Voorrangsklanten

Je planningsalgoritme laat een klant niet elk vrij moment zien: een tijd die je route slecht maakt, valt weg. Dat is precies goed voor de meeste klanten. Maar sommige klanten wil je helpen ook als het je een omweg kost — een vaste zakelijke klant, een contract met snelle service, een klant die ervoor wil betalen.

Een voorrangsklant ziet bij het boeken óók de tijden die de strengheid normaal wegfiltert. Die tijden zijn gemarkeerd, en een afspraak op zo'n tijd kan een voorrangstoeslag krijgen. Een gewone tijd boekt hij zoals iedereen, zonder toeslag.

Waar het geldt

• Boeken in het klantportaal — de klant moet dus in het portaal zitten.
• Uitnodigingen aan de klantkaarten van dat account, ook uitnodigingen uit een abonnement, en Verzetten van een afspraak die op zo'n tijd geboekt was.
• Een afspraak die de klant zelf verzet via de link in zijn mail, als die afspraak op een voorrangstijd stond.

Niet op je openbare boekingspagina, en niet in je eigen planner (Afspraakmogelijkheden zoeken): die werken zoals altijd.

Wat voorrang wel en niet opheft

Voorrang haalt alleen de strengheid weg. Al het andere blijft gelden:

• werktijden en afwezigheid van je collega's;
• afspraken die er al staan;
• je werkgebieden en de maximale rijtijd tussen afspraken;
• hoe kort van tevoren en hoe ver vooruit er geboekt mag worden.

Extra tijden komen er alleen bij: een voorrangsklant ziet nooit minder dan een gewone klant. Zit een dag al vol met gewone tijden, dan komt er niets bij. Onze aanraders en de suggesties voor een andere dag of vestiging blijven zoals ze waren.

Een klant voorrangsklant maken

Voorrang hoort bij het portaalaccount bij jou — het hele huishouden of bedrijf — niet bij één klantkaart of één persoon. Alle klantkaarten die dat account bij jou ziet, krijgen het tegelijk.

1. Open Acties → Klantportaal op de klantkaart

   De klant moet al gekoppeld zijn. Zie Een klant uitnodigen.

2. Kies Acties → Voorrangsklant maken

   Links onderaan het venster staat een eigen Acties. Zien meerdere accounts deze klant, dan staat er per account een regel met de naam erbij.

   

3. Kies de toeslag en bevestig

   Het venster zegt in één zin wat voorrang doet. Heb je meer dan één voorrangstoeslag, dan kies je welke dit account betaalt; de automatische staat erbij als (standaard). Daaronder staat wat een afspraak op zo'n tijd kost.

   

   Klik op Voorrangsklant maken.

Vanaf nu staat bij elke koppeling van dat account het label Voorrangsklant, met de toeslag ernaast. Ga je met de muis op het label staan, dan zie je sinds wanneer en wie het aanzette.

Met Acties → Geen voorrangsklant meer zet je het weer uit. Bestaande afspraken houden hun toeslag; nieuwe krijgen geen voorrang en geen toeslag meer. Met Acties → Voorrangstoeslag wijzigen kies je een andere toeslag voor dit account; dat geldt vanaf de volgende keer dat een afspraak geprijsd wordt.

De voorrangstoeslag

Een voorrangstoeslag is een gewoon artikel van de soort Toeslag, met als regel Bij een voorrangsboeking. Die regel vraagt verder niets: geen tijden, geen dagen. In je artikelenoverzicht heet de soort Toeslag · voorrangsboeking.

Automatisch toevoegen

Eén tegelijk

De automatische voorrangstoeslag is de standaard: elk voorrangsaccount betaalt die, tenzij je per account een andere kiest. Er is er één tegelijk; zet je er een op automatisch, dan gaat de vorige uit.

Waarom

Een vast bedrag of een percentage van de prijs van de dienst en zijn extra's — kies wat bij je klanten past. Een percentage is de manier om een mand met drie diensten niet drie keer een vast bedrag te laten betalen.

Hoe hij rekent:

• Alleen op een voorrangstijd. Kiest een voorrangsklant een tijd die iedereen had kunnen boeken, dan betaalt hij niets extra.
• Per afspraak. Boekt hij drie diensten tegelijk op voorrangstijden, dan krijgt elke afspraak een toeslag.
• Bovenop een tijdtoeslag. Valt de afspraak ook in je avond- of weekendtoeslag, dan komt de voorrangstoeslag erbovenop.
• Altijd zichtbaar voor de klant, ook als je bij Boekingsregels toeslagen verbergt. Bij een voorrangstijd wacht de bevestigingsstap tot de prijs met toeslag bekend is.
• Geen toeslag ingesteld? Dan werkt voorrang gewoon, zonder toeslag. In het portaal staat dan alleen de eerste zin van de uitleg.

Wat de klant ziet

Op jouw bedrijfspagina in het portaal en boven de boekingsflow staat:

Als voorrangsklant zie je ook tijden buiten de gewone planning; die zijn gemarkeerd. Voor zo'n tijd geldt een voorrangstoeslag van € 25,00; een gewone tijd kost niets extra.

In de flow heeft elke extra tijd een label met het bedrag (+€ 25, of +15%). Zet je voorrang uit, dan verdwijnen de extra tijden bij de volgende zoekopdracht. Zet je het aan, dan ziet de klant het nadat hij de boekingspagina opnieuw opent.

Op de afspraak en in je eigen formulieren

Voorrangsboeking

Op de afspraak

Een afspraak op een voorrangstijd heeft op zijn pagina het label Voorrangsboeking. Bij een voorrangsklant staat in het bewerkvenster een schakelaar Voorrangsboeking Nee/Ja: zo zet je het zelf aan of uit, en Schedulinq rekent de toeslag opnieuw uit.

Waarom

Wat jij of een collega zelf inplant, krijgt nooit vanzelf voorrang en geen toeslag — ook niet voor een voorrangsklant. Wil je het toch rekenen, zet dan de schakelaar op Ja. Staat de afspraak al op een factuur, ook een concept, dan kan het niet meer: Deze afspraak staat al op een factuur; de voorrangstoeslag kan niet meer wijzigen. Op het scherm voor meerdere diensten geldt één schakelaar voor de hele rij.

Voorrangsklant

Op een uitnodiging

Een uitnodiging voor een voorrangsklant volgt hem vanzelf: hij ziet de extra tijden. Bij het maken staat er een keuze Voorrangsklant Ja/Nee. Met Nee is het Uit voor deze uitnodiging: gewone tijden, geen toeslag.

Goed om te weten

• Voorrang overleeft het intrekken door de klant zelf. Trekt het account zijn laatste koppeling bij jou in en koppelt het later opnieuw via jouw uitnodiging, dan is het meteen weer voorrangsklant. Verbreek jij de koppeling (je trekt de laatste toegang in, of de klant ontkoppelt je helemaal), dan begint een nieuwe koppeling zonder voorrang.
• Een boeking van vóór je toeslag krijgt hem later niet alsnog. Boekte een voorrangsklant voordat je een voorrangstoeslag had, dan komt die er niet bij op de factuur — pas als jij de afspraak zelf wijzigt, rekent hij de toeslag van dat moment.
• Verzet de klant zelf een afspraak op een voorrangstijd, dan ziet hij weer de extra tijden. Kiest hij een gewone tijd, dan vervalt de toeslag; verzetten voegt er nooit een toe.