Communicatie-instellingen

De meeste communicatie regel je per stap: wélk bericht wanneer uitgaat, staat bij de stap zelf. Op deze pagina staat wat daar bóvenop geldt, voor elk bericht dat je verstuurt — van wie het komt, waar interne meldingen heen gaan, en op welke uren er niets de deur uit mag.

Je vindt hem onder Communicatie → Instellingen.

De drie tabbladen

De pagina is opgesplitst per kanaal. Wat je op het ene tabblad instelt, heeft geen effect op het andere.

Tabblad E-mail

Verzenddomein

Standaard versturen we je e-mails vanaf mail.schedulinq.com. Je kunt ook je eigen domein koppelen, zodat er mail.jouwbedrijf.nl in de inbox van je klant staat.

Dat koppelen is een apart klusje — je moet er DNS-records voor toevoegen bij de partij waar je domein staat — en het heeft daarom zijn eigen handleiding: Verzenden vanaf je eigen domein.

Standaard afzender

Alleen bij eigen domein

Twee velden naast elkaar. Links de afzendernaam — de naam die je klant in zijn inbox ziet staan. Rechts het reply-to-adres: het adres waar een antwoord op je bericht terechtkomt.

Waarom

Je klant beantwoordt een bevestigingsmail vaker dan je denkt — om te verzetten, of met een vraag. Zonder reply-to komt dat antwoord op een adres dat niemand leest. Zet hier het adres waar je post echt binnenkomt, ook als dat een ander domein is dan waarvandaan je verstuurt.

E-mailadressen

Twee interne adressen. Allebei optioneel: laat je ze leeg, dan gebruiken we het algemene e-mailadres van je organisatie.

Facturatie-e-mail

Optioneel

Het adres waar de facturen van Schedulinq naartoe gaan.

Waarom

Bij veel bedrijven leest de boekhouder de post niet die op het algemene adres binnenkomt. Een apart facturatie-adres scheelt doorsturen, elke maand opnieuw.

Notificatie-e-mail

Optioneel

Het adres waar interne meldingen heen gaan — bijvoorbeeld het bericht dat er een nieuwe boeking binnen is.

Waarom

Dit is de kant van de communicatie die naar jóu gaat, niet naar de klant. Een gedeeld planningsadres werkt hier beter dan een persoonlijk adres: meldingen blijven dan doorkomen als degene die ze normaal leest een week weg is.

Reviews

Review/feedback link

Optioneel

De link naar de plek waar klanten een review kunnen achterlaten — je Google-bedrijfspagina bijvoorbeeld.

Waarom

Het invullen van dit veld doet zelf niets. Het maakt de tag {{reviewLink}} beschikbaar in je berichten, die je vervolgens in een stap gebruikt — meestal in een bericht na afloop van de afspraak. Vul je hem hier niet in, dan heeft die tag niets om naartoe te wijzen.

Verzendgedrag

Rustige uren

Standaard: uit

Zet de checkbox aan en kies een begin- en eindtijd. Tussen die twee tijden gaat er geen bericht de deur uit.

Waarom

Herinneringen worden vooruit ingepland en kunnen dus midden in de nacht uitkomen. Een sms om 03:00 over een afspraak van morgenmiddag maakt niemand blij. De tijden gelden in de tijdzone van je organisatie, niet in die van je klant.

Tabblad SMS

Notificatie-telefoonnummer

Optioneel

Het mobiele nummer waarop jij sms-meldingen ontvangt, bijvoorbeeld bij een nieuwe boeking. Laat je het leeg, dan gebruiken we het telefoonnummer van je organisatie.

Waarom

Dit is een inkomend nummer, geen afzender. Je klant ziet het nooit. Zet er het nummer neer van wie er die dag op de planning zit.

Tabblad WhatsApp

Bovenaan dit tabblad staat de koppeling met WhatsApp Business. Die koppeling opzetten is een verhaal apart — het loopt via Meta — en staat in WhatsApp koppelen.

Daaronder staan twee instellingen die bij deze pagina horen.

WhatsApp-nummer op je boekingspagina

Optioneel

Vul hier een nummer in en er verschijnt een WhatsApp-link op je boekingspagina, waarmee een klant je een bericht kan sturen. Laat leeg om geen link te tonen.

Waarom

Dit staat helemaal los van de koppeling erboven. Het is een link op een openbare pagina, geen verzendkanaal — je kunt hem dus aanzetten zonder ooit WhatsApp Business te koppelen. Handig als je gewoon bereikbaar wilt zijn via WhatsApp zonder er berichten mee te versturen.

Terugval op SMS

Alleen na koppelingStandaard: uit

Als een WhatsApp-bericht niet bezorgd kan worden — de klant heeft zich afgemeld, het sjabloon is nog niet goedgekeurd, of je zit aan je limiet — stuurt Schedulinq in plaats daarvan een sms.

Waarom

Hij staat bewust uit: een sms kost meer dan een WhatsApp-bericht, dus je zet zelf aan dat je dat ervoor over hebt. Zet hem aan voor berichten die écht aan moeten komen, zoals een herinnering vlak voor de afspraak. Deze kaart verschijnt pas zodra er een WhatsApp-nummer gekoppeld is.

Veelgestelde vragen

Ik heb iets aangepast maar Opslaan blijft grijs. Er staat waarschijnlijk een ongeldig e-mailadres op het tabblad E-mail. De knop is op alle tabbladen uitgeschakeld zolang één van de drie adresvelden — reply-to, facturatie of notificatie — niet klopt.

Waarom kan ik mijn afzendernaam niet instellen? Die kaart verschijnt pas als je een eigen verzenddomein hebt gekoppeld én dat domein geverifieerd is. Zonder eigen domein versturen we vanaf mail.schedulinq.com en ligt de afzender vast.

Gelden de rustige uren ook voor mijn interne meldingen? Ja, het is één instelling voor alles wat er vanaf deze omgeving uitgaat.

Waar stel ik in wélk bericht wanneer verstuurd wordt? Niet hier, maar bij de stappen zelf — onder Communicatie → Stappen. Deze pagina gaat alleen over wat voor elk bericht geldt.

En de kleuren en het logo in mijn e-mails? Die staan onder Communicatie → Huisstijl. Dat is een aparte pagina, met bewust eigen instellingen: de huisstijl van je e-mails staat los van die van je boekingspagina.