Vaardigheden

Niet iedere monteur kan elke klus. Een Mitsubishi-warmtepomp vraagt iemand die dat merk kent, F-gassenwerk een gecertificeerde collega, en een klant die liever Duits spreekt, wil je naar die ene collega sturen die dat kan. Met vaardigheden laat je het antwoord op een vraag bepalen wie de afspraak doet.

Dat is iets anders dan de Keuzehulp: die helpt de klant kiezen welke dienst hij nodig heeft. Vaardigheden gaan over wie die dienst uitvoert. Op de duur en de prijs hebben ze geen invloed.

Hoe het werkt

Je koppelt collega's aan de antwoorden van een vraag die je toch al stelt.

• Welke vragen. Een aangepast veld van een klant, een afspraak of een object, van het soort Keuzelijst, Meerkeuze of Ja / nee. Een tekstveld kan dit niet: daar is geen vaste set antwoorden om collega's aan te koppelen. Velden van medewerkers ook niet; die beschrijven de collega zelf.
• Wie bij een antwoord hoort. Per antwoord kies je collega's, of een functie: dan hoort iedereen met die functie erbij, ook wie later in dienst komt. Een antwoord waar je niemand aan koppelt, past bij iedereen.
• Wat het antwoord doet. Elke vraag heeft een stand:

Stelt een afspraak meer vragen, dan moet een collega bij elk antwoord passen dat iets bepaalt. Bij Meerkeuze met meer antwoorden aangevinkt moet één collega ze allemaal kunnen.

Collega's koppelen aan een vraag

Je stelt het in bij de vraag zelf, onder Bedrijf → Aangepaste velden. Open het veld en ga naar het tabblad Medewerkers koppelen. Bij een object-type staat dezelfde vraag ook op de pagina van het type, met in de tabel een kolom Kiest medewerker; zie Objecten van klanten.

Standaard voor diensten

Standaard: Uit

Uit, Verplicht of Voorkeur — de stand voor elke dienst die deze vraag stelt en zelf niets anders instelt.

Waarom

Dezelfde vraag kan bij de ene dienst ertoe doen en bij de andere niet. Het merk van de warmtepomp telt bij het onderhoud, maar bij een storing mag iedereen eerst kijken. Daarom kan een dienst afwijken op zijn eigen tabblad Vaardigheden; onder Per dienst anders zie je welke diensten dat doen, met een link naar dat tabblad. Zet je de standaard op Uit, dan blijven de koppelingen per antwoord bewaard, zodat een dienst de vraag toch kan aanzetten.

Ook toepassen als de klant zelf boekt

Standaard: uit

Laat ook het antwoord dat een klant zelf op de boekingspagina geeft de collega kiezen.

Waarom

Staat dit uit, dan kiest het antwoord alleen de collega bij uitnodigingen, in het klantportaal en in je eigen dashboard. Op de boekingspagina krijgt de klant dan de tijden van iedereen die de dienst doet, en zie je het achteraf als zijn antwoord niet bij de ingeplande collega past. Zet het aan voor vragen die een klant goed kan beantwoorden, zoals zijn voorkeurstaal. Laat het uit voor vragen waar klanten zich vaak in vergissen, zoals het type warmtepomp. Elke vraag begint met deze keuze uit, ook vragen die je al had.

Bij een afspraak met meerdere medewerkers

Alleen bij VerplichtStandaard: Iedere medewerker

Iedere medewerker of Minstens een aantal (1 tot en met 20) van de collega's op een afspraak moet bij het antwoord horen.

Waarom

Een installatie met twee man vraagt vaak één gecertificeerde monteur, en de tweede mag een leerling zijn. Met Minstens 1 kan dat. Moet één collega twee dingen tegelijk kunnen, zet dan bij dat antwoord alleen wie dat allebei kan: twee vragen met elk Minstens 1 zijn ook tevreden met twee verschillende collega's. Een afspraak met één collega is hier nooit soepeler door: die ene moet altijd passen. Het minimum telt alleen bij een uitnodiging voor meer medewerkers (en de uitnodigingen van een abonnement); bij een afspraak die je zelf maakt, kies je de collega's zelf.

Wie hoort bij welk antwoord

Per antwoord: vink Alleen bepaalde medewerkers aan en kies wie. Laat het uit voor een antwoord waar iedereen bij past.

Waarom

Uitgevinkt betekent iedereen, ook collega's die later in dienst komen. Een antwoord met een vinkje maar zonder collega's kan niet: Schedulinq vraagt dan Kies minstens één functie of medewerker, of vink ‘Alleen bepaalde medewerkers’ uit. Kies je alleen collega's die nu niet ingepland kunnen worden, dan waarschuwt het veld Geen van deze medewerkers kan nu worden ingepland., maar opslaan kan wel.

In de keuzelijst staan eerst de functies, met hoeveel collega's ze hebben, en daarna de collega's zelf.

In de lijst onder Aangepaste velden zie je aan een vraag dat ze de collega kiest: Kiest de medewerker · Verplicht (met · minstens 1 als je een minimum koos), of Kiest de medewerker · Voorkeur. Staat Ook toepassen als de klant zelf boekt aan, dan staat er ook bij zelf boeken achter.

Archiveer je zo'n vraag, dan zegt de bevestiging erbij dat ze daarna niet meer bepaalt wie de afspraak doet.

Per dienst: het tabblad Vaardigheden

Op de pagina van een dienst (Diensten → Afspraaktypes) staat een tabblad Vaardigheden met elke vraag die bij deze dienst de collega kan kiezen: de vragen van de dienst zelf, die van de objecten die de dienst aanneemt, en de klantvelden.

In de kolom Bij deze dienst kies je per vraag Uit, Verplicht of Voorkeur; de stand met (standaard) erachter volgt de vraag. Wie hoort bij welk antwoord laat zien wie er bij elk antwoord hoort, maar dat wijzig je bij de vraag zelf, want het geldt voor elke dienst die de vraag stelt. Wat er verder op de pagina van een dienst staat, lees je in Afspraaktype aanmaken.

Op het profiel van een collega

Op de pagina van een collega staat een kaart Vaardigheden: bij welke antwoorden die collega hoort, zelf of via een functie. Je kunt hier niets wijzigen. Wie de instellingen mag bewerken, kan op de naam van een vraag klikken om meteen het tabblad Medewerkers koppelen van die vraag te openen. Hoort iemand nergens bij, dan is er geen kaart.

Wie mag de collega kiezen

Elk antwoord wordt opgeslagen. Of het ook de collega kiest, hangt af van waar het vandaan komt:

In het dashboard: zichtbaar, en jij beslist

Op de formulieren voor een afspraak, uitnodiging of abonnement past de lijst met collega's zich aan zodra je de vragen beantwoordt. Bij een verplichte vraag staat er Toon alleen mensen die passen bij de antwoorden boven de lijst, aangevinkt. Vink je het uit, dan zie je iedereen, met Past niet bij de antwoorden bij wie niet past. Je mag iedereen kiezen; Schedulinq weigert niets. Bij een voorkeursvraag staan de passende collega's bovenaan met Past bij de antwoorden, zonder filter.

Heeft de klant nog geen object, bijvoorbeeld bij de installatie van een nieuwe warmtepomp, dan kun je de vragen van het object-type toch al beantwoorden op het formulier, direct boven de collega's: Nog niet vastgelegd bij deze klant. Wat je hier invult, bepaalt wie de afspraak kan doen. Er wordt nog geen object van gemaakt.

Bij een uitnodiging: wat jij invult, staat vast

Vul je bij een uitnodiging een antwoord in, dan vraagt de boekingspagina er niet meer naar. De klant ziet het onder Ingevuld door en de naam van je bedrijf, en kan het niet wijzigen. Zo kiest dat antwoord de collega altijd. Een vraag die je leeg liet, beantwoordt de klant zelf; dat antwoord telt alleen als Ook toepassen als de klant zelf boekt aanstaat.

Kan een uitnodiging zo nooit geboekt worden, dan zegt het formulier dat onder de collega's: De klant kan deze uitnodiging zo niet boeken: met de reden, zoals Geen van de toegestane medewerkers past bij de antwoorden op Merk warmtepomp. of Wat de klant ook antwoordt op …: geen van de toegestane medewerkers past. Het is een waarschuwing: opslaan kan altijd. Zie Wie past bij de antwoorden.

Op de boekingspagina

Staat Ook toepassen als de klant zelf boekt aan, dan krijgt de klant alleen de tijden van collega's die bij zijn antwoord passen. Past niemand, dan ziet hij hetzelfde als wanneer niemand de dienst doet. Heb je Elders boeken aanstaan en doet een passende collega de dienst op een van je locaties, dan biedt de boekingspagina die locatie aan. Hoe je die pagina's zelf invult, staat in Er zijn geen tijden beschikbaar.

Als de collega niet past

Kiest een antwoord de collega niet, omdat de klant zelf boekte of omdat jij iemand anders koos, dan controleert Schedulinq het achteraf. Past de collega niet bij het antwoord op een verplichte vraag, dan:

• staat er op de afspraak onder de collega's bijvoorbeeld Mark Jansen past niet bij de antwoorden: Merk warmtepomp = Daikin., met de knop Medewerker wijzigen;
• krijgt de afspraak een oranje markering in de agenda;
• kun je in het afsprakenoverzicht de kolom Past niet bij antwoorden aanzetten (niet sorteerbaar);
• kun je het in een bericht aan je eigen team zetten met de variabele Past niet bij de antwoorden. In een e-mail aan je organisatie wordt dat Let op: Mark Jansen past niet bij Merk warmtepomp = Daikin., en het overzicht van de afspraak krijgt een regel Past niet bij de antwoorden.

Wat je met zo'n afspraak doet, staat op de afspraakpagina bij Past niet bij de antwoorden.

Een voorkeur wordt nooit gecontroleerd: die sluit niemand uit. Schedulinq kijkt opnieuw als de afspraak wordt gemaakt, gewijzigd of verplaatst, en als de antwoorden van de klant of het object veranderen. Wijzig je wie er bij een antwoord hoort, dan kijkt Schedulinq pas opnieuw bij de volgende wijziging van de afspraak. Bij een geannuleerde afspraak verdwijnt de waarschuwing.

Meldingen die je kunt tegenkomen

Wat (nog) niet kan

• Werkgebieden houden geen rekening met antwoorden, en een uitnodiging negeert werkgebieden al. Een collega buiten het gebied van de klant geeft dus geen waarschuwing bij een uitnodiging.
• Mogelijkheden zoeken stelt alleen de vragen van de eerste dienst.
• In het klantportaal kan een klant nog niet voor een bepaald object boeken; daar tellen de antwoorden die bij de klant zelf zijn vastgelegd.
• Duur en prijs hangen nooit af van een antwoord.

Veelgestelde vragen

Een klant boekte bij de verkeerde monteur. Kijk of de vraag op Verplicht staat en of Ook toepassen als de klant zelf boekt aanstaat. Staat dat uit, dan kiest zijn antwoord de collega niet, en zie je de afspraak met de oranje waarschuwing. Wijzig de collega op de afspraak, of zet de keuze aan als klanten deze vraag betrouwbaar beantwoorden.

Ineens zijn er geen tijden meer. Bij een verplichte vraag is er geen tijd als niemand bij het antwoord past, of als wie past geen werktijden heeft. Kijk op het tabblad Vaardigheden van de dienst wie er bij welk antwoord hoort.

Ik wil één collega die twee dingen kan. Twee vragen tellen los van elkaar. Wil je één persoon die allebei kan, koppel dan aan het ene antwoord alleen de collega's die het allebei kunnen.

Werkt dit ook bij een object, zoals de warmtepomp van de klant? Ja. Het antwoord dat bij het object is vastgelegd, telt bij elke afspraak voor dat object, zolang het object van die klant is. Hoe je objectvragen maakt, staat in Objecten van klanten.