfde Teamleader-omgeving opnieuw koppelt.

Veelgestelde vragen

Ik heb geïmporteerd en zie nu dubbele klanten. Dan hadden die klanten geen of meer dan één match op e-mailadres. Voeg de dubbelen samen in Schedulinq en vul de e-mailadressen aan, zodat een volgende import ze wél herkent.

Een collega staat niet in de lijst met teamleden. De lijst komt rechtstreeks uit Teamleader. Staat iemand daar niet als gebruiker, dan verschijnt hij hier ook niet.

Mijn afspraken komen niet in Teamleader terecht. Controleer of de checkbox Afspraken aanstaat, en of de afspraak een begin- en eindtijd heeft. Afspraken zonder tijd worden overgeslagen.

Kan ik alleen contacten synchroniseren en verder niets? Ja. De drie checkboxes staan los van elkaar; zet de andere twee uit.