Je klant vult een formulier in

Een sectie die de klant invult, hoeft niet bij het bezoek te worden ingevuld. Je kunt de klant vragen het thuis te doen, in het klantportaal, zodat je collega bij aankomst al weet waar de ketel staat, welke klachten er zijn of welke medicijnen iemand gebruikt. Deze handleiding legt uit hoe je dat vraagt, wat de klant ziet, en hoe de intake werkt: het ene formulier dat Schedulinq na een boeking vanzelf naar een nieuwe klant stuurt.

Drie manieren

Bij elk formulier met een sectie voor de klant kies je onder Gebruik → Klant vult in hoe die wordt ingevuld:

Waarom alleen een intake vanzelf gaat, staat in Hoe formulieren werken. Het formulier zelf bouw je zoals elk ander — zie Een formulier maken.

Een verzoek versturen

Staat Klant vult in op Thuis, als je het verstuurt, dan staat het formulier gewoon op de afspraak, en het deel van de klant wacht tot je erom vraagt.

1. Open het formulier op de afspraak

   Via de kaart Formulieren op de afspraak. Bij het deel van de klant staat Klant vult in · nog niet gevraagd.

2. Kies Acties → Verzoek versturen

   

   Kan het niet, dan staat de knop er grijs, met de reden eronder: de klant heeft geen e-mailadres, op dit e-mailadres kunnen we niet mailen, de klant is gearchiveerd, of het formulier is al ondertekend.

3. Bevestig

   

   De vraag noemt het e-mailadres. Heeft de klant nog geen toegang tot het klantportaal, dan staat erbij dat hij die met deze mail krijgt. Na Versturen zegt Schedulinq Verzoek verstuurd naar ….

Gaat er geen mail, omdat er onder Communicatie geen e-mail aan de klant staat bij Formulier aangevraagd, dan zegt het formulier dat met zoveel woorden: Niet verstuurd: er is geen e-mailbericht ingesteld voor 'Formulier aangevraagd', met de link Bericht instellen. Schedulinq zegt nooit "verstuurd" als er niets is verstuurd.

Een verzoek gaat over één formulier bij één afspraak. Heeft de klant drie afspraken met elk een vragenlijst, dan verstuur je drie verzoeken. Een formulier zonder afspraak — dat je bij de klant zelf toevoegt, met + Formulier in zijn notities — vraag je op dezelfde manier aan; het heeft alleen geen uiterste datum.

Opnieuw versturen of intrekken

Zolang de klant zijn deel niet heeft verstuurd, staan onder Acties:

• Verzoek opnieuw versturen — de klant krijgt een nieuwe mail; de herinneringen van het eerste verzoek vervallen en beginnen opnieuw.
• Intrekken — de klant kan het formulier niet meer invullen. Wat hij al had ingevuld maar nog niet verstuurd, blijft bij hem; jij ziet het niet.

Wat de klant ziet

De klant krijgt een mail met een knop naar het formulier. Die brengt hem in het klantportaal, waar hij inlogt met een code per e-mail — een wachtwoord heeft hij niet nodig. Daar:

• staat bovenaan een melding zolang er een formulier op hem wacht;
• staat het formulier in het tabblad Formulieren, onder Te doen, met Vul het in vóór … — de datum van de afspraak;
• ziet hij alleen de secties die hij moet invullen. Wat je collega invult, ziet hij niet, tenzij je het formulier met de klant deelt en het is ingevuld;
• wordt wat hij typt vanzelf bewaard, ook als hij halverwege stopt en later verdergaat;
• klikt hij op Versturen als hij klaar is. Ontbreekt er een verplicht antwoord, dan zegt het portaal welk.

Na het versturen staat het formulier onder Verstuurd. Tot de afspraak kan de klant het met Wijzigen nog aanpassen — Je kunt je antwoorden wijzigen tot …. Daarna, of als het formulier is ondertekend, staat er Moet er iets veranderen? Neem contact op met …. Is het formulier klaar, dan staat het onder Afgerond, met Pdf downloaden.

Meer over het portaal zelf staat in Wat je klant ziet.

Terwijl je op de klant wacht

1. Bij de sectie staat waar het verzoek staat: gevraagd op …, vóór … (de afspraak), bezig als de klant al is begonnen, of opnieuw versturen nodig als de uitnodiging niet meer werkt — bijvoorbeeld omdat het e-mailadres van de klant is veranderd. Daar staat dan Opnieuw versturen bij.
2. Namens de klant invullen — de sectie is van de klant zolang het verzoek loopt. Belt hij en vertelt hij het liever, klik dan hierop en vul het zelf in.

Is de klant al begonnen maar heeft hij nog niet verstuurd, dan vraagt Schedulinq eerst: De klant is hier al aan begonnen maar heeft het nog niet verstuurd. Toch openen? Dit wordt vastgelegd.

Op de afspraak staat bij het formulier Klant: gevraagd op … · nog niet ingevuld. Is het deel van je team al klaar, dan krijgt het formulier het label Wacht op klant. In de agenda krijgt zo'n formulier geen klembordje: er is niets voor je team te doen.

Verstuurt de klant zijn deel, dan staat er Verstuurd door de klant op …. Wil je daar een melding van, zet dan in de stroom Formulier een bericht aan je organisatie bij Als de klant het formulier verstuurt.

De intake

Een intake is een formulier dat de klant één keer invult, niet bij elke afspraak: een kennismakingsvragenlijst, een medische anamnese, de gegevens van zijn woning. Het hoort bij de klant, niet bij een afspraak, en heeft alleen secties die de klant invult.

Een intake instellen

1. Wanneer invullen op Eenmalig per klant (intake). Alle secties zijn dan van de klant; een handtekening of Nodig om de afspraak af te ronden bestaat bij een intake niet.
2. Klant vult in: Samen bij het bezoek, Thuis, als je het verstuurt (met Intake versturen op de klant) of Thuis, automatisch gevraagd.
3. Automatisch gevraagd sinds … — de dag dat je het automatisch vragen aanzette.

Voor welke diensten bepaalt bij een intake alleen welke boekingen hem automatisch vragen: een intake voor een Intakegesprek hoeft niet mee te gaan met een losse reparatie.

Wie hem automatisch krijgt

Staat de intake op Thuis, automatisch gevraagd, dan vraagt Schedulinq hem aan een klant als:

• de klant nieuw is: aangemaakt op of na de dag in Automatisch gevraagd sinds. Bestaande klanten krijgen hem niet vanzelf — die vraag je zelf, zie hieronder;
• de klant een komende afspraak krijgt voor een van de gekozen diensten — geboekt op de boekingspagina, in het portaal, via een uitnodiging of een abonnement, of door jou in het dashboard gemaakt. Een afspraak uit een gekoppelde agenda of uit Teamleader vraagt niets;
• de klant deze intake nog nooit kreeg. Ook een intake die hij invulde, die werd ingetrokken of niet nodig was, telt: hij krijgt hem niet nog eens vanzelf.

De klant krijgt de intake direct na de boeking per mail, met toegang tot het klantportaal als hij die nog niet had. De uiterste datum is zijn volgende afspraak, en schuift mee als die verandert. Vraagt één boeking om twee intakes, dan krijgt de klant één mail voor beide.

Zet je Thuis, automatisch gevraagd aan, dan zegt Schedulinq bij het opslaan: Nieuwe klanten krijgen deze intake bij hun eerste afspraak. Bestaande klanten vraag je zelf, via de klantenlijst met 'Intake: niet gevraagd'. Zet je het uit en later weer aan, of herstel je een gearchiveerde intake, dan begint Automatisch gevraagd sinds opnieuw.

De intake op de klant

Op de pagina van een klant staat de kaart Intake, met per intake waar die staat.

Een paar regels die je er kunt zien:

Onder de regel staan de knoppen die nu kunnen: Intake versturen, Intake opnieuw versturen of Nieuwe intake aanvragen; Namens de klant invullen om hem zelf in te vullen, en Verder invullen als je daar al mee bezig was. Onder Berichten zie je welke mails er over de intake zijn verstuurd. Intrekken doe je op de intake zelf, met Acties → Intrekken; een ingetrokken intake vervalt en wordt niet nog eens vanzelf gevraagd.

Een bestaande klant de intake sturen

Klik op Intake versturen op de kaart, of kies het in het menu Acties van de klant:

Schedulinq vraagt "Intake nieuwe klant" versturen naar …? en, als de klant nog geen toegang heeft, dat hij die met deze mail krijgt. Heb je meer intakes, dan heet het menu-item Intake versturen… en kies je eerst welke.

Wil je al je bestaande klanten zien die nog geen intake hebben, open dan Klanten en kies het filter Intake: niet gevraagd. Met Intake: openstaand zie je wie hem nog moet invullen, met Intake: ingevuld wie klaar is. In de kolom Intake, die je zelf aanzet, staat per klant Wacht op klant, Openstaand, Ingevuld met de datum, of Niet nodig. Zie Het klantenoverzicht.

Een intake archiveren

Archiveer je een intakeformulier, dan vervallen de intakes die nog niemand heeft ingevuld, en krijgen klanten er geen herinnering meer voor. Ingevulde en begonnen intakes blijven bewaard. Herstel je hem later, dan wordt de intake alleen automatisch gevraagd aan klanten die vanaf dan nieuw zijn.

Voeg je twee klanten samen die allebei een open intake hadden, dan houdt de samengevoegde klant er één.

Veelgestelde vragen

Kan ik bij elke afspraak automatisch een vragenlijst sturen? Nee, alleen een intake gaat vanzelf. Een vragenlijst per afspraak verstuur je met Verzoek versturen.

De klant zegt dat hij geen mail kreeg. Kijk op het formulier onder Berichten of de mail is verstuurd, en naar welk adres. Klopt het adres niet, pas het aan op de klant en kies Verzoek opnieuw versturen.

Ziet de klant de antwoorden van mijn monteur? Alleen als je het formulier met de klant deelt, en pas als het helemaal is ingevuld. Anders ziet hij alleen zijn eigen deel.

Kan de klant zijn antwoorden nog wijzigen? Tot de afspraak, met Wijzigen in het portaal, zolang het formulier niet is ondertekend. Daarna past je team het aan.

Een klant zonder e-mailadres? Dan kan er geen verzoek of intake per mail. Vul het samen in, met Namens de klant invullen.