Wat is het klantportaal?
Een eigen plek voor je klanten op portal.schedulinq.com, met hun afspraken, facturen en formulieren bij jou en bij elk ander bedrijf dat Schedulinq gebruikt — en waarom je het zou aanbieden.
Het klantportaal is de plek waar je klanten inloggen. Niet jij en je collega's — jullie werken in het dashboard — maar de mensen voor wie je werkt. Ze vinden het op portal.schedulinq.com en zien daar, zonder je te bellen:
- hun komende en eerdere afspraken bij jou, met de prijs, het adres en de link om te wijzigen of te annuleren;
- hun facturen, als pdf om te downloaden;
- hun installaties, apparaten of andere objecten die jij bij ze bijhoudt;
- de formulieren die je ze vraagt in te vullen;
- en een knop Afspraak maken, waarmee ze bij jou boeken zonder hun gegevens opnieuw in te typen.
Het overzicht van een klant die bij twee bedrijven klant is: alles op één plek, ook wat niet bij jou hoort.
Waarom je het zou aanbieden
- Minder telefoontjes. "Wanneer komen jullie ook alweer?", "Kunt u de factuur nog eens sturen?", "Wat kostte het onderhoud vorig jaar?" — dat staat er allemaal.
- Terugkerende klanten boeken sneller. Een ingelogde klant hoeft geen naam, e-mailadres of telefoonnummer in te vullen en krijgt geen e-mailcode. Met Opnieuw boeken bij een eerdere afspraak staat de dienst al klaar.
- Je kunt je beste klanten voorrang geven. Een voorrangsklant ziet ook tijden die je planning normaal niet aanbiedt — tegen een toeslag als je dat wilt.
- Formulieren komen sneller terug. Een klant vult een formulier dat je hem stuurt in het portaal in, en ziet daar ook wat er nog openstaat.
Hoe het werkt: account, personen, bedrijven
Het portaal is van de klant, niet van jou. Dat merk je aan de manier waarop het in elkaar zit.
Account
Een huishouden of een bedrijf: Familie de Boer, Studio De Boer. Een account hoort bij één e-mailadres: daarmee logt iedereen in het account in.
Eén adres voor het hele huishouden is een bewuste keuze: wie dat adres kan lezen, kan bij iedereen in het account. Wil iemand iets apart houden, dan maakt hij een eigen account met een eigen e-mailadres. Met één e-mailadres kun je wel meerdere accounts hebben — bijvoorbeeld privé en zakelijk.
Persoon
Iemand in het account, met een eigen naam, telefoonnummer, adres en taal. Na het inloggen kiest de klant voor wie hij het portaal opent; hij kan daarna wisselen.
Zo kunnen Marieke en Jeroen samen één login gebruiken en toch elk hun eigen afspraken zien. Jij koppelt een klantkaart aan een persoon, niet aan het hele huishouden.
Koppeling
Een account is gekoppeld aan elk bedrijf dat het heeft uitgenodigd. Eén klant kan dus jou, zijn fysiotherapeut en zijn hovenier in hetzelfde portaal hebben — elk bedrijf ziet alleen zijn eigen klantkaarten, en de klant ziet per bedrijf wat dat bedrijf hem laat zien.
Een koppeling ontstaat alleen doordat de klant een uitnodiging van jou accepteert. Een klant die toevallig hetzelfde e-mailadres heeft als een van je klantkaarten, ziet daar niets van zolang jij hem niet uitnodigt.
Wat de klant ziet, gaat altijd per klantkaart in jouw dashboard. Je nodigt een klantkaart uit, de klant kiest bij welke persoon in zijn account die hoort, en vanaf dat moment ziet die persoon de afspraken en facturen van die kaart. Heeft één persoon bij jou twee kaarten — zijn eigen en die van zijn bedrijf — dan ziet hij ze allebei, na twee uitnodigingen.
Hoe een klant erin komt
- Je opent de klantkaart, kiest Acties → Klantportaal en klikt op Uitnodigen voor het portaal. Zie Een klant uitnodigen.
- De klant krijgt een mail in jouw huisstijl, opent de link en logt in met een code per e-mail, of met Google of Microsoft.
- Hij kiest voor wie de uitnodiging is — zichzelf, iemand anders in zijn account, of een apart account — en is gekoppeld.
Een klant aan wie je een formulier stuurt, krijgt de toegang er automatisch bij: de uitnodiging gaat mee in de mail van het formulier.
Wat (nog) niet kan
Handig om te weten voordat een klant ernaar vraagt:
- Geen rollen binnen een account. Iedereen in een account mag alles in dat account: personen toevoegen, koppelingen intrekken, het account verwijderen.
- Geen eigen e-mailadres per persoon. Iedereen in een account logt in met het adres van het account.
- Geen meldingsinstellingen in het portaal. Bevestigingen en herinneringen komen zoals altijd uit je communicatie.
- Een object boeken kan nog niet. De klant ziet zijn installaties en hun afspraken, maar kiest bij het boeken geen object.
- Je kunt geen account voor een klant aanmaken. De klant maakt het zelf, door in te loggen.
- De klant wijzigt niets aan je klantkaart. Naam, telefoonnummer en adres in het portaal zijn van de klant zelf; jouw klantkaart verandert er niet door. Het enige wat een klant in het portaal naar jou terugschrijft, zijn boekingen en antwoorden op formulieren.