Een klant uitnodigen

Een klant komt in het portaal doordat jij hem uitnodigt. Dat doe je per klantkaart, vanuit de klantkaart zelf. De klant krijgt een mail, logt in en kiest bij welke persoon in zijn account jouw klantkaart hoort.

Zo doe je het

1. Open de klantkaart en kies Acties → Klantportaal

   Rechtsboven op de klantkaart staat Acties. Daarin opent Klantportaal een venster met alles wat het portaal over deze klant weet.

   

2. Klik op Uitnodigen voor het portaal

   Heeft de klant nog geen toegang en staat er geen uitnodiging open, dan zegt het venster dat, met de knop Uitnodigen voor het portaal.

   

   De uitnodiging gaat naar het e-mailadres op de klantkaart. Staat er geen adres, dan zegt het venster Vul eerst een e-mailadres in bij deze klant. Gaat uitnodigen om een andere reden niet — de klant is verwijderd, het adres kan geen mail ontvangen, of je bedrijf staat op de lijst om verwijderd te worden — dan staat dat er ook, en is er geen knop.

3. Controleer de regel onder de klant

   Je krijgt de melding Uitnodiging verstuurd naar …, en in het venster staat vanaf nu wanneer de uitnodiging verstuurd is, naar welk adres, en tot wanneer hij geldt. De knop heet nu Opnieuw uitnodigen.

   

Wat de klant krijgt

De klant krijgt een mail met als onderwerp Voorbeeldbedrijf nodigt je uit voor het klantportaal en een knop Open het portaal.

Afzender en huisstijl

Jouw bedrijf

De mail komt van jouw afzender, met jouw antwoordadres, logo en kleuren — dezelfde als je bevestigingen. Zie Huisstijl van e-mails en Je eigen verzenddomein.

Waarom

De klant moet zien dat de uitnodiging van jou komt, niet van een onbekend platform. Antwoordt hij op de mail, dan komt dat bij jou terecht.

Taal

De taal van de klantkaart; heeft de klant er geen, dan die van je bedrijf, en anders Engels.

Waarom

Wil je dat de klant de mail in een andere taal krijgt, zet dan eerst de Taal op de klantkaart goed en klik daarna op Opnieuw uitnodigen.

Geldigheid

30 dagenEén keer te gebruiken

Een uitnodiging werkt 30 dagen en maar één keer. Daarna zie je in het venster Uitnodiging verlopen op … en kun je opnieuw uitnodigen.

Waarom

De link in de mail is een sleutel: wie hem heeft, kan de klantkaart aan zijn account koppelen. Daarom werkt hij alleen voor het adres waar hij naartoe ging, maar één keer, en niet eindeloos. De mail zegt dat ook: Log in of meld je aan met dit e-mailadres. De link werkt alleen voor dit adres.

Opnieuw uitnodigen

Een klantkaart heeft altijd hoogstens één openstaande uitnodiging. Klik je op Opnieuw uitnodigen, dan krijgt de klant een nieuwe mail en werkt de link uit de vorige niet meer: die toont Uitnodiging ingetrokken — Het bedrijf heeft deze uitnodiging vervangen of ingetrokken. Gebruik de nieuwste e-mail.

Een openstaande uitnodiging vervalt ook als je het e-mailadres van de klant wijzigt, of als je de klantkaart samenvoegt met een andere. Nodig dan opnieuw uit.

Wat de klant kiest

Na het inloggen ziet de klant jouw uitnodiging met de vraag Voor wie?. Elke optie zegt voor wie hij is, zodat niemand zichzelf per ongeluk twee keer toevoegt.

Een persoon in het account

Voorgesteld

Iemand die al in het account staat. Heet een persoon precies zoals de klant op jouw klantkaart, dan staat hij er als Voorgesteld en is hij al gekozen. Na de allereerste login heeft een account één persoon zonder naam; die wordt dan voorgesteld, en krijgt bij het koppelen de naam van je klantkaart.

Iemand anders in [account]

Een nieuwe persoon in hetzelfde account, al ingevuld met de naam van je klantkaart — bijvoorbeeld een huisgenoot of, bij een bedrijf, een collega. Hij logt in met hetzelfde e-mailadres.

Apart account

Een nieuw account naast het huidige, met een eigen naam — om bijvoorbeeld zakelijk en privé gescheiden te houden.

Het hele account

Alleen bij een zakelijke klant

Iedereen in het account ziet de afspraken en facturen, ook wie er later bij komt.

Waarom

Voor een bedrijf is dat precies goed: alle medewerkers die inloggen zien de afspraken van het bedrijf. Voor een particulier niet — een huisgenoot die er later bij komt zou dan alles zien — dus bij een klantkaart van het type persoon staat deze optie er niet.

Klikt de klant op Koppelen, dan ziet hij Gekoppeld met Voorbeeldbedrijf. en opent jouw bedrijfspagina in zijn portaal. Was jouw klantkaart al aan dit account gekoppeld, dan zegt de uitnodiging dat: het koppelen zet de toegang dan op de gekozen persoon in plaats van een tweede toegang te maken.

Hoe je ziet dat het gelukt is

Open Acties → Klantportaal opnieuw. Waar de uitnodiging stond, staat nu wie deze klant in het portaal ziet: de persoon en het account, en sinds wanneer.

• Marieke de Boer in Familie de Boer — de persoon en de naam die de klant zijn account gaf. Heeft het account nog geen naam, dan staat er een portaalaccount. Verandert de klant de naam, dan zie je de nieuwe hier.
• via samenvoegen — de toegang kwam mee toen je twee klantkaarten samenvoegde.
• via een boeking in het portaal — de klantkaart is gemaakt door een boeking van deze persoon. Zie Boeken vanuit het portaal.

Zien meerdere accounts deze klantkaart, dan staat elk account met een eigen kopje. Onder Acties links onderaan trek je de toegang in of maak je het account voorrangsklant. Zie Toegang beheren en intrekken.

Als het misgaat bij de klant

Veelgestelde vragen

Kan ik een hele groep klanten tegelijk uitnodigen? Nee, uitnodigen gaat per klantkaart. Stuur je klanten een formulier, dan krijgen klanten zonder toegang de uitnodiging automatisch mee in die mail; in het venster staat dan Uitnodiging meegestuurd met een formulierverzoek.

De klant heeft twee klantkaarten bij mij. Ziet hij ze allebei? Pas als je beide kaarten uitnodigt. Elke uitnodiging koppelt één kaart. Bij het boeken vraagt het portaal dan Voor wie is de afspraak?. Zijn de twee kaarten eigenlijk dezelfde klant, voeg ze dan samen: de toegang gaat mee.

Kan ik zien of de klant de mail geopend heeft? Nee. Je ziet in het venster alleen of de uitnodiging openstaat of verlopen is, en zodra de klant heeft gekoppeld, staat de koppeling er. Staat de uitnodiging na een paar dagen nog open, vraag de klant dan even in zijn spammap te kijken — of laat hem gewoon inloggen op portal.schedulinq.com: de uitnodiging staat daar klaar.