Boeken vanuit het portaal

Een klant die in het portaal is ingelogd, boekt bij jou via jouw eigen boekingsflow — dezelfde stappen, diensten, prijzen en tijden als op je boekingspagina. Het verschil: het portaal weet al wie hij is.

Waar de klant op klikt

1. Afspraak maken, rechtsboven op jouw bedrijfspagina. Die knop staat er alleen als je bedrijf online boekingen aanneemt.
2. Opnieuw boeken, bij een eerdere afspraak onder Geweest. De boeking opent met die dienst al gekozen, en slaat de keuzehulp over. De knop staat er alleen als de dienst nog in het portaal te boeken is.

Voor wie is de afspraak?

Het portaal boekt altijd op een klantkaart. Welke, hangt af van wat de ingelogde persoon bij jou heeft:

Eén klantkaart

Het portaal kiest hem zelf. De klant ziet meteen de boekingsflow.

Meer dan één klantkaart

Het portaal vraagt Voor wie is de afspraak? — bijvoorbeeld de klant zelf of zijn bedrijf. Daarna staat boven de flow Voor Marieke de Boer, met Iemand anders kiezen.

Nog geen klantkaart

Bijvoorbeeld Jeroen, die in hetzelfde account zit als Marieke maar bij jou nog geen kaart heeft. De boeking maakt een nieuwe klantkaart voor hem. Zie hieronder.

Alleen een gedeactiveerde klantkaart

Geen boeking, en ook geen nieuwe kaart: de klant ziet Online boeken kan nu niet. Neem contact op met het bedrijf. Zo omzeilt niemand een blokkade die jij hebt gezet.

De klantkaart van iemand anders in het account boekt hij niet: daarvoor wisselt hij van persoon. Marieke boekt dus niet op Jeroens kaart, ook al delen ze een login.

Wat er anders is dan op de boekingspagina

• Geen naam, e-mailadres of telefoonnummer invullen, geen e-mailcode. Boekt de klant op een bestaande klantkaart, dan staan die gegevens vast: het portaal heeft bewezen wie hij is. De stap met gegevens verschijnt alleen voor wat er nog ontbreekt — een adres als de kaart er geen heeft, een telefoonnummer voor een telefoongesprek, of eigen velden die je bij het boeken vraagt.
• Je klantkaart verandert niet. Wat de klant op dat moment invult, schrijft nooit zijn naam, e-mailadres of telefoonnummer op je kaart over.
• Andere diensten, als je wilt. Elk afspraaktype heeft twee schakelaars: Boekbaar op de boekingspagina en Boekbaar in het klantportaal. Zo bied je vaste klanten een dienst aan die je niet op je openbare pagina zet — of andersom. In je lijst met diensten zie je het aan de status: Alleen boekingspagina of Alleen klantportaal; staan beide aan, dan is hij gewoon boekbaar. Een nieuw afspraaktype heeft beide aan. Extra's volgen hun afspraaktype, en Opnieuw boeken verschijnt alleen bij diensten die in het portaal te boeken zijn. Leidt een antwoord in je keuzehulp alleen naar diensten van één kant, dan waarschuwt de keuzehulp je daarvoor. Zie Afspraaktype aanmaken.
• De keuzehulp is optioneel. Met Ook vragen in het klantportaal bepaal je of ingelogde klanten dezelfde vragen krijgen. Zie Keuzehulp.
• Geen bedankpagina. Na het boeken ziet de klant de bevestiging van de flow zelf — nooit je eigen bedankpagina — en erboven Je afspraak is gemaakt. met de link Naar je afspraken. Met Nog een afspraak maken begint hij meteen de volgende.

Alles daarna is gewoon: dezelfde prijs, dezelfde bevestigingsmail en herinneringen, dezelfde agenda, je koppelingen en webhooks. Op de afspraak in je dashboard staat onder Aangemaakt Via het klantportaal.

Wie de afspraak krijgt: opgeslagen antwoorden beslissen

Gebruik je vaardigheden om te bepalen welke collega een afspraak krijgt — een keuzeveld waarvan elk antwoord bij een team hoort — dan werkt het portaal strenger dan de boekingspagina:

• Wat er al op de klantkaart of het object staat, beslist. Staat bij deze klant Merk warmtepomp: Daikin, dan krijgt hij alleen tijden van collega's die Daikin doen — ook als je bij dat veld Ook toepassen als de klant zelf boekt uit hebt staan. De klant kan dat antwoord in het portaal niet overschrijven.
• Wat er nog niet staat, vult de klant in — en dat telt alleen bij velden waar Ook toepassen als de klant zelf boekt aan staat, zoals op de boekingspagina.

Een nieuwe klantkaart uit het portaal

Boekt iemand die bij jou nog geen klantkaart heeft, dan:

• vult het portaal de gegevens in met wat hij bij zijn persoon heeft staan — naam, telefoonnummer, adres — en kan hij alles nog aanpassen, behalve het e-mailadres: dat is zijn login, en dat staat er ook;
• maakt de boeking een nieuwe klantkaart met dat e-mailadres, en koppelt die meteen aan zijn persoon in het portaal. Boekt hij daarna nog eens, dan gebruikt het portaal die kaart: nooit een tweede.

Het portaal voegt zo'n kaart nooit vanzelf samen met een bestaande klant, ook niet als het e-mailadres gelijk is. In plaats daarvan krijg je een seintje op de klantkaart als er een klant met hetzelfde e-mailadres bestaat:

Dit is …

Opent de klantkaart van die klant met het samenvoegen al klaar, de nieuwe kaart als de kaart die opgaat in de bestaande. De toegang tot het portaal gaat mee: na het samenvoegen ziet de klant ook de afspraken en facturen van de bestaande kaart, en dat zegt het samenvoegvenster ook. Zie De klantkaart.

Niet dezelfde klant

Weg met de melding, voorgoed. De kaarten blijven los.

In Acties → Klantportaal staat bij zo'n kaart via een boeking in het portaal.

Als het boeken niet lukt

Is de klant een voorrangsklant, dan ziet hij bij het boeken ook tijden buiten je gewone planning.