Een anamneseformulier voor je praktijk
Een uitgewerkt voorbeeld voor een fysiotherapiepraktijk — de klant vult zijn intake thuis in vóór de eerste afspraak, de behandelaar legt elk bezoek vast en ziet wat er vorige keer stond.
Een nieuwe patiënt komt binnen met een schouder die al twee maanden zeurt. Het eerste kwartier van zijn eerste afspraak gaat op aan vragen die hij thuis ook had kunnen beantwoorden: sinds wanneer, waar precies, welke medicijnen, wie de huisarts is. Jij typt mee, hij denkt na, en de tijd voor het eigenlijke onderzoek krimpt.
Bij de vervolgafspraak het omgekeerde probleem. Je wilt weten hoe de pijn vorige week was, en dat staat in een verslag dat je eerst moet opzoeken.
Deze pagina bouwt beide op met formulieren in Schedulinq: een intake die je klant zelf thuis invult voordat hij voor het eerst komt, en een behandelverslag dat de behandelaar bij elk bezoek invult — met de antwoorden van vorige keer eronder. Het voorbeeld is een fysiotherapiepraktijk, maar dezelfde opbouw werkt voor een massagepraktijk, een diëtist, een podotherapeut of een dierenarts.
Twee formulieren, niet één
De eerste neiging is één formulier Anamnese te maken, met een deel voor de klant en een deel voor de behandelaar. Dat gaat niet samen met wat je wilt:
- Alleen een intake wordt vanzelf gevraagd. Een formulier dat je op Eenmalig per klant (intake) zet, gaat automatisch naar elke nieuwe klant die boekt. Elk ander formulier met een klantdeel moet je per afspraak met de hand versturen.
- Een intake heeft alleen secties die de klant invult. Er kan geen deel voor de behandelaar in, en ook geen handtekening.
- Een intake vul je één keer in, een verslag elke keer. De klacht bij aanmelding vraag je één keer; de pijnscore wil je bij elk bezoek.
Dus twee formulieren, elk met een eigen taak:
| Intake | Behandelverslag | |
|---|---|---|
| Wie vult in | De klant, thuis | De behandelaar, tijdens het bezoek |
| Wanneer | Eén keer, vóór de eerste afspraak | Bij elke afspraak |
| Hoe het bij de klant komt | Vanzelf, bij zijn eerste boeking | — |
| Ziet de klant het | Zijn eigen antwoorden, in het portaal | Nee |
Zo heeft elk formulier één lezer en één moment. De klant krijgt nooit een formulier waar de helft niet voor hem is, en de behandelaar hoeft bij een vervolgafspraak niet langs vragen die alleen bij de aanmelding horen.
Hoe het loopt
Een nieuwe klant boekt een eerste consult
Online, of je plant het zelf in. Schedulinq ziet dat hij nieuw is en dat deze dienst om een intake vraagt.
Hij krijgt één mail met een link
Naar het klantportaal, waar de intake voor hem klaarstaat. Heeft hij nog geen toegang tot het portaal, dan regelt dezelfde mail dat.
Hij vult de intake thuis in
Op zijn telefoon of computer, wanneer het hem uitkomt, vóór de afspraak. Komt het er niet van, dan krijgt hij een herinnering.
Jij leest het vóór de afspraak
Op de klantkaart staat dat de intake is ingevuld; één klik en je hebt zijn antwoorden voor je.
Tijdens elk bezoek vul je het behandelverslag in
Bij een vervolgafspraak zet je de antwoorden van vorige keer eronder, zodat je ziet wat er veranderd is.
Formulier 1 — De intake
De intake zoals hij in Bedrijf → Formulieren staat. Alle drie de secties vult de klant in; rechtsonder staat wie de antwoorden mag lezen.
| Instelling | Keuze |
|---|---|
| Wanneer invullen | Eenmalig per klant (intake) |
| Voor welke diensten | Alleen bepaalde diensten: Eerste consult |
| Klant vult in | Thuis, automatisch gevraagd |
| De klant ziet het ingevulde formulier | Nee |
| Introductie | Fijn dat je bij ons komt. Met deze vragen bereiden we je eerste afspraak voor; het invullen duurt ongeveer vijf minuten. |
Alleen voor het eerste consult
Bij een intake bepaalt Voor welke diensten maar één ding: bij welke boekingen hij automatisch wordt gevraagd.
Wie alleen een sportmassage boekt, hoeft je zijn medische voorgeschiedenis niet te vertellen. En boekt dezelfde klant later wél een eerste consult, dan krijgt hij de intake alsnog — hij is er nooit eerder om gevraagd.
Een introductie die zegt hoe lang het duurt
De introductie staat boven de vragen, op de pagina die je klant opent.
Wie niet weet hoe lang een formulier is, schuift het voor zich uit. Vijf minuten is een belofte die je kunt waarmaken met de vragen hieronder; houd het formulier dan ook zo kort.
Sectie Je klacht
Toelichting onder de titel: Beschrijf het in je eigen woorden. We bespreken het samen bij je eerste afspraak.
| Vraag | Type | Verplicht | Wie vult in | Waarom |
|---|---|---|---|---|
| Wat is je belangrijkste klacht? | Lange tekst | Ja | Klant | Zijn eigen woorden zijn het startpunt van je gesprek. Volle breedte, met een voorbeeld in het grijs. |
| Waar zit de klacht? | Meerkeuze | Ja | Klant | Nek en schouder gaan vaak samen; meerkeuze laat meer dan één antwoord toe. |
| Sinds wanneer heb je er last van? | Keuzelijst | Ja | Klant | Niemand weet de datum nog; wel of het weken of maanden is. De vier keuzes zijn precies de grenzen die jij gebruikt. |
| Hoeveel pijn heb je nu? 0 = geen, 10 = ergst denkbaar | Keuzelijst (0 tot en met 10) | Ja | Klant | Dezelfde schaal als in het behandelverslag, zodat je de eerste meting naast de latere legt. |
| Is de klacht ontstaan door een ongeluk of val? | Ja / nee | Ja | Klant | Een ja is een reden om eerst door te vragen. |
Een pijnscore als keuzelijst, niet als getal
Een vraag van het type Getal of Geheel getal heeft geen minimum en geen maximum. Je klant kan er 15 of -2 in typen, en Schedulinq neemt dat aan.
Een Keuzelijst met de waarden 0 tot en met 10 laat alleen de schaal toe die je bedoelt, en op een telefoon is kiezen sneller dan typen. Zet de betekenis van 0 en 10 in de vraag zelf: er is geen plek voor een uitleg per keuze.
Sectie Je gezondheid
Toelichting: Deze antwoorden blijven bij de praktijk.
| Vraag | Type | Verplicht | Wie vult in | Waarom |
|---|---|---|---|---|
| Gebruik je medicijnen? | Ja / nee | Ja | Klant | Een verplichte ja/nee dwingt een antwoord af. |
| Zo ja: welke? | Lange tekst | Nee | Klant | Optioneel, want wie nee zei, heeft hier niets te zeggen. |
| Ben je voor deze klacht ook bij een arts of specialist? | Ja / nee | Ja | Klant | Bepaalt of je contact zoekt met een collega. |
| Heb je een van deze aandoeningen? | Meerkeuze | Ja | Klant | Hart- of vaatziekte, hoge bloeddruk, diabetes, osteoporose, kanker (nu of in het verleden), zwanger — en Geen van deze. |
| Wie is je huisarts? | Tekst | Nee | Klant | Naam en plaats; handig, niet nodig om te beginnen. |
Er zijn geen vervolgvragen
Een vraag die alleen verschijnt als het vorige antwoord ja was, bestaat niet: je klant ziet altijd alle vragen.
Daarom staat Zo ja: welke? direct onder de ja/nee-vraag, en is hij optioneel. Begin zo'n vraag met Zo ja of Zo nee, dan weet iedereen die het niet aangaat dat hij hem mag overslaan.
Geen van deze, als keuze
Een verplichte meerkeuzevraag wil minstens één vinkje.
Zonder Geen van deze kan een gezonde klant zijn intake niet versturen, of vinkt hij iets aan om verder te kunnen. Met die keuze is niets een antwoord dat je ook echt terugleest.
Sectie Toestemming
| Vraag | Type | Verplicht | Wie vult in | Waarom |
|---|---|---|---|---|
| Mogen we bij vragen contact opnemen met je huisarts? | Ja / nee | Ja | Klant | Je wilt het antwoord zwart op wit, ook als het nee is. |
Formulier 2 — Het behandelverslag
| Instelling | Keuze |
|---|---|
| Wanneer invullen | Bij elke afspraak |
| Voor welke diensten | Alleen bepaalde diensten: Eerste consult, Vervolgbehandeling |
| Nodig om de afspraak af te ronden | Nee |
| De klant ziet het ingevulde formulier | Nee |
Sectie Hoe gaat het nu
| Vraag | Type | Verplicht | Wie vult in | Waarom |
|---|---|---|---|---|
| Pijnscore nu (0–10) | Keuzelijst (0 tot en met 10) | Ja | Medewerker | De lijn die je over de behandelingen heen volgt. |
| Sinds de vorige keer | Keuzelijst: Beter, Gelijk, Slechter, Eerste afspraak | Ja | Medewerker | Hoe de klant het zelf ervaart, naast de score. Eerste afspraak houdt de vraag verplicht, ook bij het eerste bezoek. |
Sectie Onderzoek en behandeling
| Vraag | Type | Verplicht | Wie vult in | Waarom |
|---|---|---|---|---|
| Bevindingen | Lange tekst | Ja | Medewerker | Wat je zag en voelde. Het enige vrije veld dat altijd ingevuld moet zijn. |
| Behandeling vandaag | Meerkeuze | Ja | Medewerker | Massage, mobilisatie, oefentherapie, dry needling, tapen, advies. Vinkjes in plaats van tekst, zodat je ze later naast elkaar kunt leggen. |
| Meegegeven thuisoefeningen | Lange tekst | Nee | Medewerker | Bij de volgende afspraak vraag je ernaar. |
| Plan voor de volgende keer | Lange tekst | Nee | Medewerker | Een briefje aan jezelf, of aan de collega die hem overneemt. |
Niet nodig om af te ronden
Met Ja kan een afspraak pas worden afgerond als het verslag is ingevuld of niet nodig is verklaard.
Voor een praktijk die afspraken nooit met de hand afrondt, voegt dat niets toe — en bij het uitgeven van een factuur blijft zo'n afspraak dan open staan tot het verslag er is. Zet het pas aan als je verslaglegging echt wilt afdwingen; hoe dat werkt, staat in de werkbon voor een installateur.
Inrichten in Schedulinq
Maak de vragen
Een vraag is een los ding dat je op één of meer formulieren zet. Je maakt ze onder Bedrijf → Aangepaste velden, op het tabblad Formuliervragen, of direct vanuit een formulier met Nieuwe vraag…. Voor een keuzelijst en een meerkeuzevraag vul je onder Keuzes de antwoorden in, per taal. Of een vraag verplicht is, stel je niet bij de vraag in maar per formulier. Zie Een formulier bouwen.
Maak de intake
Ga naar Bedrijf → Formulieren en kies Formulier toevoegen. Geef het een naam en de introductie, kies bij Wanneer invullen voor Eenmalig per klant (intake) en vink onder Voor welke diensten het eerste consult aan. Begin met Sectie toevoegen, zet de volgende secties erbij met + Sectie, en vul elke sectie met + Vraag toevoegen onderaan. Kies tot slot bij Klant vult in voor Thuis, automatisch gevraagd.
Sla op en lees de bevestiging
Schedulinq vraagt of je het zeker weet, en zegt erbij: nieuwe klanten krijgen deze intake bij hun eerste afspraak, bestaande klanten vraag je zelf. Onder de keuze staat daarna vanaf welke dag dat geldt.
Lees de berichten na
Bij het eerste opslaan zet Schedulinq drie e-mails voor je klaar: het verzoek zelf, een herinnering vier dagen later en een herinnering twee dagen vóór de afspraak. Je vindt ze onder Communicatie → Stappen, bij de stroom Formulier. Pas de teksten aan je praktijk aan. Zie De klant vult het zelf in.
Maak het behandelverslag
Weer Formulier toevoegen, nu met Bij elke afspraak, het eerste consult en de vervolgbehandeling aangevinkt, en twee secties op Medewerker vult in. De vragen Pijnscore uit de intake en het verslag zijn twee aparte vragen met dezelfde keuzes — een vraag kan op meer formulieren staan, maar hier is de tekst anders.
Bepaal wie de antwoorden leest
Onder Gebruik staat bij elk formulier Antwoorden zichtbaar voor: de rollen die formulieren mogen inzien. Dat stel je in onder Instellingen → Team → Rollen, met de schakelaar Invullen en inzien bij Formulieren. Zie hieronder bij Privacy.
Boek jezelf als nieuwe klant
Met een e-mailadres dat nog niet in je klantenbestand staat. Dan zie je de mail, het portaal en de intake precies zoals je klant ze ziet.
Van boeking tot behandeling
De klant vult zijn intake in
Boekt een nieuwe klant een eerste consult, dan krijgt hij kort daarna de mail met het verzoek. De knop erin brengt hem naar het klantportaal. Had hij nog geen toegang, dan meldt hij zich aan met het e-mailadres waar de mail naartoe ging, en staat de intake meteen voor hem klaar. Zie Wat is het klantportaal.
Wat je klant ziet. Vul het in vóór is het begin van zijn afspraak; wat hij typt, wordt bewaard terwijl hij typt.
Hij hoeft het niet in één keer af te maken. Met Versturen is het klaar; tot het begin van zijn afspraak kan hij het nog openen met Wijzigen. Verzet je de afspraak, dan schuift die datum mee, en de herinneringen ook.
Twee gevallen gaan niet vanzelf:
Klanten die er al waren
Alleen klanten die nieuw zijn sinds je de intake op automatisch zette, krijgen hem vanzelf. Voor de rest kies je in Klanten het filter Intake: niet gevraagd, opent een klant en kiest Acties → Intake versturen.
Zo krijgt niet in één klap je hele bestand een mail over een formulier dat ze nooit verwachtten. Je bepaalt zelf wie je het vraagt, en wanneer.
Een klant zonder e-mailadres
Dan valt er niets te versturen. Op de klantkaart staat bij Intake dat je hem samen met de klant invult, met de knop Namens de klant invullen. Doe dat aan het begin van zijn eerste afspraak.
Jij leest het vóór de afspraak
De intake hangt aan de klant, niet aan de afspraak: hij geldt voor elk bezoek dat nog komt. Open de klant — vanuit de afspraak is dat één klik op zijn naam — en kijk naar de kaart Intake.
Op de kaart staat waar de intake staat: gevraagd, bezig, ingevuld. Ingevuld op opent de antwoorden.
Dezelfde intake staat ook in de Notities van de klant, als Formulier · Intake, tussen je eigen aantekeningen. Wil je hem op papier, dan kies je Acties → Pdf downloaden. Zie Antwoorden en geschiedenis.
Tijdens het bezoek: het behandelverslag
Op de afspraak staat het verslag klaar onder Formulieren, en bovenaan de afspraak staat de knop Formulier invullen. Wat je typt, wordt vanzelf bewaard. Ben je klaar, kies dan Markeren als ingevuld. Zie Een formulier invullen.
Bij de vervolgafspraak: wat stond er vorige keer?
Open het verslag van vandaag en kies Vorige keer tonen. Onder elke vraag verschijnt wat er de vorige keer is ingevuld, met gewijzigd waar het antwoord van vandaag anders is.
Vorige keer is het laatste verslag dat ingevuld is
Schedulinq zoekt het laatste behandelverslag van deze klant dat op Ingevuld staat.
Een verslag dat je wel hebt getypt maar nooit hebt gemarkeerd als ingevuld, telt dus niet mee. Wie dat bij het eerste consult vergeet, ziet bij de tweede afspraak niets — en bij de derde het verkeerde bezoek. Er gaat trouwens nooit iets vanzelf over: wat er vorige keer stond, lees je, je neemt het niet over.
Privacy
Een intake gaat over iemands gezondheid. Vier dingen om te weten:
Antwoorden blijven in het formulier
Wat je klant invult, komt nooit op zijn klantkaart terecht. Het verschijnt niet als kolom in je overzichten en je kunt er niet op zoeken. Geen enkele mail of sms kan een antwoord in de tekst zetten; alleen een formulier dat je met de klant deelt, kan als pdf mee met het bericht Formulier afgerond — en de intake en het verslag deel je niet.
Wie mag lezen, geldt voor alle formulieren tegelijk
De schakelaar Invullen en inzien in een rol geldt voor elk formulier, niet per formulier. Wie de werkbon van een collega mag lezen, mag ook de intake lezen.
Heb je een baliemedewerker die afspraken inplant maar geen medische gegevens hoort te zien, zet de schakelaar voor zijn of haar rol dan uit. Die collega ziet bij een afspraak nog wel dát er een formulier is en hoe ver het is, maar opent het niet. Welke rollen nu meelezen, staat op elk formulier onder Antwoorden zichtbaar voor. Zie Rollen en rechten.
De klant ziet zijn eigen antwoorden
In het portaal, en alleen die. Het behandelverslag staat op De klant ziet het ingevulde formulier: Nee en blijft dus bij jullie.
Een formulier definitief verwijderen
Vraagt een klant om zijn gegevens te wissen, of staat een intake op de verkeerde klant, open hem dan en kies Acties → Verwijderen. Je typt de naam van het formulier over om te bevestigen. De antwoorden, de geschiedenis en de bewaarde pdf's gaan weg; de verstuurde berichten blijven, zonder hun pdf. Wat al gedownload of gemaild is, haalt niemand terug.
Verwijderen mag alleen wie ook Niet nodig verklaren heeft bij Formulieren en alle klanten mag zien. Of je een verslag mág wissen, hangt af van wat jouw beroep je verplicht te bewaren; dat bepaalt Schedulinq niet voor je.
Let op bij een intake: na het verwijderen weet Schedulinq niet meer dat deze klant al eens gevraagd is. Boekt hij opnieuw een eerste consult, dan krijgt hij de intake opnieuw. Wil je dat niet, gebruik dan Intrekken zolang hij nog niet is ingevuld: een ingetrokken intake wordt nooit meer vanzelf gevraagd.
Veelgestelde vragen
Een klant zegt dat hij geen mail heeft gekregen. Kijk op zijn klantkaart bij Intake. Staat er Niet verstuurd, dan is er geen e-mailbericht ingesteld voor Formulier aangevraagd — de link brengt je naar de plek om het in te stellen. Staat er Intake aangevraagd op …, kijk dan onder Berichten op dezelfde kaart wat er is verstuurd, en of het in zijn spam ligt.
Ik heb mijn klantenbestand pas na het aanzetten geïmporteerd. Dan zijn die klanten voor Schedulinq nieuw, en krijgen ze de intake bij hun eerstvolgende eerste consult. Wil je dat niet, importeer dan vóór je de intake op automatisch zet.
Afspraken uit mijn gekoppelde agenda krijgen geen intake. Klopt: alleen een afspraak die in Schedulinq zelf ontstaat — online geboekt, door jou ingepland, uit een uitnodiging of een abonnement — vraagt erom. Verstuur hem voor zo'n klant met de hand.
Kan de klant de intake ook in de wachtkamer invullen? Ja, op je eigen tablet: open zijn klantkaart en kies bij Intake voor Namens de klant invullen. Je ziet dan zijn deel en kunt het samen afmaken.
Kan ik de intake later aanpassen? Ja. Een intake die al is ingevuld, blijft zoals hij was, met de vragen van toen. Wie hem na de wijziging invult, krijgt de nieuwe vragen.
Kan ik een vraag uit de intake ook in het verslag gebruiken? Een vraag kan op meer formulieren staan; in de lijst Formuliervragen zie je bij elke vraag waar hij gebruikt wordt. Vorige keer tonen vergelijkt wel alleen binnen hetzelfde formulier: de pijnscore uit de intake verschijnt niet onder die van het eerste verslag.
Werkt dit ook voor een dierenpraktijk? Ja. Begin de vragen dan met je dier of je paard, en weet dat een intake per klant gaat, niet per dier: wie met twee honden komt, vult hem één keer in.